文檔管理制度（通用15篇）

　　在生活中，制度使用的情況越來(lái)越多，制度一經(jīng)制定頒布，就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編收集整理的文檔管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　文檔管理制度 1

　　一、檔案資料的管理規(guī)定

　　1、為保證所有文件、合同、各類(lèi)檔案資料能全面地保存并管理，同時(shí)也方便各部門(mén)有效地使用所有資料，公司的`文檔資料實(shí)行統(tǒng)一管理制度。

　　2、由運(yùn)營(yíng)中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3、各部門(mén)例會(huì)和重要會(huì)議均要有會(huì)議紀(jì)要并提交運(yùn)營(yíng)中心。

　　4、所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份，一份交客戶(hù)，另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部存檔，各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。

　　5、圖書(shū)資料由各部門(mén)自己保管，但各部門(mén)需向運(yùn)營(yíng)中心提交清單，并在每次新增資料后及時(shí)向運(yùn)營(yíng)中心提交新增的資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、公司信函、會(huì)議紀(jì)要、公告等;

　　2、公司的各種規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等資料;

　　3、各部門(mén)例會(huì)和重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要;

　　4、員工個(gè)人檔案(員工信息表、個(gè)人簡(jiǎn)厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎(jiǎng)罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績(jī)效考核等資料;

　　5、員工提案、述職報(bào)告等文字材料。

　　三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定

　　1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級(jí)調(diào)用相關(guān)文檔的原則。

　　2、調(diào)用本部門(mén)文檔，須經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理申批。

　　3、調(diào)用外部門(mén)文檔，經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫(xiě)有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。

　　4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級(jí)或跨部門(mén)調(diào)用文檔，違者按情節(jié)輕重予以處罰。

　　文檔管理制度 2

　�。ㄒ唬┕�文管理

　　1、公文種類(lèi)：人大常委會(huì)共有三類(lèi)公文，人大常委會(huì)文件、人大常委會(huì)黨組文件、人大常委會(huì)辦公室文件，各委室原則上不對(duì)外獨(dú)立行文。如確需行文，由各委室會(huì)同辦公室商定。

　　2、公文起草：按照領(lǐng)導(dǎo)指示或交辦，由工作人員擬稿。以常委會(huì)或黨組文件發(fā)文，由常委會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以辦公室文件發(fā)文，一般由辦公室主任簽發(fā)。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結(jié)束后，底稿交由文書(shū)存檔。因多次修改底稿無(wú)法存檔的，由擬稿人謄抄整理后送文書(shū)存檔。

　　3、公文打�。盒枰�印發(fā)的正式文件或較大型會(huì)議的.有關(guān)材料一律在政府印刷所膠印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，應(yīng)填寫(xiě)兩聯(lián)單，由辦公室分管副主任簽字后印刷，以便于帳目結(jié)算。

　　4、公文校對(duì)：由擬稿人校對(duì)，并由核稿人再次進(jìn)行校對(duì)，確認(rèn)無(wú)差錯(cuò)后方可印制。

　　5、公文裝訂：文件印完后，起草人要及時(shí)進(jìn)行裝訂，并將文件分發(fā)的具體要求向辦公室公務(wù)員交待清楚。

　　6、公文分發(fā)：公務(wù)員接到文件后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行發(fā)文登記，一般性文件要抓緊送達(dá)有關(guān)單位，急辦文件隨印隨發(fā)。

　　7、公文存檔：對(duì)文件正稿和底稿，文秘人員要及時(shí)交文檔管理人員，文書(shū)要及時(shí)存檔立卷，不得漏存漏報(bào)。

　�。ǘ�）檔案管理

　　1、文件檔案實(shí)行專(zhuān)人管理。所有密級(jí)文件和內(nèi)部資料，要嚴(yán)格登記、傳閱和借閱手續(xù)，嚴(yán)防文件丟失和失泄密事故發(fā)生。

　　2、嚴(yán)格文檔借閱制度。借閱文件要經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)同意。未經(jīng)允許，非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應(yīng)在辦公室或指定的閱文室閱讀文件，不準(zhǔn)將文件隨意帶出或亂放，不準(zhǔn)將文件帶回家中。

　　3、對(duì)收到的各類(lèi)文件，文檔人員要及時(shí)查收并按要求進(jìn)行傳閱，傳閱文件要做到：勤傳、勤收、勤催辦，不拖不壓，不誤事。傳閱完畢后，分類(lèi)保管，積極提供利用，并做好年終文件的清退工作。

　　4、廢舊文件不得同舊報(bào)刊混同處理，一律打捆送造紙廠打漿，以防失泄密和影響單位形象。

　　文檔管理制度 3

　　1.食品批發(fā)(貿(mào)易)公司必須領(lǐng)取衛(wèi)生許可證后方能營(yíng)業(yè)，并嚴(yán)格按照衛(wèi)生許可范圍亮證經(jīng)營(yíng)。

　　2.食品批發(fā)(貿(mào)易)公司法定代表人為食品衛(wèi)生責(zé)任人，對(duì)本公司食品經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中各環(huán)節(jié)的食品衛(wèi)生負(fù)責(zé)。

　　3.食品批發(fā)(貿(mào)易)公司應(yīng)制定食品衛(wèi)生崗位責(zé)任制度，各崗位衛(wèi)生責(zé)任制度要上墻張貼。設(shè)立衛(wèi)生管理人，負(fù)責(zé)落實(shí)各項(xiàng)衛(wèi)生制度，負(fù)責(zé)本公司的具體食品衛(wèi)生管理工作。

　　4.應(yīng)建立健全的食品索證衛(wèi)生審核制度。對(duì)經(jīng)營(yíng)的食品來(lái)源嚴(yán)格審核，不經(jīng)營(yíng)違反國(guó)家法律法規(guī)的食品。

　　5.建立健全的食品進(jìn)貨驗(yàn)收管理制度；建立臺(tái)帳，記錄食品進(jìn)出貨情況，對(duì)每批食品進(jìn)行嚴(yán)格檢查，防止假冒偽劣食品和不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定的.食品進(jìn)入市場(chǎng)。

　　6.建立日常食品衛(wèi)生檢查制度，對(duì)每批食品的進(jìn)出和貯存過(guò)程進(jìn)行仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)腐敗變質(zhì)、超過(guò)保質(zhì)期和《食品衛(wèi)生法》禁止生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的食品時(shí)應(yīng)及時(shí)處理。對(duì)己流入市場(chǎng)的食品應(yīng)立即追回，并向當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政部門(mén)報(bào)告，防止事態(tài)的擴(kuò)展。

　　7.經(jīng)營(yíng)定型包裝食品的，所銷(xiāo)售的食品包裝標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)真實(shí)，符合食品標(biāo)簽標(biāo)準(zhǔn)的要求。經(jīng)營(yíng)進(jìn)口食品，其外包裝應(yīng)有中文標(biāo)識(shí)。

