物業(yè)檔案管理制度

時(shí)間：2023-03-03 18:23:24 管理制度我要投稿

物業(yè)檔案管理制度(15篇)

　　在不斷進(jìn)步的時(shí)代，人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多，好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的物業(yè)檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

物業(yè)檔案管理制度(15篇)

物業(yè)檔案管理制度1

　　1)管理好物業(yè)工程設(shè)施時(shí)關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設(shè)備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設(shè)備的使用價(jià)值。

　　2)物業(yè)工程設(shè)施須實(shí)行檔案管理制度,對(duì)設(shè)備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊(cè),以便查考,為設(shè)備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:

　　a)設(shè)備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構(gòu)造圖等。

　　b)設(shè)備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊(cè)以及售后服務(wù)卡等。

　　c)設(shè)備系統(tǒng)中重點(diǎn)部位的拍照資料及相關(guān)注釋。

　　3)建立設(shè)備管理考核制度,獎(jiǎng)賞分明,調(diào)動(dòng)員工工作積極性。

　　a)建立設(shè)備管理考核、督察制度。

　　b)對(duì)設(shè)備管理定期、不定期抽查、考核。

　　4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:

　　a)建立機(jī)房管理制度。

　　b)建立供、配電管理制度。

　　c)建立設(shè)備維修制度。

　　d)嚴(yán)格各項(xiàng)管理制度,做到責(zé)任到崗、任務(wù)到人、用科學(xué)化的.管理提高設(shè)備管理水平。

　　5)對(duì)于住宅小區(qū)物業(yè)工程設(shè)施管理在做到“三好、四會(huì)、五定”。

　　a)三好:即是設(shè)施要用好、修好、管理好。

　　b)四會(huì):即是對(duì)設(shè)施使用、會(huì)保養(yǎng)、會(huì)檢查、會(huì)排除故障。

　　c)五定:即對(duì)設(shè)施進(jìn)行潤(rùn)滑、通風(fēng)、清潔、檢修時(shí),做到定點(diǎn)、定人、定崗、定時(shí)和定責(zé)。

　　6)住宅小區(qū)工程設(shè)施在設(shè)備管理上,必須堅(jiān)持安全第一,降低耗能。

　　a)遵循“安全、經(jīng)濟(jì)、;合理、實(shí)用”的原則。

　　b)盡可能采用節(jié)能、經(jīng)濟(jì)適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。

　　c)培養(yǎng)管理隊(duì)伍的創(chuàng)新精神,維護(hù)業(yè)主的權(quán)益。

　　d)設(shè)施操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程和制度開(kāi)展工作,做好必要的防護(hù)工作。住宅小區(qū)配套設(shè)施管理最基本和最重要的要求是保證配套設(shè)施體系的安全運(yùn)行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。

　　e)加強(qiáng)安全意識(shí),防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。

　　7)提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。

　　a)堅(jiān)持“物業(yè)管理服務(wù)第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責(zé)任心。

　　b)保證配套設(shè)施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓(xùn)、持證上崗、在崗輪訓(xùn)。

　　c)對(duì)員工做好“傳、幫、帶”工作,對(duì)設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應(yīng)崗位要求。

物業(yè)檔案管理制度2

　　一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

　　1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。

　　3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

　　4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

　　5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

　　9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

　　1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

　　3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書(shū)因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

　　4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的`為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

　　6.發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。

　　7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

　　8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　三、物業(yè)管理公司檔案資料:

　　1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:

　　1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);

　　2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件;

　　3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;

　　4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);

　　5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

　　2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;

　　3、業(yè)戶資料:

　　1)入伙情況記錄;

　　2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);

　　4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);

　　2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

　　3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;

　　5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:

　　1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;

　　2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;

　　3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

　　4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄;

　　6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;

　　2)電梯要有勞動(dòng)部門合格證書(shū)及年檢報(bào)告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;

　　4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;

　　5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;

　　6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;

　　7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;

　　7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類:

　　1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;

　　2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況

　　3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告

　　4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;

　　物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

　　x保安值班記錄

　　x設(shè)備值班與巡檢記錄

　　x管理工作計(jì)劃與報(bào)告

　　x工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函

　　x用戶報(bào)修與投訴處理記錄

　　x承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

物業(yè)檔案管理制度3

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個(gè)部門在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。

