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工程項(xiàng)目檔案管理制度

時(shí)間:2023-01-25 22:32:07 管理制度 我要投稿

工程項(xiàng)目檔案管理制度

  在學(xué)習(xí)、工作、生活中,制度使用的情況越來(lái)越多,制度一經(jīng)制定頒布,就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用,是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒?下面是小編為大家收集的工程項(xiàng)目檔案管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

工程項(xiàng)目檔案管理制度

  一、目的

  為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理,防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn),有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,特制定本規(guī)定。

  二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍

  本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在,公司在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括:中標(biāo)通知書(shū),工程承包合同,合同附件,勞務(wù)分包合同,專(zhuān)業(yè)分包合同,采購(gòu)合同,工程預(yù)(結(jié))算書(shū),工程設(shè)計(jì)圖紙,工程施工圖紙,往來(lái)公函,傳真,會(huì)議記錄,委托書(shū),開(kāi)工報(bào)告,請(qǐng)款報(bào)告,技術(shù)資料,主要設(shè)備材料估檢報(bào)告,施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,竣工報(bào)告等。

  三、資料員及其職責(zé)

  部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作(即資料員),資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責(zé)包括:

  1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料;

  2、檔案材料的保管;

  3、檔案材料的查借閱、催還;

  4、項(xiàng)目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。

  四、檔案的立卷、收集、整理

  1、以工程項(xiàng)目為單位,分別立卷,一項(xiàng)目一卷。

  2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始立卷,收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。

  3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累,整理和及時(shí)移交歸檔,移交檔案文件時(shí),資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記。

  4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄,并填寫(xiě)文件序號(hào)、編制單位、名稱(chēng)、歸檔日期等信息(見(jiàn)附表二)。

  5、在檔案的次頁(yè)設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”,主要內(nèi)容包括:合同標(biāo)的價(jià)金,對(duì)方單位,聯(lián)系人,重要日期備忘,應(yīng)收工程款記錄等,該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé),項(xiàng)目職能人員配合。

  五、檔案的管理

  1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào),確定保管期限,編制檔案目錄(卡片),按一定次序排列和存放。

  2、每月對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。

  3、清除不必要保存的材料。

  4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

  六、檔案要求

  1、文件必須為原件、正文,符合文件格式。

  2、必須齊全完整,裝訂整齊,并適當(dāng)管理。

  3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

  七、檔案的保管

  1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲(chóng)蛀,防丟失,保證檔案的安全。

  2、所有檔案應(yīng)專(zhuān)柜存放,加鎖。

  3、所有檔案不得隨意查閱、變訂,不得置于公共場(chǎng)所。

  八、檔案的查借閱

  1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫(xiě)好查閱登記表方可查閱。

  2、確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字同意,方可帶出,用畢即歸還。

  3、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線(xiàn)等等,不能隨意亂放,以免遺失。

  4、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)處理。

  九、有下列行為者,視情節(jié)輕重,給予違紀(jì)處分,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:

  1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。

  2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

  3、涂改、偽造檔案。

  4、對(duì)檔案沒(méi)有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善,而造成公司損失。

  5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。

  工程項(xiàng)目檔案管理制度 篇1

  一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

  (一)工程檔案的歸檔范圍

  對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)

  (二)歸檔文件的要求

  1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

  2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

  3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。

  4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。

  二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)

  各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門(mén)工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。

  三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)

  (一)工程檔案的收集

  文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。

  (二)工程檔案的整理

  按照單位工程分部.com、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類(lèi)排列。

  (三)工程檔案的立卷

  1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。

  2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

  3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

  4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

  5、竣工圖按專(zhuān)業(yè)組卷。

  6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。

  (四)工程檔案的編目

  1、每卷單獨(dú)編號(hào),

  頁(yè)號(hào)從"1"開(kāi)始,案卷不宜超過(guò) 30MM;頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在單頁(yè)右下角,雙面書(shū)寫(xiě)的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。

  2、卷內(nèi)目錄:"序號(hào)"以一份文件為單位,"責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人,

  有多個(gè)責(zé)任者的.,選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用"等"代替。"文件編號(hào)"填寫(xiě)工程文件原 有的文號(hào)或圖號(hào);"文件題名"填寫(xiě)文件標(biāo)題的名稱(chēng)。"日期"填寫(xiě)文件形成的日期。

