公司來(lái)賓接待管理制度

時(shí)間：2023-01-22 16:08:50 管理制度我要投稿

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公司來(lái)賓接待管理制度

　　在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，制度的使用頻率呈上升趨勢(shì)，制度就是在人類(lèi)社會(huì)當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的公司來(lái)賓接待管理制度，歡迎閱讀與收藏。

公司來(lái)賓接待管理制度

　　第一條對(duì)外接待原則

　　接待工作應(yīng)遵循'平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密'的原則,使客人高興而來(lái)、滿意而歸。

　　1、平等原則:

　　對(duì)來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重屬不同國(guó)家和民族來(lái)賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)。一般情況下,級(jí)別與權(quán)限相等,同級(jí)別出面,特殊情況高規(guī)格接待。

　　2、對(duì)口原則:

　　公司接待任務(wù)原則上由各業(yè)務(wù)對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)。重大接待工作和活動(dòng),由行政部協(xié)助完成。

　　3、節(jié)約原則:

　　內(nèi)部成本效益核算。招待來(lái)賓從簡(jiǎn),不鋪張浪費(fèi)。

　　4、周到原則:

　　接待程度應(yīng)銜接周密,接待方式應(yīng)完善,以禮相待,使客人感到熱情、周到。

　　5、保密原則:

　　向來(lái)賓介紹情況時(shí),應(yīng)注意保守公司情況、國(guó)家機(jī)密。重要會(huì)議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問(wèn)題。

　　第二條來(lái)賓接待流程

　　(一)確定來(lái)訪人員及行程

　　1、行政部接到接待任務(wù)后,應(yīng)盡快確定來(lái)訪人員的名單,包括人數(shù)、姓名、性別、年齡、單位、職位(級(jí)別)(如有必要,還需了解對(duì)方健康狀況)等,確定我方接待人員名單,并明確雙方主要聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

　　2、根據(jù)客人的來(lái)訪時(shí)間安排,擬定相應(yīng)行程。

　　(二)來(lái)賓接待

　　包括:用車(chē)安排、住房安排、就餐安排、會(huì)議安排、參觀安排等,并明確我方陪同人員,做好隨行攝影保障工作。

　　1、用車(chē)安排:根據(jù)客人的級(jí)別、人數(shù)確定車(chē)輛安排,并在車(chē)內(nèi)準(zhǔn)備礦泉水以方便客人飲用。

　　2、迎接工作:根據(jù)來(lái)訪人員人數(shù)、出發(fā)時(shí)間、地點(diǎn)、飛機(jī)或火車(chē)的班次,到達(dá)目的地的時(shí)間、地點(diǎn),我方人員需提前十五分鐘到達(dá)接待地點(diǎn)迎接,并準(zhǔn)備好標(biāo)有集團(tuán)logo的接待牌,視來(lái)訪人員重要程度準(zhǔn)備鮮花、橫幅,客人到達(dá)后,我方接待人員應(yīng)主動(dòng)上前幫忙搬運(yùn)行李。

　　3、住宿安排:視具體情況預(yù)定不同標(biāo)準(zhǔn)的酒店,合理安排客房。提前了解所預(yù)定酒店房間的口碑與服務(wù)質(zhì)量、周邊環(huán)境。我方人員提前幫來(lái)訪客人拿好房卡,在房間內(nèi)布置水果、歡迎卡片、公司介紹及住房安排表,表中需注明入住人員姓名、房間號(hào)、房間電話、酒店總機(jī)號(hào)及近幾日城市天氣預(yù)報(bào)。安排妥當(dāng)后,待來(lái)訪客人到達(dá)時(shí)將房卡轉(zhuǎn)交,并告之早餐用餐時(shí)間和地點(diǎn)。

　　4、餐飲安排:可根據(jù)來(lái)訪人員的停留時(shí)間提前安排不同的酒店就餐,體驗(yàn)不同的餐飲特色。也可根據(jù)來(lái)訪人員的喜好預(yù)定各種形式的餐會(huì),包括:西餐、中餐、自助餐等(具體事項(xiàng)見(jiàn)宴會(huì)接待流程)。

　　5、會(huì)議安排:明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單等(具體事項(xiàng)見(jiàn)會(huì)議接待流程)。

　　6、參觀安排:根據(jù)來(lái)訪人員的停留時(shí)間,擬定相應(yīng)參觀路線。重點(diǎn)參觀我公司食品總部、在寧樓盤(pán)及南京著名景點(diǎn)、新建城區(qū)等。

　　參觀我公司食品總部、在寧樓盤(pán)需提前聯(lián)系好項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,做好講解工作;參觀著名景點(diǎn)我方人員需提前聯(lián)系好景點(diǎn)導(dǎo)游。我方人員還需準(zhǔn)備好參觀單位的書(shū)面材料,以便客人在參觀時(shí)詳盡地了解參觀單位概況。來(lái)訪人員中若有外賓,需提前安排好翻譯人員,便于更有效地溝通。