　　3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。

　　二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

　　1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對(duì)其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):

　�、僦贫ü緳n案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;

　�、趯�(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識(shí);

　�、劢M織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;

　�、茇�(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;

　　2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn),其基本職責(zé):

　�、儇瀼貓�(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;

　�、谪�(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項(xiàng)工作提供服務(wù);

　�、墼陧�(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等。

　　2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料,在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;

　　3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性,會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的.有關(guān)政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏�、濕�?并應(yīng)有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;

　　4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;

　　5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;

　　6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;

　　7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;

　　8、部門撤消或變動(dòng),以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí),應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);

　　9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;

　　10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開(kāi)展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;

　　2、凡借閱檔案的人員,必須愛(ài)護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。

　　六、檔案的銷毀

　　1、任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

　　2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。

　　七、附則

　　1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實(shí)施細(xì)則,報(bào)總辦備案;

　　3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。

　　4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。

　　八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定

　　1、針對(duì)地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項(xiàng)目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。

　　2、工程竣工驗(yàn)收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。

　　3、服務(wù)中心成立后,項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　九、檔案管理流程圖:

　　1、項(xiàng)目資料:

　　相關(guān)部門分類整理

　　列出清單

　　部門經(jīng)理審查簽字

　　項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請(qǐng)單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時(shí)歸檔:

物業(yè)檔案管理制度4

　　加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內(nèi)容：

　　1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;

　　3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;

　　4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;

　　2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的'管理員擔(dān)任)，專室專柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;

　　4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。

物業(yè)檔案管理制度5

　　為了加強(qiáng)物業(yè)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。

　　1、公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。

　　2、設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫(kù)房、裝具設(shè)備等，對(duì)物業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

　　3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。

　　4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，并做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　5、歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來(lái)源單位及時(shí)間，字跡工整，圖表圖像清晰。

　　6、形成物業(yè)檔案的部門負(fù)責(zé)整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。

　　7、物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機(jī)查詢目錄等檢索工具。

　　8、物業(yè)檔案管理部門要進(jìn)行物業(yè)檔案的'整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計(jì)。

　　9、凡需銷毀的檔案，必須經(jīng)過(guò)物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)銷毀。

　　10、物業(yè)管理的保管要有專用庫(kù)房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對(duì)破損和褪變的檔案要及時(shí)修復(fù)，確保物業(yè)檔案的完整與安全。

　　11、任何部門或個(gè)人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業(yè)檔案。

　　12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫(xiě)借還檔案清單，用完后及時(shí)歸還入檔。

物業(yè)檔案管理制度6

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;

　　1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;

　　1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

　　2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實(shí)行檔案管理手段的`現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

　　2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

　　2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；Ｃ考径葘�(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

物業(yè)檔案管理制度7

　　檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的'有序正常進(jìn)行。

　　1.所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，并指派專人負(fù)責(zé);

　　2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應(yīng)及時(shí)歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對(duì)性質(zhì)不同的文件，實(shí)行分類立卷保管，以便日后查找;

　　4.對(duì)于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

　　6.對(duì)欲銷毀文件必須經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作，嚴(yán)禁向廢品回收站出售。

物業(yè)檔案管理制度8

　　美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項(xiàng)管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。

　　(一)檔案制度建立與管理

　　1、主要思路

　　檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側(cè)重。在管理過(guò)程中，注重對(duì)原有資料的整理，找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類和補(bǔ)充，使其符合對(duì)美術(shù)館細(xì)致管理的需求。

　　檔案建立抓住重新接管這一契機(jī)，整理住戶全面的原始資料，并對(duì)陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的'修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎(chǔ)，以方便接管后日常管理。

　　檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲(chǔ)存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重，互相補(bǔ)充，形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)。

　　區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序，逐一建檔，形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。