　　8.切實(shí)做好食品貯存衛(wèi)生管理工作。

　　8.1食品倉(cāng)庫(kù)實(shí)行專(zhuān)間專(zhuān)用，食品存放應(yīng)分類(lèi)分區(qū)、隔墻離地存放，必須有明顯標(biāo)識(shí)標(biāo)示類(lèi)別、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、保存條件、進(jìn)庫(kù)時(shí)間等。食品倉(cāng)庫(kù)不得存放有毒有害物品（如殺鼠殺蟲(chóng)劑、洗滌消毒劑等），不得存放藥品、雜品及生活用品等物品。

　　8.2需冷藏的食品須存放于與其包裝標(biāo)簽標(biāo)示的保存溫度相應(yīng)的冷庫(kù)內(nèi)，冷凍設(shè)施須正常運(yùn)轉(zhuǎn)，冷庫(kù)內(nèi)禁止生熟混放。

　　8.3食品庫(kù)房應(yīng)用無(wú)毒、堅(jiān)固、易清掃材料建成。庫(kù)房可分常溫庫(kù)和冷庫(kù)，冷庫(kù)又包括高溫冷庫(kù)（冷藏庫(kù)）和低溫冷庫(kù)（冷凍庫(kù)）。

　　8.4常溫庫(kù)應(yīng)設(shè)置防鼠、防蟲(chóng)、防蠅、防潮、防霉的設(shè)施，并能正常使用; 必須設(shè)置機(jī)械通風(fēng)設(shè)施，并應(yīng)經(jīng)常開(kāi)窗通風(fēng)，定期清掃，保持干燥和整潔，清庫(kù)時(shí)應(yīng)做好清潔消毒工作。

　　8.5冷庫(kù)應(yīng)注意保持清潔、及時(shí)除霜;冰柜和冷藏設(shè)備必須正常運(yùn)轉(zhuǎn)并標(biāo)明生、熟用途，冷藏庫(kù)、冰柜應(yīng)設(shè)外顯式溫度（指示）計(jì)并正常顯示。

　　8.6低溫冷庫(kù)（冷凍庫(kù)）溫度必須低于-18℃，高溫冷庫(kù)（冷藏庫(kù)）溫度必須保持在0～10℃；冷藏設(shè)備、設(shè)施不能有滴水，結(jié)霜厚度不能超過(guò)1cm。

　　8.7冷庫(kù)內(nèi)不可存放腐敗變質(zhì)食品和有異味食品。食品之間應(yīng)有一定空隙，直接入口食品與食品原料應(yīng)分庫(kù)冷藏。

　　8.8食品儲(chǔ)存要做到先進(jìn)先出，盡量縮短儲(chǔ)藏時(shí)間，定期清倉(cāng)檢查，防止食品過(guò)期、變質(zhì)、霉變、生蟲(chóng)，及時(shí)清理不符合衛(wèi)生要求的食品。

　　9.按照《中華人民共和國(guó)食品安全法》做好從業(yè)人員衛(wèi)生管理工作。

　　文檔管理制度 4

　　為了加強(qiáng)我監(jiān)理部科技檔案的科學(xué)管理。并使其納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌道。根據(jù)部、廳科技檔案工作的`有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，特制定如下管理辦法：

　　1、在正副總監(jiān)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由綜合組負(fù)責(zé)監(jiān)理部文檔管理工作。

　　2、檔案管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)科技檔案工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。認(rèn)真做好科技文件的形成積累、立卷歸檔和修改、補(bǔ)充工作。

　　3、及時(shí)對(duì)往來(lái)文件進(jìn)行登記。并建立收文閱辦制度。

　　4、嚴(yán)格執(zhí)行文檔借閱制度。未經(jīng)同意。不準(zhǔn)私自外借。努力做好文檔的保密工作。

　　5、在文件資料日常管理工作中。遵循文件資料類(lèi)別（合同類(lèi)、圖紙類(lèi)、文件類(lèi)、原始記錄及月報(bào)類(lèi)）進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、保存。并建立文件清單。

　　6、年終時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)本年度所有文件資料進(jìn)行清理、統(tǒng)計(jì)工作。

　　7、加強(qiáng)對(duì)各承包人文檔工作進(jìn)行督促、檢查和指導(dǎo)。

　　8、工程竣工時(shí)嚴(yán)格按照國(guó)家科技檔案案卷質(zhì)量要求分綜合類(lèi)、工程質(zhì)量類(lèi)、工程進(jìn)度類(lèi)、工程費(fèi)用類(lèi)、合同管理類(lèi)、監(jiān)理月報(bào)、照片和錄像七項(xiàng)對(duì)監(jiān)理文件資料進(jìn)行組卷上報(bào)。

　　9、未盡事宜，按業(yè)主有關(guān)技術(shù)檔案的編制、審查、歸檔辦法執(zhí)行。

　　文檔管理制度 5

　�。ㄒ唬�為明確工作職責(zé)，理順工作程序，規(guī)范調(diào)度文檔管理，根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本要求及評(píng)分方法（試行）》調(diào)度和地面設(shè)施管理制度建設(shè)的要求，制定本制度。

　�。ǘ�）調(diào)度文檔管理分為圖表、臺(tái)賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

　　1、圖表：調(diào)度室各種圖表必須及時(shí)填繪和修訂，與實(shí)際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

　　2、臺(tái)賬：

　�。�1）綜合臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計(jì)劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點(diǎn)工程和重點(diǎn)工作調(diào)度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的`問(wèn)題和處理情況，領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實(shí)情況等。

　�。�2）綜合臺(tái)賬應(yīng)內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，字跡工整。

　�。�3）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計(jì)完成量、綜合進(jìn)尺、開(kāi)拓進(jìn)尺、日月年累計(jì)完成進(jìn)尺，分項(xiàng)或統(tǒng)一建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。

　　3、記錄簿：建立調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班及下井帶班記錄（由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)）、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會(huì)記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事件）分析統(tǒng)計(jì)記錄，存檔管理。

　　4、電子顯示屏：

　�。�1）電子顯示屏應(yīng)正常顯示調(diào)度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重點(diǎn)安全生產(chǎn)信息；

　�。�2）主要設(shè)備和重點(diǎn)安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控；

　�。�3）煤礦安全監(jiān)測(cè)監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示；

　�。�4）顯示的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確，實(shí)時(shí)集中監(jiān)控。

　　（三）調(diào)度文檔內(nèi)容齊全，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，記錄規(guī)范，值班記錄無(wú)涂改。