　　7、禮品安排:根據(jù)來(lái)訪人員的身份、級(jí)別、喜好、民族習(xí)慣選擇合適的禮品,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候送給來(lái)訪人員。

　　8、臨送安排:

　　(1)了解來(lái)訪人員返程時(shí)間,提前為其預(yù)定飛機(jī)票或者火車(chē)票,制定返程人員名單、日期、班次及到達(dá)目的地時(shí)間的表格。

　　(2)提前將飛機(jī)票或者火車(chē)票送交來(lái)訪人員,并且根據(jù)重要程度安排好vip通道。

　　(3)安排我方接待人員去飛機(jī)場(chǎng)或者火車(chē)站歡送來(lái)訪人員。

　　(4)告知來(lái)訪人員返回地天氣預(yù)報(bào),方便提醒添減衣物,并歡迎來(lái)訪人員下次來(lái)訪。

　　(5)在來(lái)訪人員返回目的地后,打電話進(jìn)行確認(rèn)。

　　(三)其他事項(xiàng):

　　1、接待任務(wù)完成以后,做好后期工作。例如:發(fā)送接待行程照片、做后期的溝通交流等工作。

　　2、做好接待行程總結(jié),由行政部秘書(shū)處工作人員填寫(xiě)《來(lái)訪人員登記表》,將來(lái)訪人員名單、來(lái)訪具體事項(xiàng)、入住酒店及房型、用餐、準(zhǔn)備禮品等具體情況詳細(xì)記錄,作為檔案資料進(jìn)行保存,以便客人今后來(lái)訪備查,并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)后續(xù)工作。

　　第三條其他

　　(一)重要來(lái)賓接待需做好必要的安全保障工作。

　　(二)接待人員需著正裝,男士應(yīng)穿西裝、打領(lǐng)帶,女士應(yīng)著正規(guī)套裝、化淡妝。接待人員在接待過(guò)程中要注意個(gè)人言行舉止及儀表。

　　第四條會(huì)議接待工作流程

　　(一)會(huì)前準(zhǔn)備:

　　1、會(huì)議策劃:根據(jù)參會(huì)人員級(jí)別、人數(shù),靈活掌握會(huì)議規(guī)模,預(yù)定適合的會(huì)議室。

　　2、會(huì)前通知:行政部秘書(shū)處接到會(huì)議通知后,應(yīng)主動(dòng)了解會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員情況及會(huì)議接待要求等,并準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議信息,以便做好會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作。

　　3、準(zhǔn)備會(huì)議資料、用品、飲品及禮品。重要客人需在會(huì)議室擺放鮮花、水果等。

　　4、會(huì)議酒店預(yù)定、用餐安排、車(chē)輛安排等。

　　(二)會(huì)場(chǎng)布置:會(huì)場(chǎng)布置工作務(wù)必在會(huì)議開(kāi)始十分鐘前完成,主要從會(huì)場(chǎng)環(huán)境、會(huì)議所需物品的準(zhǔn)備及擺放、所需設(shè)備調(diào)試著手。

　　1、會(huì)場(chǎng)環(huán)境:確保會(huì)議室內(nèi)空氣流通、清新,溫度、光線適宜,桌椅整潔。

　　2、物品準(zhǔn)備及擺放:根據(jù)會(huì)議需要準(zhǔn)備好白板、紙、筆等會(huì)議所需物品,要求擺放整齊有序、方便、美觀。

　　3、設(shè)備調(diào)試:按會(huì)議需要做好投影機(jī)、幻燈機(jī)、麥克風(fēng)等設(shè)備調(diào)試工作。

　　(三)過(guò)程服務(wù):

　　1、開(kāi)會(huì)前十分鐘,我方參會(huì)人員做好會(huì)前迎接準(zhǔn)備工作。

　　2、由秘書(shū)處人員做好會(huì)議資料收集、整理、會(huì)議記錄等相關(guān)秘書(shū)事務(wù)服務(wù)及翻譯服務(wù)。

　　3、會(huì)議期間由前臺(tái)人員每隔十五分鐘添加茶水一次,如遇會(huì)間休息,應(yīng)盡快整理會(huì)場(chǎng),補(bǔ)充并更換各種用品。

　　4、秘書(shū)處根據(jù)客人需求,做好各地返程飛機(jī)票、汽車(chē)票、火車(chē)票的預(yù)定服務(wù)。

　　5、會(huì)議結(jié)束必要時(shí),拍照留念。會(huì)議結(jié)束后,安排車(chē)輛歡送客人。