  未按要求編目的,每項(xiàng)扣罰部門(mén)資料員 5 元。

  (五)工程檔案的裝訂

  案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線(xiàn)繩三孔左側(cè)裝訂法。

  (六)工程檔案的歸檔

  單位工程竣工驗(yàn)收完成后 30 日內(nèi),部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門(mén)資料員 5 元。

  (七)工程竣工檔案移交

  工程竣工驗(yàn)收完成后 60 日內(nèi),部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門(mén)資料員 5元。

  (八)工程檔案的索引(待討論工程代號(hào)、檔號(hào))

  工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫(xiě)。

  案卷號(hào) 如:第 1 卷 1.1.1-1

  專(zhuān)業(yè)號(hào) 如:基建類(lèi) 1 為 1.1.1

  工程代號(hào) 如XX花園首期為 1.1

  樓盤(pán)代號(hào) 如XX花園代號(hào)為 1

  (九)工程檔案的保管

  工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。

  (十)工程檔案的統(tǒng)計(jì)

  工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。

  四、工程檔案保管期限

  保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期(具體詳附件一)

  1、永久:是指工程檔案需永久保存。

  2、長(zhǎng)期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

  3、短期:是指工程檔案保存 20 年以下。

  同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

  五、工程檔案密級(jí)

  密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件,應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

  工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí),

  監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。

  六、工程檔案的借閱及銷(xiāo)毀

  按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

  本制度由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門(mén)資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

  七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)

  工程項(xiàng)目檔案管理制度 篇2

  第一節(jié)目的

  為了規(guī)范工程文件資料管理,明確工程中有關(guān)文件資料的范圍、接收、分發(fā)、回收、存檔的具體工作程序,劃分各部門(mén)的職責(zé),確保各有關(guān)方均能及時(shí)獲得,順利進(jìn)行工作,以利工程建設(shè)和竣工移交,特制定本資料管理制度。

  第二節(jié)適用范圍

  本管理制度適用于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的全過(guò)程(前期、中期、后期)。

  第三節(jié)職責(zé)

  1、負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。

  2、負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的初審、督促實(shí)施,以及相關(guān)文件的歸檔管理。

  3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)中工程文件資料的收集、積累和完整、準(zhǔn)確地掌握工程施工的情況,以及竣工資料的收集、整理。

  4、管理好領(lǐng)用的工程文件,回收、整理、移交文件。

  5、負(fù)責(zé)施工單位、監(jiān)理公司、質(zhì)檢單位等的相關(guān)工程文件,進(jìn)行回復(fù)、收集、歸檔。

  6、負(fù)責(zé)本公司總工辦、施工單位等相關(guān)部門(mén)文件資料的收集、傳遞、回復(fù)、歸檔。

  第四節(jié)管理內(nèi)容及要求

  一、文件資料的接收、分發(fā)

  1、對(duì)施工方、監(jiān)理方、總工辦等相關(guān)單位或部門(mén)發(fā)送至我部門(mén)的文件資料進(jìn)行整理、分類(lèi)、歸檔。

  2、將整理完畢的圖紙資料,經(jīng)有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按規(guī)定的份數(shù)分發(fā)至相關(guān)單位,并做好發(fā)放記錄。

  二、標(biāo)識(shí)、版本更新、設(shè)計(jì)變更

  1、設(shè)計(jì)及材料、設(shè)備文件均應(yīng)在每張圖上做明顯狀態(tài)標(biāo)識(shí),以確認(rèn)是否為有效版本。

  2、名稱(chēng)相同的改版文件,如是整卷冊(cè)(整袋)改版的則在圖紙袋上加注版次,如是對(duì)前版文件某一張(某幾張、某一部分)進(jìn)行改版的,要在文件袋上清楚的注明將前卷冊(cè)文件哪一張(哪幾張,哪一部分)作廢更換。

  3、對(duì)于發(fā)送至工程部的設(shè)計(jì)變更通知單,工程部將對(duì)設(shè)計(jì)變更通知單分類(lèi)、編號(hào)、登記。原件歸檔,同時(shí)按照有關(guān)要求發(fā)放給有關(guān)單位,并做好收發(fā)記錄。

  三、圖紙資料的補(bǔ)遺和索賠

  1、圖紙資料如遇交付清單不符或短缺,難以辯認(rèn)等問(wèn)題時(shí),工程部應(yīng)立即通知總工辦,由總工辦函告設(shè)計(jì)方限期補(bǔ)齊和更換。

  2、如圖紙資料末按合同日期提供,工程部應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司相關(guān)部門(mén),督促落實(shí)。