　�。ㄋ模�檔案資料，應(yīng)有專(zhuān)人管理。

　�。ㄎ澹┱{(diào)度文檔的保存期限：

　　1、班、日調(diào)度記錄，月度及年度生產(chǎn)總結(jié)，調(diào)度臺(tái)賬保存1年以上。

　　2、調(diào)度日?qǐng)?bào)、旬報(bào)、文字分析，上級(jí)通知、通報(bào)、傳真電文保存1年以上。

　　3、死亡事故和重大非傷亡事故記錄，作為永久保存材料。

　�。�六）各項(xiàng)生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外公布。

　�。ㄆ撸┝⒕頃r(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，裝訂整齊、牢固，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。

　　（八）對(duì)超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)鑒定，報(bào)礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷(xiāo)毀。

　　文檔管理制度 6

　　為了使拌和站資料管理實(shí)現(xiàn)正規(guī)化，并切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的管理工作，特制定本制度。

　　一、文件收發(fā)

　　1、建立收文登記制度。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件和市直有關(guān)部門(mén)文件及其他兄弟單位來(lái)文都要進(jìn)行收文登記。

　　2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、文件名稱(chēng)、文件字號(hào)、發(fā)文日期及閱文簽字等。

　　3、文件管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，將文件送交承辦人，承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后，要及時(shí)將文件交還保管人員保存。

　　4、拌和站對(duì)外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記，發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)、文件名稱(chēng)、文件字號(hào)、發(fā)文范圍等。

　　5、對(duì)拌和站擬稿發(fā)出的文件、專(zhuān)題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

　　二、檔案資料管理

　　1、原始記錄是設(shè)備管理和維修工作的基礎(chǔ)之一，是了解設(shè)備狀況、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊(cè)和進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項(xiàng)工作的填寫(xiě)、收集、整理和保存。

　　2、機(jī)械設(shè)備的數(shù)據(jù)管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它來(lái)源于原始資料。為了提高設(shè)備資產(chǎn)的運(yùn)作效益，必須按時(shí)分類(lèi)、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究，并及時(shí)采取積極措施，保證投入產(chǎn)出效益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計(jì)分析、上報(bào)考核等方面，應(yīng)做到定期歸類(lèi)整理。數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確，報(bào)表要及時(shí)齊全。

　　3、機(jī)械管理基本數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備以下內(nèi)容:

　　1）、管理號(hào)碼;

　　2）、設(shè)備名稱(chēng);

　　3）、型號(hào)規(guī)格;

　　4）、技術(shù)狀況;

　　5）、保管單位;

　　6）、本季運(yùn)轉(zhuǎn)小時(shí);

　　7）、原值;

　　8）、凈值;

　　9）、組資日期;

　　10）、生產(chǎn)廠家;

　　11）、本機(jī)編號(hào);

　　12）、出廠日期;

　　13）、外型尺寸;

　　14）、整機(jī)重量;

　　15）、動(dòng)力機(jī)名稱(chēng);

　　16）、動(dòng)力機(jī)型號(hào);

　　17）、動(dòng)力機(jī)規(guī)格;

　　18）、動(dòng)力機(jī)生產(chǎn)廠;

　　19）、動(dòng)力機(jī)出廠日期;

　　20）、動(dòng)力機(jī)編號(hào);

　　21）、工點(diǎn)。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項(xiàng)為動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。

　　4、及時(shí)上報(bào)的`報(bào)表:《設(shè)備臺(tái)帳》(包括自有配屬的設(shè)備和內(nèi)租、外租的設(shè)備以及協(xié)作隊(duì)伍的設(shè)備，分別建帳管理)、《機(jī)械增減情況表》、《機(jī)械事故統(tǒng)計(jì)表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理計(jì)劃報(bào)表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理完成情況報(bào)表》。

　　5、建立檔案目錄，主要分設(shè)備文件材料、設(shè)備檔案、設(shè)備技術(shù)資料三個(gè)方面，以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。

　　6、建立和認(rèn)真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度，確保文件安全。

　　文檔管理制度 7

　　為進(jìn)一步規(guī)范公司文件檔案管理工作，提高文檔管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司文檔管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合工作實(shí)際，特制定本辦法。

　　一、本辦法所指的文件檔案為：

　　1.學(xué)校下發(fā)的相關(guān)文件、通知、公告等文檔;

　　2.公司形成的各種規(guī)章制度、報(bào)告、通知、紀(jì)要等文檔;

　　3.政策類(lèi)文檔及各部門(mén)搜集匯總的有保存價(jià)值的`各類(lèi)業(yè)務(wù)資料等文檔。

　　二、文件檔案管理辦法

　　(一)立卷歸檔

　　1.各類(lèi)文檔以簽署或者下發(fā)日期按順序進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、歸檔和管理。

　　2.學(xué)校類(lèi)文檔：編號(hào)規(guī)則為學(xué)校首字母-部門(mén)首字母-文件簽署年月份(六位)-順序號(hào)。學(xué)校下發(fā)的原文件，直接根據(jù)類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)登記歸檔，根據(jù)學(xué)校相關(guān)文件要求形成的報(bào)告等文檔需留存副本至公司類(lèi)文件進(jìn)行歸檔，電子版文檔需轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)性文檔后進(jìn)行編號(hào)登記歸檔。

　　3.公司類(lèi)文檔：編號(hào)規(guī)則為公司首字母-所屬類(lèi)別首字母-簽署年月份(六位)-順序號(hào)(三位)。所屬類(lèi)別即指規(guī)章制度類(lèi)、人事類(lèi)、合同類(lèi)、物資設(shè)備類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)等，紙質(zhì)文檔和電子文檔根據(jù)編號(hào)規(guī)則同步進(jìn)行編號(hào)登記歸檔。

　　4.公司各部門(mén)文檔：編號(hào)規(guī)則為公司部門(mén)首字母-簽署年月份(六位)-順序號(hào)(三位)。各部門(mén)需要移交的文檔必須到辦公室進(jìn)行移交備案，移交的文檔須保證完整、層次分明，文檔移交時(shí)，須當(dāng)面填寫(xiě)移交清單并簽字認(rèn)可后方完成交接手續(xù)。

　　5.歸檔文件材料應(yīng)完整齊全，質(zhì)地優(yōu)良，格式規(guī)范，文字清楚，手續(xù)完備且具有保存價(jià)值。

　　(二)文檔管理

　　1.辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文檔分類(lèi)、編號(hào)、鑒定、立卷、歸檔、排架和保存管理，要以原始記錄為依據(jù)，編制文檔存放清單，以有效開(kāi)展文檔的查詢(xún)、利用工作。

　　2.文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保文檔的安全。

　　3.任何人不得擅自將存檔文件對(duì)外公開(kāi)，做好文檔安全保密工作。

　　4.未經(jīng)公司授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權(quán)公布涉及公司秘密、涉及個(gè)人隱私的、規(guī)定限制利用的公司檔案材料內(nèi)容。