　　2、建立檔案、資料的分類檢索

　　1)業(yè)主提供的資料

　　a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

　　b、用地批準(zhǔn)文件

　　c、建筑執(zhí)照

　　d、拆遷安置資料

　　2)技術(shù)資料

　　a.總平面圖

　　b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

　　c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　d.地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

　　e.工程合同開(kāi)

　　f.竣工報(bào)告

　　g.工程預(yù)決算

　　h.圖紙會(huì)審記錄

　　i.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

　　j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

　　k.沉降觀察記錄

　　l.竣工驗(yàn)收證明書(shū)

　　m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)

　　n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)

　　o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)

　　p.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

　　q.供水的試壓報(bào)告

　　r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

　　s.其他技術(shù)資料

　　3)管理處建立的資料

　　a.住宅區(qū)基本資料

　　b.住宅區(qū)分區(qū)資料

　　c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料

　　d.娛樂(lè)設(shè)施資料

　　4)住戶資料

　　a.住戶入住資料

　　入住通知書(shū)

　　入住協(xié)議書(shū)

　　b.家庭人員檔案

　　住戶情況登記表

　　(二)管理處各項(xiàng)管理制度目錄

　　序號(hào)文件名稱文件編碼

　　1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)xx.00.01

　　2職業(yè)安全健康職責(zé)xx.00.02

　　3物料管理辦法xx.00.03

　　4停電停水應(yīng)急預(yù)案xx.00.04

　　5水浸應(yīng)急預(yù)案xx.00.05

　　6治安應(yīng)急預(yù)案xx.00.06

　　7文件質(zhì)量記錄管理辦法xx.00.07

　　8犬類管理辦法xx.00.08

　　9保安崗位架構(gòu)圖xx.01.01

　　10保安運(yùn)作規(guī)程xx.01.02

　　11人員出入管理辦法xx.01.03

　　12監(jiān)控中心管理辦法xx.01.04

　　13車輛管理辦法xx.01.05

　　14保安崗位操作規(guī)程xx.01.06

　　15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)xx.01.07

　　16燃放煙花爆竹管理規(guī)定xx.01.08

　　17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程xx.02.01

　　18綠化(地)養(yǎng)護(hù)監(jiān)管規(guī)程xx.03.01

　　19消防安全管理辦法xx.04.01

　　20火警應(yīng)急預(yù)案xx.04.02

　　21消防設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理辦法xx.04.03

　　22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.04

　　23消防管理制度xx.04.05

　　24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.06

　　25弱電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)定xx.04.07

　　26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.08

　　27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.09

　　28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.04.10

　　29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法xx.05.01

　　30電梯故障緊急預(yù)案xx.05.02

　　31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.06.01

　　32供配電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.06.02

　　33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.06.03

　　34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.06.04

　　35電工安全操作守則xx.06.05

　　36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.07.01

　　37給排水設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.07.02

　　38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.07.03

　　39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.07.04

　　40管道維修工作規(guī)程xx.07.05

　　41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.09.01

　　42房屋設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.09.02

　　43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.09.03

　　44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.04

　　45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求xx.09.05

　　46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)xx.09.06

　　47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.07

　　48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程xx.10.01

　　49雨

　　天防滑管理辦法xx.10.02

　　50業(yè)戶管理辦法xx.11.01

物業(yè)檔案管理制度9

　　物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案,無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn),物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。

　　物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。

　　一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)

　　1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

　　2、資料的'收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則,根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料的來(lái)源渠道。

　　二、資料分類整理

　　收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類合理。

　　三、檔案內(nèi)容

　　范圍分類資料內(nèi)容

　　房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證

　　技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料

　　管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、路標(biāo)、門牌、室號(hào)配置圖

　　業(yè)主資料入住通知書(shū)、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單

　　日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案

　　四、資料歸檔整理

　　1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。

　　2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯,分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。

　　3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。

　　4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。

物業(yè)檔案管理制度10

　　1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的`變更，保證信息的準(zhǔn)確性;

　　5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。

物業(yè)檔案管理制度11

　　為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

　　c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

　　3.歸檔時(shí)間

　　a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

　　b.員工檔案及時(shí)歸檔。

　　c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數(shù)

　　a.各類書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

　　b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

　　b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。

　　c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。

　　6.各部門主任要對(duì)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料的`保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

　　2.存放文書(shū)檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募䦅A;在保存電子文件時(shí),按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

　　5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。

　　3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

　　a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

　　b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。

　　4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。

　　7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對(duì)本部門有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

　　4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

　　5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6.銷毀檔案的程序:

　　a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　b.檔案銷毀時(shí),由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

　　c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

物業(yè)檔案管理制度12

　　1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書(shū)管理);