  四、圖紙不符的處理

  1、收到圖紙資料,如果認(rèn)為該圖紙資料與工程項(xiàng)目不符不能執(zhí)行應(yīng)注明原因,及時(shí)將圖紙資料送還總工辦。

  2、如問(wèn)題涉及甲供材料、設(shè)備制造廠(chǎng)商。工程部及時(shí)督促總工辦物資采購(gòu)人員協(xié)調(diào)解決并負(fù)責(zé)與材料、設(shè)備廠(chǎng)商聯(lián)系處理。

  五、對(duì)單位、分部(分項(xiàng))工程的有關(guān)要求

  1、工程部所有文件按單位工程或分部(分項(xiàng))工程分類(lèi),并在工程的施工組織過(guò)程中不斷補(bǔ)充、完善。單位分部(分項(xiàng))工程竣工驗(yàn)收、分部試運(yùn)前應(yīng)組編完畢,并作為竣工、試運(yùn)必要條件,不符合要求者不予驗(yàn)收。

  2、文件應(yīng)齊全、規(guī)范、完整、符合要求,歸檔文件資料要字跡清晰,圖面整潔。編制文件資料應(yīng)使用微機(jī)打印或黑墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)。

  3、在竣工后移交給有關(guān)單位和部門(mén)。有關(guān)人員對(duì)竣工資料的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收等鑒定合格,檔案管理人員逐項(xiàng)檢查,全部合格后接收資料,由工程部保管,歸檔文件應(yīng)為原件。

  六、施工、調(diào)試文件的審查。

  1、當(dāng)施工方、調(diào)試方的施工專(zhuān)業(yè)文件資料、資質(zhì)文件資料及工程合約等準(zhǔn)備就緒時(shí),應(yīng)由施工方、調(diào)試方單位負(fù)責(zé)人或法人代表審核、蓋章(簽字)確定,資料文件上報(bào)交監(jiān)理方審核、確定后交工程部審核備案。

  七、工程文件資料的借閱、復(fù)印

  1、工程文件資料需要借閱時(shí),應(yīng)由借閱人填寫(xiě)《工程文件資料借閱申請(qǐng)單》,經(jīng)借閱人所屬部門(mén)或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn),簽字確認(rèn),工程文件資料借閱'即借即還'不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區(qū)域之外。

  2、工程文件資料原則上不允許復(fù)印,因工程需要必須復(fù)印時(shí),由當(dāng)事人填寫(xiě)《工程文件資料復(fù)印申請(qǐng)單》經(jīng)借閱人所屬部門(mén)或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn),簽字確認(rèn),方可復(fù)印。復(fù)印件按照受控文件控制要求執(zhí)行。

  八、工程技術(shù)檔案資料編制要求

  1、工程技術(shù)資料主要?jiǎng)澐譃槲孱?lèi):

 、俟こ藤|(zhì)量保證資料;

 、诠こ谭植糠猪(xiàng)(觀(guān)感質(zhì)量評(píng)定)評(píng)定資料;

 、酃こ碳夹g(shù)資料;

 、苁┕す芾碣Y料;

 、菘⒐べY料(竣工圖)。

  2、工程技術(shù)資料的編制,應(yīng)隨施工進(jìn)度反映工程質(zhì)量。新工藝的實(shí)施,新結(jié)構(gòu)的試驗(yàn),地基檢測(cè),現(xiàn)場(chǎng)安全,文明施工,工程相關(guān)的照片,音像資料,能夠反映工程的實(shí)施情況。資料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定裝訂,每?jī)?cè)資料應(yīng)有名稱(chēng)、目錄、頁(yè)碼、說(shuō)明,以便查找核實(shí)。凡引用復(fù)印資料必須有復(fù)印時(shí)間,日期,復(fù)印人簽字,復(fù)印單位的公章,并注明原件存放的`位置和索引。

  3、工程技術(shù)資料的編制流程:工程技術(shù)資料應(yīng)采用國(guó)家統(tǒng)一的格式、表格。

  對(duì)于工程質(zhì)量保證資料、工程分部分項(xiàng)評(píng)定資料、工程技術(shù)資料,應(yīng)先由施工單位按照相關(guān)規(guī)定編制、填寫(xiě),然后報(bào)監(jiān)理公司審核。監(jiān)理公司根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況,對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行復(fù)核、確認(rèn),再由監(jiān)理公司向建設(shè)單位工程部申報(bào)。建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理公司上報(bào)的工程技術(shù)資料進(jìn)一步審核,根據(jù)資料的類(lèi)型交相關(guān)負(fù)責(zé)人,包括總工辦(材料部、造價(jià)部)各專(zhuān)業(yè)工程師的核實(shí)、給予簽認(rèn),并留檔備查,同時(shí)復(fù)回監(jiān)理公司。對(duì)建設(shè)單位不須確認(rèn)的工程資料,工程部存檔即可返回。