　　(三)文檔查閱

　　1.公司職工查閱利用檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并說(shuō)明查閱目的，辦理查閱登記。公司檔案原則上不外借，如必須借出，須經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并及時(shí)歸還。

　　2.外單位查閱利用檔案，應(yīng)持單位介紹信、身份證、經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后查閱。

　　3.凡需從檔案中取證或辦理公證，必須由辦公室辦理。

　　4.利用者須對(duì)檔案的安全、完整負(fù)責(zé)，違反查閱規(guī)定的要追究責(zé)任。

　　本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

　　文檔管理制度 8

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn)，對(duì)文檔的管理，要做到處理及時(shí)，卷宗規(guī)范，確保安全;

　　2、公司各部門(mén)負(fù)責(zé)管理與該部門(mén)有關(guān)的文件，如:銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)營(yíng)銷(xiāo)檔案、客房往來(lái)資料、設(shè)計(jì)師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場(chǎng)訊息檔案等;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)各類(lèi)財(cái)務(wù)單據(jù)、銷(xiāo)售合同及其他檔案(如執(zhí)行價(jià)格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負(fù)責(zé)分銷(xiāo)商的檔案、分銷(xiāo)政策性文件等;辦公室負(fù)責(zé)行政、人事、綜合類(lèi)檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草，發(fā)文程序?yàn)?擬稿、自審、報(bào)經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對(duì)內(nèi)發(fā)文應(yīng)有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號(hào)，要求文字精準(zhǔn)、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;

　　5、公司的收文程序?yàn)?收文、報(bào)送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負(fù)責(zé)，依據(jù)事件大小、緊急程序進(jìn)行歸類(lèi)，報(bào)送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門(mén)處理，重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;

　　7、文檔按照機(jī)密程度，分為“秘密”、“機(jī)密”、“決密”三個(gè)檔次，撰稿人應(yīng)依據(jù)機(jī)密程度確定報(bào)送范圍，秘密文件的報(bào)(發(fā))送由專(zhuān)人進(jìn)行，確保發(fā)送未超出報(bào)送范圍;

　　8、機(jī)密文件應(yīng)確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的'人員對(duì)其負(fù)有保密的義務(wù)，造成資料外泄的，公司將依據(jù)事件影響追究當(dāng)事人的責(zé)任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無(wú)關(guān)的文檔，特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方得查閱，借閱文檔必須及時(shí)歸還;

　　10、辦公室、公司各部門(mén)應(yīng)將文檔分類(lèi)立卷歸宗，方便調(diào)閱;

　　11、文檔的銷(xiāo)毀要列出銷(xiāo)毀清單，報(bào)請(qǐng)公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀;

　　12、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，確保檔案資料的完整。

　　文檔管理制度 9

　　調(diào)度文檔管理分為圖表、臺(tái)賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。

　　一、圖表。

　　調(diào)度室各種圖表必須及時(shí)填繪和修訂，與實(shí)際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

　　二、臺(tái)賬。

　�。�1）綜合臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計(jì)劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點(diǎn)工程和重點(diǎn)工作調(diào)度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的'問(wèn)題和處理情況，領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實(shí)情況等。

　　（2）綜合臺(tái)賬應(yīng)內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，字跡工整。

　�。�3）綜合臺(tái)賬可采用計(jì)算機(jī)電子臺(tái)賬。

　�。�4）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計(jì)完成量、綜合進(jìn)尺、開(kāi)拓進(jìn)尺、日月年累計(jì)完成進(jìn)尺進(jìn)行分項(xiàng)或統(tǒng)一的建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。

　　三、記錄簿。

　　建立以下記錄簿，并存檔管理。

　　調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班記錄（由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)）、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會(huì)記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事故）分析統(tǒng)計(jì)記錄。

　　四、存檔要求：

　�。�1）班、日調(diào)度記錄（包括調(diào)度日志、原始調(diào)度記錄、逐日生產(chǎn)完成情況登記表），要保存5年以上。

　�。�2）調(diào)度日?qǐng)?bào)、旬報(bào)和文字分析資料，保存3年以上。

　�。�3）上級(jí)調(diào)度通知、通報(bào)、傳真電文和本單位下達(dá)的調(diào)度通知、通報(bào)和傳真電文原稿要保存2年以上。

　　（4）月度生產(chǎn)調(diào)度簡(jiǎn)報(bào)、各類(lèi)調(diào)度臺(tái)賬和專(zhuān)題報(bào)告，要保存5年以上。

　�。�5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專(zhuān)項(xiàng)記錄、非傷亡事故分類(lèi)綜合統(tǒng)計(jì)，以及年度生產(chǎn)簡(jiǎn)報(bào)作為永久資料保存。

　�。�6）有統(tǒng)計(jì)部門(mén)下發(fā)的年度統(tǒng)計(jì)匯總資料，各類(lèi)傷亡統(tǒng)計(jì)資料要永久保存。

　�。�7）調(diào)度室要建立保密制度，各項(xiàng)生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡人數(shù)，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得私自對(duì)外傳播公布。

　　文檔管理制度 10

　　根據(jù)國(guó)家檔案法和檔案管理規(guī)定，為進(jìn)一步提高管理文檔工作的質(zhì)量和管理水平，確保文檔的完整與安全，特制定以下制度:

　　一、管理處電腦文檔管理員專(zhuān)職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車(chē)輛檔案等)的存檔、收集和保管，做到完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

　　二、任何人員借閱上述文件資料，須經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還時(shí)間。

　　三、屬秘密文件的要妥善保管，不準(zhǔn)散播其內(nèi)容，不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的`人員翻閱，不準(zhǔn)復(fù)印，不準(zhǔn)帶離辦公室。

　　四、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料，他人無(wú)權(quán)翻閱，保管人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過(guò)目。

　　五、文件資料等要進(jìn)行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類(lèi)，無(wú)論是按字母順序還是按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類(lèi)，其目的都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。

　　六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對(duì)過(guò)期的文件資料，要及時(shí)清理，無(wú)保存必要的材料，經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷(xiāo)毀處理。

　　七、積極實(shí)行檔案現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索手段，做到文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和程序化。

　　八、會(huì)同有關(guān)部門(mén)，在購(gòu)置重要設(shè)備到貨時(shí)，檢查驗(yàn)收文件材料，并及時(shí)歸檔。

　　九、各部門(mén)拍攝的記錄管理處各項(xiàng)活動(dòng)的照片、聲像材料，必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理好，注明時(shí)間、地點(diǎn)、來(lái)賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容，交文檔管理員及時(shí)歸檔。

　　文檔管理制度 11

　　一、目的：

　　為了完整保存有限公司的發(fā)展歷程，清楚、準(zhǔn)確的記錄XX公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理職能，特制訂本管理制度。