　　2、消防檔案包括：上級(jí)文件、公函;工程消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;防火檢查記錄單;火險(xiǎn)隱患通知單，向上級(jí)呈送的各類消防請(qǐng)示和報(bào)告，各級(jí)消防組織、滅火力量，消防設(shè)施、設(shè)備的分布;

　　3、內(nèi)保檔案包括：上級(jí)文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機(jī)關(guān)對(duì)案情案卷，保衛(wèi)部對(duì)案情的調(diào)查案卷，公安機(jī)關(guān)出具的`傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養(yǎng)通知書(shū)，司法機(jī)關(guān)送達(dá)的判決通知書(shū)，公安機(jī)關(guān)的外調(diào)介紹信，案情通報(bào);

　　4、其它檔案包括：上級(jí)文件、通知、會(huì)議紀(jì)要，向上級(jí)請(qǐng)示的各類行文、飯店各項(xiàng)安全管理制度，對(duì)飯店各級(jí)安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書(shū)，整改措施、意見(jiàn)和建議，各項(xiàng)安全培訓(xùn)與考核記錄，有關(guān)安全會(huì)議紀(jì)要，交通事故、違紀(jì)開(kāi)除、非正常死亡，工作計(jì)劃和總結(jié);

　　5、檔案分類裝存，編排序號(hào)，建立目錄，嚴(yán)格履行借還登記手續(xù)。

　　6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會(huì)確定，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。

物業(yè)檔案管理制度13

　　1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用

　　(1)函:與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等用'函'。

　　(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問(wèn)題,或者是有些工作或其他事項(xiàng)需要外界配合等用'通告'。

　　(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會(huì)議通知'、'任免通知'。

　　(4)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)等用'報(bào)告'。

　　(5)請(qǐng)示:請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示,答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用'請(qǐng)示'。

　　2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

　　(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集;

　　(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;

　　(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集;

　　(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的`專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;

　　(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書(shū)籍的出版情況;

　　(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);

　　(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。

　　3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

　　(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;

　　(2)及時(shí)做好催還、清退工作,檔案材料不得個(gè)人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;

　　(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案,對(duì)各職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

　　(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

　　(6)必須按檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;

　　a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問(wèn)題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時(shí)間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。

　　b、檔案分類項(xiàng)目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。

　　c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。

　　(7)檔案材料的卷宗的處理:

　　a、對(duì)無(wú)主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;

　　b、所有歸檔材料均須編號(hào),并按序號(hào)進(jìn)行先后排列;

　　c、填寫(xiě)材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號(hào)、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號(hào)和日期;

　　(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(zhǎng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存,并按類上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。

　　4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些

　　物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會(huì)議記錄;上下行文;政府文件;工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評(píng)比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表;財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營(yíng)證明、證件等。

物業(yè)檔案管理制度14

　　1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

　　3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。

　　4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

　　9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

　　物業(yè)客戶檔案管理制度

　　一。制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二。管理目標(biāo)

　　客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三。適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1. 收集客戶單位資料

　　2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3. 客戶裝修工程文件

　　4. 客戶遷入時(shí)填具之資料

　　5. 客戶資料補(bǔ)充

　　6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　8. 客戶與管理處往來(lái)文件

　　9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10. 客戶維修記錄

　　11. 客戶投訴記錄

　　12. 客戶單位有關(guān)的'工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

　　四。注意事項(xiàng)

　　1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

　　3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn)；

　　4. 接聽(tīng)客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5. 接聽(tīng)客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

物業(yè)檔案管理制度15

　　一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

　　1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。

　　3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

　　4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

　　5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

　　9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

　　1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

　　3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書(shū)因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。

　　實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

　　6.發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。

　　7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí),主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對(duì)于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

　　8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　三、物業(yè)管理公司檔案資料:

　　1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:

　　1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件;3.)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;

　　4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);

　　5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;3、業(yè)戶資料:

　　1)入伙情況記錄;2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);

　　4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);

　　2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

　　3.)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;

　　5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:

　　1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

　　4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應(yīng)有回訪記錄;

　　6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;2)電梯要有勞動(dòng)部門合格證書(shū)及年檢報(bào)告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;

　　4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;

　　5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;

　　6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄,煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;

　　7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;

　　7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類:

　　1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況3.)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告

　　4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;

　　物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)

　　(八)依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。