  對(duì)于施工管理資料,工程竣工資料,施工單位應(yīng)向監(jiān)理公司申報(bào),經(jīng)監(jiān)理公司審查后會(huì)同監(jiān)理公司的資料統(tǒng)一上報(bào)建設(shè)單位,建設(shè)單位統(tǒng)一審查、歸檔、移交社會(huì)檔案管理中心。

  4、工程技術(shù)資料應(yīng)隨施工進(jìn)度同步收集、整理、整編,應(yīng)做到齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)、可信,不得弄虛作假,對(duì)確認(rèn)歸檔的資料,不得涂改、刪除、更換,工程資料由工程部專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

  九、工程部檔案資料入檔序目

  1、工程招投標(biāo)資料

  a、招標(biāo)文件;

  b、招標(biāo)答疑;

  c、標(biāo)外文件;

  d、商務(wù)標(biāo);

  e、技術(shù)標(biāo);

  f、中標(biāo)通知書(shū)

  2、工程竣工資料由施工單位按當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)規(guī)定順序整理。如:前期資料及設(shè)計(jì)變更圖紙會(huì)審記錄(原件)、各種檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)資料、分部分項(xiàng)自檢資料、竣工驗(yàn)收資料、竣工驗(yàn)收備案表(原件)等。

  3、竣工圖(有竣工圖章內(nèi)容齊全)

  4、竣工工程結(jié)算書(shū)(造價(jià)咨詢(xún)單位審查三家蓋章)

  入檔的文件資料要按照有序、成卷、分類(lèi)存放,便于查詢(xún)、有條件利用的原則進(jìn)行保管。

  十、工程部檔案資料的銷(xiāo)毀

  工程部接收施工單位報(bào)來(lái)的竣工工程檔案資料,在本部存放時(shí)間為3年(從工程竣工備案之日起),期滿(mǎn)后由工程部綜合業(yè)務(wù)主辦人員辦理相關(guān)手續(xù),負(fù)責(zé)移交給綜合辦檔案室。

  工程部移交給綜合辦公室的檔案,按照檔案管理規(guī)定管理期限為50年,需要銷(xiāo)毀時(shí)要辦理銷(xiāo)毀手續(xù),逐級(jí)審批,監(jiān)督銷(xiāo)毀。

  工程項(xiàng)目檔案管理制度 篇3

  為了切實(shí)抓好工程檔案資料的管理工作,確保工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效的利用,特制定本制度。

  一、工程檔案工作要與工程建設(shè)同步。

  二、工程資料的編目必須完整,字跡清楚,內(nèi)容真實(shí),不修正涂改,不弄虛作假,并確保及時(shí)性、連貫性。

  三、工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,建設(shè)、監(jiān)理、施工單位應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監(jiān)理審查和保管工作。

  四、各參建單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作,配備檔案資料管理人員,制定管理制度,統(tǒng)一管理工程檔案資料。

  五、工程資料簽字要齊全,禁止他人代簽或一人多簽,禁止用不確定的語(yǔ)言或模棱兩可的語(yǔ)句進(jìn)行定性評(píng)定。

  六、做好工程聲像資料。參建單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的.照片、膠片、錄像等聲像材料的收集,工程建設(shè)重要階段、重大事件事故,必須要有完整的聲像材料歸檔。

  七、建設(shè)單位隨時(shí)檢查有關(guān)檔案材料的收集、整理情況,對(duì)于各階段、各類(lèi)檔案達(dá)不到要求的,要限期整改,整改后仍不合格的,建設(shè)單位不返回工程質(zhì)量保證金。

  八、按照工程檔案管理規(guī)定及相關(guān)規(guī)范、規(guī)定進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

  工程項(xiàng)目檔案管理制度 篇4

  第一章總則

  1.1工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分,對(duì)工程項(xiàng)目的開(kāi)展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著重要作用;為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的管理職責(zé),規(guī)范檔案管理,結(jié)合施工企業(yè)的實(shí)際情況,制定本規(guī)定。