　　二、適用范圍：

　　本制度適用于XX有限公司。

　　三、文件管理辦法：

　　1、公司文件產(chǎn)生的途徑：

　　（1）因內(nèi)部管理產(chǎn)生的規(guī)章制度、重要的通知、通報(bào)、批復(fù)、決定（因內(nèi)部管理而產(chǎn)生的.日常通知或規(guī)定除外）；

　�。�2）因外部合作與交流產(chǎn)生的法律文件；

　�。�3）因政府管理而產(chǎn)生的報(bào)告和審批文件。

　　2、行政及辦公文件管理的職能部門(mén)為公司行政部，承擔(dān)發(fā)文和歸檔的工作。文件發(fā)布后，需作為資料歸檔留存，一般性文件保存期限為3年，技術(shù)性文件保存期限為5年。

　　3、發(fā)文審批流程：

　　發(fā)文部門(mén)→公司會(huì)議通過(guò)→公司總負(fù)責(zé)人審批→行政部公布、歸檔并備案

　　4、文件的密級(jí)管理及受控方式：

　�。�1）文件密級(jí)分為四類(lèi)：普通、秘密、機(jī)密、絕密；

　　（2）文件受控使用“直接發(fā)放”和“發(fā)放號(hào)管理”兩種方式。

　　注：不便由行政部發(fā)布，歸檔并備案的機(jī)密或絕密文件，由發(fā)文部門(mén)按本規(guī)定自行做好發(fā)布，歸檔并備案的工作，但必須向行政部提交歸檔文件的清單作為備案。

　�。�3）發(fā)文形式：公司發(fā)文工作通過(guò)紙介質(zhì)或電子文檔形式進(jìn)行，文件擬訂后統(tǒng)一提交

　　給發(fā)文部門(mén)，由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)發(fā)文文件紙，附紙介質(zhì)文件，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)，在紙介質(zhì)文件上蓋章生效后發(fā)放。由發(fā)放號(hào)管理方式受控的文件通過(guò)紙介質(zhì)或電子文檔發(fā)放，并登記文件簽收單；其它文件的默認(rèn)發(fā)布方式為電子郵件，如需加發(fā)紙介質(zhì)，請(qǐng)?jiān)诎l(fā)文文件紙中注明。

　　5、公司文件采用編號(hào)管理的方式，在公司總部行政部建立方便的查詢(xún)系統(tǒng)；

　　（1）文件編號(hào)原則：

　　首位：公司名稱(chēng)的縮寫(xiě)GYRT；

　　第二位：標(biāo)示年度，如本年度為2002年，簡(jiǎn)寫(xiě)為“02”；

　　第三位：標(biāo)示發(fā)文單位使用漢語(yǔ)拼音字頭，總部各部門(mén)漢語(yǔ)拼音字頭包括：行

　　政部（XZ）、財(cái)務(wù)部（CW）、銷(xiāo)售市場(chǎng)部（SC）、開(kāi)發(fā)一部（KF1）、開(kāi)發(fā)二部（KF2）、產(chǎn)品研發(fā)部（CY），所有發(fā)文部門(mén)的漢語(yǔ)拼音字頭應(yīng)在公司行政部（XZ）備案，以保證發(fā)文的規(guī)范化；

　　第四位：文件號(hào)碼，按照該發(fā)文單位的文件先后排序，統(tǒng)一從“001”排起。

　　（2）文件名稱(chēng)：錄入全稱(chēng)。

　　（3）主題詞：能夠反映文件重點(diǎn)內(nèi)容的關(guān)鍵詞語(yǔ)。

　　（4）概要：將文件內(nèi)容和提綱高度概括總結(jié)出來(lái)。

　　（5）發(fā)文單位：發(fā)文單位全稱(chēng)。

　　（6）文件密級(jí)：依照密級(jí)制度填寫(xiě)。

　�。�7）發(fā)布日期：文件發(fā)布的日期。

　　（8）保存形式：公司歸檔保存的文件必須保證有一份書(shū)面原始文件和至少一份復(fù)印件，同時(shí)可以以磁盤(pán)、光盤(pán)、膠片等其他介質(zhì)保存；

　　涉及公司絕密和機(jī)密級(jí)的文件，應(yīng)盡量減少保留在電腦硬盤(pán)中，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)留存。

　　6、發(fā)文、傳閱文件

　�。�1）發(fā)文：由行政部將所發(fā)文件的文號(hào)、名稱(chēng)、份數(shù)、時(shí)間進(jìn)行登記，由文件領(lǐng)取部門(mén)在《文件簽收單》簽字領(lǐng)取保管。

　�。�2）傳閱：由行政部將傳閱文件的文號(hào)、名稱(chēng)、文件傳出時(shí)間登記在《文件傳閱單》上，由傳閱人在該傳閱單上簽字后傳閱。閱畢，傳閱人將文件交回行政部，由收件人在《文件傳閱單》上簽字并注明文件傳回時(shí)間。

　�。�3）在文件的傳閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管好所傳閱的文件。

　　7、發(fā)文文件紙、文件簽收單、文件傳閱單（見(jiàn)附件）

　　8、本文件經(jīng)總負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布之日起執(zhí)行。

　　文檔管理制度 12

　　為了進(jìn)一步加強(qiáng)教育處的內(nèi)涵建設(shè)，促進(jìn)處室各項(xiàng)工作規(guī)范化、科學(xué)化、可持續(xù)化管理和發(fā)展，提高工作效率，規(guī)范文檔管理工作，特制定本制度。

　　1、所有收文、發(fā)文工作均指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，未經(jīng)許可，不得隨便代理收發(fā)工作，以免造成工作混亂。收發(fā)人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實(shí)填寫(xiě)收文登記薄、發(fā)文登記薄。對(duì)未登記完畢的文件材料，不得先行使用、閱讀。

　　2、收發(fā)文范圍包括：文件、傳真、郵件以及通過(guò)郵件、無(wú)紙化傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)收發(fā)的各種文檔資料。

　　3、收發(fā)文件等資料應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確送交處長(zhǎng)，不得延誤和積壓;對(duì)貴重物品、匯款、郵包，要及時(shí)登記，并由個(gè)人簽字領(lǐng)取;對(duì)投遞錯(cuò)誤的文件應(yīng)及時(shí)退回。

　　4、對(duì)醫(yī)院交閱的上級(jí)來(lái)文等文件，任何人不得截留、保存，專(zhuān)人將文件登記并交由處長(zhǎng)審閱后復(fù)印一份，將原件及時(shí)交回醫(yī)院辦公室。出差或開(kāi)會(huì)帶回的文件材料，返回后次日登記歸檔，文件涉及內(nèi)容需相關(guān)處室或科室具體落實(shí)完成的，由專(zhuān)人根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)和處長(zhǎng)閱處意見(jiàn)給予復(fù)印或摘錄，送有關(guān)處室或科室落實(shí)，專(zhuān)人對(duì)落實(shí)處理情況進(jìn)行督辦。

　　5、發(fā)文文件草擬必須使用《發(fā)文稿紙》，按照處室工作分工對(duì)口起草，文稿清樣做到三校，一由擬稿人自行校對(duì)，確保數(shù)據(jù)文字準(zhǔn)確無(wú)誤后，經(jīng)處長(zhǎng)在核稿欄簽字審批后交醫(yī)院辦公室。二由辦公室負(fù)責(zé)再次文字校對(duì)無(wú)誤后，確定主題詞，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。三是文稿清樣經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式行文，蓋章。文件內(nèi)容涉及機(jī)密的'，須按規(guī)定注明密級(jí)。

　　6、處室實(shí)施的每項(xiàng)工作全過(guò)程的電子文檔實(shí)行處室的移動(dòng)硬盤(pán)、電腦雙存儲(chǔ)，電子文檔務(wù)必注明成文的時(shí)間，經(jīng)處長(zhǎng)審閱后，實(shí)施每項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人分別在OA網(wǎng)、醫(yī)院外網(wǎng)上發(fā)布。

　　7、處室實(shí)施的每項(xiàng)工作全過(guò)程的電子文檔打印后，及時(shí)將電子文檔和紙質(zhì)文檔各一份，分類(lèi)歸檔、保存。

　　8、嚴(yán)守工作機(jī)密，處室的各種文件、資料等檔案(含電子文檔)由專(zhuān)人保管，專(zhuān)柜存放，嚴(yán)格借閱、借用手續(xù)，確保文件、資料等檔案的安全、全面，發(fā)現(xiàn)失竊和泄密事件，及時(shí)報(bào)告處長(zhǎng)并查處。

　　9、處室的各種文件、資料等紙質(zhì)檔案，由專(zhuān)人按類(lèi)別于次年一月內(nèi)立卷裝訂后，分類(lèi)存檔，專(zhuān)柜保存;電子文檔由專(zhuān)人按類(lèi)別于次年一月內(nèi)存儲(chǔ)于處室的移動(dòng)硬盤(pán)。

　　文檔管理制度 13

　　一、文檔是單位的重要資料，加強(qiáng)文檔的管理，是保障和促進(jìn)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化，為使文檔管理達(dá)到高效、安全的目的.，特制定本制度。

　　二、文檔管理應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)(專(zhuān)職文秘)，文件管理員必須作好文卷歸檔，存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。

　　三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作

　　1、文件收集:堅(jiān)持隨時(shí)對(duì)收集的文件進(jìn)行歸檔，保證文件資料的完整，對(duì)已辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)收回存檔;對(duì)會(huì)議文件要及時(shí)整理，單位對(duì)外發(fā)文件報(bào)送材料要留好底稿和正本。

　　2、文件保管

　　收集時(shí)應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類(lèi)，再根據(jù)時(shí)間先后排列存檔備查。

　　3、文件收發(fā)

　　文件收文應(yīng)填寫(xiě)收文的表格，注明文件名稱(chēng)、發(fā)文單位、發(fā)文時(shí)間、收文時(shí)間、收文人簽名。

　　文件發(fā)文應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文的表格，注明發(fā)文名稱(chēng)、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。

　　四、文件存放和銷(xiāo)毀

　　1、文件應(yīng)有一個(gè)安全的存放之外，最好配備專(zhuān)門(mén)的文件柜。

　　2、文件的存放和提取應(yīng)由專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)。

　　3、專(zhuān)職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防損等方面工作。

　　4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類(lèi)后按時(shí)間和來(lái)文單位順序排列，編上頁(yè)碼，做好文件目錄后裝訂，和收發(fā)文登記表格放在一起，以便查找。

　　5、文件銷(xiāo)毀:單位年終進(jìn)行文件銷(xiāo)毀工作，對(duì)無(wú)歸檔存放價(jià)值的文件、材料，上級(jí)指定需要銷(xiāo)毀的文件，其他無(wú)存檔價(jià)值的文書(shū)。對(duì)需要銷(xiāo)毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫(xiě)銷(xiāo)文登記表，由站長(zhǎng)簽字同意后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀文件時(shí)由分管站長(zhǎng)在場(chǎng)監(jiān)銷(xiāo)。

　　五、文件借閱

　　1、本單位人員借閱文件，文件管理員應(yīng)制定表格，注意借閱人姓名，注明歸還時(shí)間，借閱人簽名。交待紀(jì)律，保證文件不丟失，不得轉(zhuǎn)借他人，愛(ài)護(hù)文件注意清潔，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

　　2、外單位人員借閱文件，須持有介紹信，經(jīng)站長(zhǎng)同意后方可借閱。

　　3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定，不能借閱的文件嚴(yán)禁借閱。

　　六、處理

　　對(duì)違反本制度的行為，按照車(chē)站《職工獎(jiǎng)懲實(shí)施細(xì)則》處理。

　　文檔管理制度 14

　　一、目的

　　建立營(yíng)銷(xiāo)中心的文檔管理制度，對(duì)項(xiàng)目中所有文檔進(jìn)行清晰有效的分類(lèi)管

　　理與控制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的有序保管與規(guī)范流動(dòng)，為項(xiàng)目文檔提供規(guī)范化的管理，提高項(xiàng)目的成功率，有效控制項(xiàng)目成本、進(jìn)度、時(shí)間。

　　二、范圍

　　本文適用于營(yíng)銷(xiāo)中心各單元、公司內(nèi)配合部門(mén)及與之有關(guān)的客戶(hù)、合資公司、渠道的文檔。

　　三、原則

　�。ㄒ唬┒�義

　　文檔包括接收、發(fā)放和內(nèi)部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會(huì)議紀(jì)要、郵遞、商務(wù)運(yùn)作階段文檔及其他內(nèi)部文檔。

　�。ǘ�）規(guī)范明確內(nèi)部文檔的編制和命名

　　（1）文件名應(yīng)是文件的標(biāo)題。

　　（2）標(biāo)題應(yīng)能直觀簡(jiǎn)明體現(xiàn)文件的.內(nèi)容。

　�。�3）每個(gè)文檔必須有一個(gè)統(tǒng)一的編號(hào)。

　�。�4）在電子文檔的命名后面加上編號(hào)。

　　（5）文件編制應(yīng)使用對(duì)應(yīng)的統(tǒng)一文檔模板。

　　2.接收文檔控制編號(hào)

　　所有接收文檔需有統(tǒng)一文檔控制編號(hào)，統(tǒng)一由文檔中心管理。文檔控制編號(hào)形式由項(xiàng)目管理者根據(jù)實(shí)際情況確定，建議體現(xiàn)接收日期的信息。