  1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項(xiàng)目的從立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收過(guò)程中的文件編制、檔案、收集、管理。

  1.3項(xiàng)目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則,由項(xiàng)目部統(tǒng)一管理,重要及常用的文件移交檔案室保管,以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全,并便于使用。

  1.4項(xiàng)目部根據(jù)工程項(xiàng)目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

  第二章工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)

  2.1項(xiàng)目部是公司項(xiàng)目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者,負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)和人員收集、整理項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的所有相關(guān)文件;并對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊(cè)。

  2.2現(xiàn)場(chǎng)工作組是項(xiàng)目部的下屬部門(mén),受項(xiàng)目部的直接領(lǐng)導(dǎo),在項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場(chǎng)施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料,并對(duì)收到的`資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。

  2.3檔案室接收項(xiàng)目部移交的項(xiàng)目檔案,并加以分類(lèi)、整理、管理,并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。

  第三章項(xiàng)目工程檔案管理流程

  3.1工程項(xiàng)目檔案是指導(dǎo)工程項(xiàng)目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的重要依據(jù),是繼承工程項(xiàng)目知識(shí)的重要手段,因此工程項(xiàng)目檔案管理先明確責(zé)任;項(xiàng)目部根據(jù)工程特點(diǎn),明確項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的過(guò)程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。

  3.2從項(xiàng)目開(kāi)始立項(xiàng),項(xiàng)目部制定工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人,工程項(xiàng)目施工前由項(xiàng)目部指定人員收集立項(xiàng)、選定工程合作單位、設(shè)計(jì)、預(yù)算等相關(guān)資料,從項(xiàng)目施工至竣工驗(yàn)收階段由現(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。

  3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項(xiàng)目工程的邏輯性,對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行分類(lèi)整理,對(duì)缺少的資料應(yīng)及時(shí)收集,使工程資料完整、邏輯條理清晰。

  3.4根據(jù)工程項(xiàng)目特性,現(xiàn)場(chǎng)工作人員在適當(dāng)時(shí)候?qū)⒐こ藤Y料移交項(xiàng)目部,由項(xiàng)目部,由項(xiàng)目統(tǒng)一整理、登記、編號(hào)、組卷。根據(jù)其邏輯順序,分類(lèi)保存,保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識(shí),方便管理查詢(xún)。

  3.5項(xiàng)目部對(duì)移交的資料統(tǒng)一整理后,重要的、日常使用的資料,項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)歸檔,方便資料需要人的使用,項(xiàng)目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件,項(xiàng)目部自留復(fù)印件。

  檔案室應(yīng)做好項(xiàng)目部移交資料的登記,并對(duì)移交工程資料單獨(dú)歸類(lèi)存放。

  3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理,原件資料一般不允許借閱,借閱復(fù)印件供借閱人使用,因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說(shuō)明,備注原因。

  工程項(xiàng)目檔案借閱后,檔案管理人應(yīng)及時(shí)通知借閱人,按期歸還。

  第四章項(xiàng)目工程檔案管理

  4.1工程項(xiàng)目文件是在項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄,包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件等。

  4.2工程項(xiàng)目檔案從立項(xiàng)到驗(yàn)收交付過(guò)程中,施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動(dòng)將相關(guān)資料移交現(xiàn)場(chǎng)工作人員;同時(shí)檔案收集人應(yīng)及時(shí)收集及催促資料移交人移交資料,工程資料一律先收集、整理、歸類(lèi),再移交項(xiàng)目部,由項(xiàng)目部統(tǒng)一整理、分類(lèi),在項(xiàng)目工程每環(huán)節(jié)完成后,根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn),由項(xiàng)目部將需要?dú)w檔的檔案移交公司檔案室。

  4.3檔案收集工作的要求

  (1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案的原則;

  (2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;

  (3)保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確;

  (4)認(rèn)真審核,未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時(shí)補(bǔ)齊;

  (5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

  4.4工程項(xiàng)目資料的收集管理

  4.4.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件(施工前)以及設(shè)備,工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件,并按規(guī)定向項(xiàng)目部移交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件(見(jiàn))。

  4.4.2項(xiàng)目施工階段,由承包單位負(fù)責(zé)其項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理,并移交現(xiàn)場(chǎng)工作組;項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集,積累項(xiàng)目監(jiān)理文件,并提交現(xiàn)場(chǎng)工作組。