　　3.明確項(xiàng)目文檔的使用制度

　　（1）在項(xiàng)目前，應(yīng)建立一套文檔的管理程序明確文檔的擬制、審核人員，文檔控制員。明確所有文檔的編號(hào)、收發(fā)登記操作，及受控等級(jí)。

　　（2）建議接收文檔的管理程序由文檔控制員統(tǒng)一接收。加蓋或記錄接收日期（時(shí)間）。賦予文檔控制編號(hào)。

　　記錄輸入文檔中心數(shù)據(jù)庫(kù)，保存原件。

　�。�3）明確發(fā)送文檔的管理程序加蓋或記錄發(fā)送日期（時(shí)間）。記錄輸入文檔中心受控庫(kù)，保存原件。發(fā)送后由文檔控制員統(tǒng)一記錄歸檔。

　　（4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關(guān)規(guī)定

　�。�5）文檔借閱登記和保密規(guī)定原則上嚴(yán)禁文檔原稿進(jìn)行借閱。借閱副本應(yīng)進(jìn)行登記，加蓋副本章。副本銷(xiāo)毀的規(guī)定。限期返還原件的規(guī)定。

　�。�6）電子文檔的共享規(guī)定

　　4.明確文檔的歸檔存放

　　（1）建立紙面存儲(chǔ)和電子件存儲(chǔ)兩套相對(duì)應(yīng)的文檔管理系統(tǒng)。

　　（2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類(lèi)，如售前階段、售中階段，再按標(biāo)書(shū)、合同、方案、會(huì)議紀(jì)要等分類(lèi)。

　　四、文檔提交

　�。ㄒ唬┩獠翰块T(mén)提交部門(mén)的文檔，經(jīng)過(guò)審核后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。

　�。ǘ�）部門(mén)內(nèi)部文檔定稿后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。

　�。ㄈ�）部門(mén)對(duì)外交流或是與項(xiàng)目單位匯報(bào)、溝通所提交的文檔，經(jīng)過(guò)溝通、匯報(bào)后整理成終稿的，由文檔負(fù)責(zé)人及時(shí)提交到文檔管理人員備案、存檔。

　　（四）部門(mén)外埠工作人員與項(xiàng)目單位交流、溝通時(shí)準(zhǔn)備的文檔或是會(huì)議紀(jì)要定稿后提交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)文檔管理人員備案、存檔。

　�。ㄎ澹﹤渫�錄或是會(huì)議紀(jì)要以周為單位提交文檔；建設(shè)方案、PPT、規(guī)劃、設(shè)計(jì)等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規(guī)劃等文檔經(jīng)過(guò)部門(mén)與項(xiàng)目單位確認(rèn)后及時(shí)報(bào)文檔管理員備案、存檔。

　　五、具體內(nèi)容

　�。ㄒ唬┪臋n編號(hào)

　　凡項(xiàng)目有關(guān)的文檔，均統(tǒng)一編號(hào)。

　　文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對(duì)象-順序編號(hào)-文檔日期-文檔密級(jí)文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發(fā)放對(duì)象：本字段用兩位英文字母表示

　　文檔日期：本字段6位數(shù)字，表明文檔的發(fā)生時(shí)間，以便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。順序編號(hào)：本字段4位數(shù)字，系文檔的順序編號(hào)，此編號(hào)表示同一文檔屬性、發(fā)放對(duì)象內(nèi)所有文檔的順序號(hào)。

　　文檔密級(jí)：本字段1位數(shù)字，表明了文檔的保密級(jí)別。

　　0級(jí)代表機(jī)密，項(xiàng)目經(jīng)理及其指定人員閱讀1級(jí)代表秘密，項(xiàng)目組核心成員閱讀2級(jí)代表內(nèi)部公開(kāi)，項(xiàng)目組所有成員閱讀3級(jí)代表公開(kāi)，所有項(xiàng)目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對(duì)照文檔分類(lèi)簡(jiǎn)寫(xiě)文檔分類(lèi)簡(jiǎn)寫(xiě)PPT指令潛在用戶(hù)分析報(bào)告發(fā)票用戶(hù)分析報(bào)告普查報(bào)告合作意向書(shū)手冊(cè)會(huì)議紀(jì)要備忘錄建設(shè)方案計(jì)劃解決方案答復(fù)項(xiàng)目制度報(bào)表合同招投標(biāo)文件表2文檔接收對(duì)象字段對(duì)照發(fā)放對(duì)象簡(jiǎn)寫(xiě)發(fā)放對(duì)象簡(jiǎn)寫(xiě)客戶(hù)項(xiàng)目組內(nèi)部合作方部門(mén)內(nèi)部合資公司渠道公司內(nèi)部供應(yīng)商

　�。ǘ�）文檔的存放

　　項(xiàng)目文檔分別建立電子和紙面件檔案。

　　紙面文檔按文件的屬性、分類(lèi)存放，并填寫(xiě)《文件存放控制表》進(jìn)行存放、借閱登記。

　　文檔管理制度 15

　　一、總則

　　1.公司計(jì)算機(jī)軟、硬件及網(wǎng)絡(luò)管理的歸口部門(mén)為辦公室，并由辦公室負(fù)責(zé)具體實(shí)施。

　　2.辦公室對(duì)公司所有計(jì)算機(jī)軟、硬件及信息實(shí)行統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)對(duì)公司計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行登記、造冊(cè)、維護(hù)和維修。

　　3.公司計(jì)算機(jī)軟、硬件及低值易耗品由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一申購(gòu)、保管、分發(fā)和管理。

　　4.公司各部門(mén)的計(jì)算機(jī)硬件，遵循誰(shuí)使用，誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則。

　　二、內(nèi)容和適用范圍

　　1.本文所稱(chēng)的計(jì)算機(jī)硬件主要指：主機(jī)、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)、u盤(pán)及附屬打印機(jī)等設(shè)備。

　　2.本文所稱(chēng)的計(jì)算機(jī)軟件是指各類(lèi)系統(tǒng)軟件、各部門(mén)專(zhuān)用軟件、公司統(tǒng)一安裝的殺毒軟件等。

　　3.本文所稱(chēng)的網(wǎng)絡(luò)即為互聯(lián)網(wǎng)。

　　三、計(jì)算機(jī)硬件管理

　　1.公司計(jì)算機(jī)主要硬件設(shè)備均應(yīng)設(shè)置臺(tái)賬進(jìn)行登記，注明設(shè)備編號(hào)、名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、配置、生產(chǎn)廠家、供貨單位、使用部門(mén)等信息。

　　2.計(jì)算機(jī)主要硬件設(shè)備應(yīng)粘貼設(shè)備標(biāo)簽，設(shè)備標(biāo)簽不得隨意撕毀，如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽脫落應(yīng)及時(shí)告知辦公室重新補(bǔ)貼。

　　3.嚴(yán)禁私自拆卸計(jì)算機(jī)硬件外殼，嚴(yán)禁未經(jīng)許可移動(dòng)、拆卸、調(diào)試、更換硬件設(shè)備。

　　4.計(jì)算機(jī)主要硬件設(shè)備的附屬資料(包括但不限于產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、保修卡、附送軟件等)由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。

　　四、計(jì)算機(jī)軟件管理

　　1.公司使用的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟件由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行安裝、維護(hù)和升級(jí)，不允許私自安裝操作系統(tǒng)及其他可能影響公司網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的軟件。如有特殊需要，經(jīng)部門(mén)主管審批后，向辦公室申請(qǐng)。

　　2.公司購(gòu)買(mǎi)的商品軟件由辦公室統(tǒng)一保管并做好備份，其密鑰、序列號(hào)、加密狗等由使用部門(mén)在辦公室登記領(lǐng)用，禁止在公司外使用。如特殊需要，須經(jīng)

　　部門(mén)主管同意后并在辦公室備案登記。

　　五、計(jì)算機(jī)信息管理

　　1.公司員工必須自覺(jué)遵守企業(yè)的有關(guān)保密約定，不得利用網(wǎng)絡(luò)有意或無(wú)意泄漏公司的涉密文件、資料和數(shù)據(jù);不得非法復(fù)制、轉(zhuǎn)移和破壞公司的'文件、資料和數(shù)據(jù)。

　　2.公司重要電子文檔、資料和數(shù)據(jù)務(wù)必存儲(chǔ)在除操作系統(tǒng)盤(pán)外的硬盤(pán)空間，嚴(yán)禁將重要文件存放在桌面上。

　　六、計(jì)算機(jī)安全防護(hù)管理

　　1.公司內(nèi)部使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，使用前需先對(duì)該存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒檢測(cè)，確保無(wú)病毒后方可使用。

　　2.進(jìn)入公司郵箱或私人郵箱，不要隨便打開(kāi)來(lái)歷不明的郵件及附件，同時(shí)開(kāi)啟殺毒軟件進(jìn)行郵件監(jiān)控程序以免被計(jì)算機(jī)病毒入侵。

　　3.計(jì)算機(jī)使用者應(yīng)定期對(duì)自己使用的計(jì)算機(jī)查殺病毒，更新殺毒軟件病毒庫(kù)，以確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全、無(wú)病毒。

　　4.禁止計(jì)算機(jī)使用者刪除、更換或關(guān)閉殺毒軟件。

　　5.所有公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)用戶(hù)的計(jì)算機(jī)必須設(shè)置操作系統(tǒng)登陸密碼，密碼長(zhǎng)度不得少于6個(gè)字符且不能采用簡(jiǎn)單的弱口令，最好是由數(shù)字、字母、和其他有效字符組成。員工應(yīng)不定期修改密碼，每次修改間隔期不得長(zhǎng)于三個(gè)月。

　　6.計(jì)算機(jī)使用者離職時(shí)必須由信息組確認(rèn)其計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備完好、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備歸還、系統(tǒng)密碼清除后方可離職。

　　七、計(jì)算機(jī)操作規(guī)范管理

　　1.計(jì)算機(jī)開(kāi)機(jī)：遵循先開(kāi)電源插座、顯示器、打印機(jī)、外設(shè)、主機(jī)的順序;每次的關(guān)、開(kāi)機(jī)操作至少間隔1分鐘，嚴(yán)禁連續(xù)進(jìn)行多次的開(kāi)關(guān)機(jī)操作。

　　2.計(jì)算機(jī)關(guān)機(jī)：遵循先關(guān)主機(jī)、顯示器、外設(shè)、電源插座的順序;下班時(shí)，務(wù)必要將電源插座的開(kāi)關(guān)關(guān)上，節(jié)假日應(yīng)將插座拔下，徹底切斷電源，以防止火災(zāi)隱患。

　　3.打印機(jī)及外圍設(shè)備的使用：打印機(jī)在使用時(shí)要注意電源線和打印線是否連接有效，當(dāng)出現(xiàn)故障時(shí)注意檢查有無(wú)卡紙;激光打印機(jī)注意硒鼓有無(wú)碳粉，噴墨水是否干涸，針式打印機(jī)看是否有斷針;當(dāng)打印機(jī)工作時(shí)，不要強(qiáng)行阻止，否則更容易損壞打印機(jī)。

　　4.停電時(shí)，應(yīng)盡快關(guān)閉電源插座或?qū)⒉遄�拔下，以免引起短路和火�?zāi)。

　　5.來(lái)電時(shí)，應(yīng)等待5～10分鐘待電路穩(wěn)定后方可開(kāi)機(jī)，開(kāi)機(jī)時(shí)應(yīng)遵循開(kāi)機(jī)流程操作。

　　6.計(jì)算機(jī)發(fā)生故障應(yīng)盡快通知辦公室，不允許私自維修。

　　7.計(jì)算機(jī)操作人員必須愛(ài)護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，保持計(jì)算機(jī)設(shè)備的清潔衛(wèi)生。

　　8.禁止在開(kāi)機(jī)狀態(tài)下使用濕物(濕毛巾、溶劑等)擦拭顯示屏幕。

　　9.禁止在使用計(jì)算機(jī)設(shè)備時(shí)，關(guān)閉、刪除、更換公司殺毒軟件。

　　10.嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》，嚴(yán)禁利用計(jì)算機(jī)非法入侵他人或其他組織的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

　　11.禁止卸載公司統(tǒng)一安裝的防護(hù)軟件、管理軟件等。

　　八、相關(guān)懲戒措施

　　1.如發(fā)現(xiàn)公司員工利用網(wǎng)絡(luò)有意或無(wú)意泄漏公司的涉密文件、資料和數(shù)據(jù)或非法復(fù)制、轉(zhuǎn)移和破壞公司的文件、資料和數(shù)據(jù)的，將視其后果，處以罰款、調(diào)離崗位、辭退等處罰，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究其民事、刑事責(zé)任。

　　2.如發(fā)現(xiàn)工作時(shí)段內(nèi)游戲、瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)頁(yè)、觀看電影等，一次記過(guò)處分，兩次罰扣獎(jiǎng)金，三次予以開(kāi)除。

　　3.如出現(xiàn)故意造成公司計(jì)算機(jī)硬件損毀，將由個(gè)人做等額賠償。

　　4.各類(lèi)違規(guī)操作可由各部門(mén)主管提交至辦公室，并記錄至個(gè)人檔案。

　　九、附則

　　1.對(duì)于使用私人電腦的員工，除了硬件不做相關(guān)要求外，遵照此制度相關(guān)條款執(zhí)行。

　　2.本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　3.本制度自20xx年9月1日起執(zhí)行。

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