  4.4.3項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段,承包單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目完工資料的收集、整理,提交現(xiàn)場(chǎng)工作組;現(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)竣工驗(yàn)收階段所有資料的收集、整理。

  4.4.4反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件,應(yīng)收集齊全,歸入建設(shè)工程項(xiàng)目檔案。

  收集范圍包括立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗(yàn)收文件等。

  4.4.5各類(lèi)文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。

  4.5工程項(xiàng)目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門(mén)或單位主動(dòng)移交相結(jié)合,在資料收集整理過(guò)程中,對(duì)形成的項(xiàng)目工程文件進(jìn)行鑒別,包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。

  4.6項(xiàng)目工程檔案的分類(lèi)要求

  (1)檔案的分類(lèi),要符合形成檔案的專(zhuān)業(yè)和形成單位的項(xiàng)目活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn);

  (2)在公司各類(lèi)工程項(xiàng)目中,同一類(lèi)工程檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;

  (3)分類(lèi)層次,類(lèi)目要簡(jiǎn)明,不宜過(guò)多過(guò)繁;

  (4)分類(lèi)應(yīng)力求按照專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

  4.7檔案整理工作遵循項(xiàng)目檔案的自然形成規(guī)律,保持項(xiàng)目檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系,充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ),對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的整理,便于保管和利用。

  4.7.1工程項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì),內(nèi)容分別按年度、工程整理。

  4.7.2勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件,應(yīng)按工程項(xiàng)目整理。

  4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項(xiàng)目工程的專(zhuān)業(yè),階段整理;檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

  4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件按工程項(xiàng)目整理。

  4.8項(xiàng)目檔案案卷管理

  4.8.1組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類(lèi)科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。

  4.8.2基建類(lèi)案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì))工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。

  4.8.3設(shè)備類(lèi)案卷按設(shè)備依據(jù)性材料,外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收(自制設(shè)備設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。

  4.8.4項(xiàng)目檔案號(hào),要反映項(xiàng)目檔案系統(tǒng)整理后的客觀(guān)秩序,同項(xiàng)目檔案的分類(lèi)方法和分類(lèi)方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項(xiàng)目檔案號(hào)應(yīng)力求簡(jiǎn)明,不要過(guò)于復(fù)雜繁瑣。

  項(xiàng)目檔案號(hào)=分類(lèi)號(hào)+案卷順序號(hào)。

  4.9工程項(xiàng)目檔案的編目包括登記號(hào)、登記日期、檔案號(hào)、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。

  4.10工程項(xiàng)目資料的更改

  4.10.1當(dāng)工程項(xiàng)目文件需要更改時(shí),文件更改人或更改部門(mén)通知收集管理人,并說(shuō)明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

  4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項(xiàng)目管理制度要求進(jìn)行審批,經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時(shí)交予檔案收集管理人,收集人交上級(jí)管理部門(mén)或檔案室,并做好更改備注。

  4.11工程項(xiàng)目檔案的借閱

  需要臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)填寫(xiě)《工程項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》(見(jiàn)附件),經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱,檔案室借閱文件一般為復(fù)印件,借閱后必須及時(shí)歸還,《工程借閱記錄》(見(jiàn)附件),如果原件一般情況下不外借,如確需外借,說(shuō)明原因。

  4.12項(xiàng)目工程檔案的保管期限由項(xiàng)目部根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定而制定,在項(xiàng)目部將資料歸檔移交檔案室時(shí)明確提出,由檔案室人員在保管期滿(mǎn)后,提出銷(xiāo)毀申請(qǐng),項(xiàng)目部決定其銷(xiāo)毀與否。

  4.13工程項(xiàng)目合同管理

  工程項(xiàng)目合同是工程項(xiàng)目的重要資料,作為項(xiàng)目實(shí)施及工程價(jià)款支付的依據(jù),現(xiàn)場(chǎng)工作組、項(xiàng)目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項(xiàng)目管理的重點(diǎn)。

  工程項(xiàng)目合同一經(jīng)審批簽訂后,項(xiàng)目部組織相關(guān)人員收集,并移交檔案室,通知做好留底工作。

  工程項(xiàng)目發(fā)生變更后,修要更改合同或補(bǔ)充的,項(xiàng)目部應(yīng)在合同修改或補(bǔ)充審批后,通知檔案室,并將新的合同或協(xié)議歸檔。

  第五章附則

  5.1本制度由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)解釋。

  5.2本制度由項(xiàng)目部制定、修改,自總裁批準(zhǔn)之日?生效實(shí)施。

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