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資料室檔案管理制度

時(shí)間:2023-01-21 14:31:17 管理制度 我要投稿

資料室檔案管理制度模板(通用20篇)

  在當(dāng)下社會(huì),制度在生活中的使用越來(lái)越廣泛,制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編整理的資料室檔案管理制度模板(通用20篇),僅供參考,大家一起來(lái)看看吧。

資料室檔案管理制度模板(通用20篇)

  資料室檔案管理制度1

  為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學(xué),提高科研的管理水平,制定以下制度:

  一、科研檔案的建立規(guī)范

  1、檔案實(shí)行一題一檔制度。

  2、每個(gè)課題必不可少的材料(開(kāi)題報(bào)告、論證書(shū)、立項(xiàng)書(shū)、批準(zhǔn)書(shū)、中期成果鑒定、結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書(shū)等)。課題研究過(guò)程中全部紀(jì)實(shí)材料及主卷的佐證材料。(現(xiàn)象記錄、調(diào)查問(wèn)卷、訪談?dòng)涗洝⒔贪、教學(xué)實(shí)錄等)

  3、課題檔案材料要注意原始性、真實(shí)性。

  4、每卷檔案都要有卷首頁(yè),便于查找。

  二、科研檔案內(nèi)容:

 。ㄒ唬、課題檔案

  課題檔案是在課題研究過(guò)程中形成的全部資料,它指文字資料、電子資料、音像資料等。

  1、前期檔案:包括課題實(shí)施方案、開(kāi)題報(bào)告、論證報(bào)告、課題立項(xiàng)、申報(bào)材料、立項(xiàng)批準(zhǔn)書(shū)等。

  2、中期檔案:中期檔案是課題的核心部分。包括課題實(shí)施過(guò)程的原始材料(實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)處理、組織培訓(xùn)記錄、召開(kāi)會(huì)議記錄、課題研究實(shí)錄等),中期研究成果(階段總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)證書(shū)等),階段檢查記錄等。

  3、后期檔案:包括課題研究總結(jié)、申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)題報(bào)告、最終科研成果、課題驗(yàn)收鑒定書(shū),成果應(yīng)用等。

 。ǘ、教學(xué)成果檔案:論文、創(chuàng)新、教具制作

  (三)、試題:試卷檔案

 。ㄋ模、綜合檔案

  包括:

 、鸥骷(jí)教育行政和科研管理部門(mén)印發(fā)的有關(guān)科研工作的.文件、法規(guī)、制度;

  ⑵科研規(guī)劃、計(jì)劃、科研工作總結(jié);

 、怯嘘P(guān)會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話;

 、瓤蒲行畔①Y料;

 、山處熍嘤(xùn)材料;

 、士蒲泄ぷ鳈z查記錄;

  ⑺獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)材料等。

  三、科研檔案歸檔:

  1、原則上每學(xué)期進(jìn)行一次科研檔案的收集歸檔。根據(jù)工作性質(zhì),相關(guān)研究人員于期末將本學(xué)期資料交科研辦。

  2、歸檔工作實(shí)行簽字制度。

  3、對(duì)于個(gè)人有關(guān)資料,個(gè)人需要保留原件,應(yīng)將復(fù)印件交檔案室留存。

  4、課題檔案實(shí)行結(jié)題統(tǒng)一上交(或分階段上交)。

  資料室檔案管理制度2

  第一條、項(xiàng)目文件的形成和積累項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程

  其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門(mén)及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

  第二條、項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任

  1、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段

  建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備,工藝和涉外文件:勘查、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘查、設(shè)計(jì)文件,并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門(mén)提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。

  2、項(xiàng)目施工階段

  項(xiàng)目實(shí)行總承包的。由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理,并提交總承包單位匯總;由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的。由各承保單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件;項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集,積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況、審核,簽認(rèn)竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。

  3、項(xiàng)目試運(yùn)行階段

  試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試運(yùn)行中形成的`文件:項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承擔(dān)項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。

  第三條、收集范圍

  1、反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件,應(yīng)收集齊全,規(guī)入建設(shè)項(xiàng)目檔案。

  2、項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限見(jiàn)附表1

  第四條、收集時(shí)間

  各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集:引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(fù)印和分發(fā)使用。

  第五條、項(xiàng)目文件質(zhì)量要求

  1、字跡清楚,圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

  2、需永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書(shū)材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等)書(shū)寫(xiě)、繪制。

  3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計(jì)標(biāo)定質(zhì)量的要求。

  4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

  5、長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。

  資料室檔案管理制度3

  為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

  一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類

  本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

  1、行政類:本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要。公司各類證照。

  2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項(xiàng)目方案等。

  3、人事類:勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。

  4、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。

  5、音像類:公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

  二、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)

  公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

  1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營(yíng)運(yùn)管理有限公司中的“韶新控”漢語(yǔ)拼音第—個(gè)字母, SXK冠以編號(hào)之首。

  2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財(cái)務(wù)類; 5音像類。

  3、公司文件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以百位數(shù)進(jìn)行歸編。

  4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“A”代表一般級(jí),“AA”代表重要級(jí),“AAA”代表機(jī)密級(jí)。

  “A”一般級(jí)文檔包含:公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等。

  “AA”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等。

  “AAA”機(jī)密級(jí)文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

  5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為: SXJKG-類別-發(fā)布年號(hào)-歸檔序號(hào)-受密級(jí)。

  例如:將2010年第—份歸檔的公開(kāi)發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號(hào)為: SXK-1-2010-001-A

  三、公司文件、資料檔案的的.保管、調(diào)閱與移交

  1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門(mén)的專管員保管。其中:股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)專項(xiàng)《文檔》由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)保管;人事專項(xiàng)《文檔》由人力資源部負(fù)責(zé)保管;財(cái)務(wù)專項(xiàng)《文檔》由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管。

  2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文檔管理登記冊(cè)》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。

  3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫(xiě)《文檔調(diào)閱申請(qǐng)單》。一般級(jí)公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

  4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱。

  5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫(xiě)《文檔移交清冊(cè)》,《文檔移交清冊(cè)》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。

  四、公司文件、資料的歸檔保存期限

  1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記要、公司各類證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)、技術(shù)資料、長(zhǎng)期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

  2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。

  4、一年保存:部門(mén)工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無(wú)必要保存的文檔。

  五、公司文件、資料檔案的銷毀

  1、原則上,應(yīng)每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。

  2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請(qǐng)單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

  機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

  3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫(xiě)《文檔銷毀登記表》。

  4、《文檔銷毀申請(qǐng)單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請(qǐng)部門(mén)、分公司、控股公司留存。

  六、其它

  本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司以及屬下?tīng)I(yíng)運(yùn)公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照?qǐng)?zhí)行。

  本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

  資料室檔案管理制度4

  加強(qiáng)檔案資料管理,有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料,維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化,便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

  (一)管理內(nèi)容:

  1、工程檔案:從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;

  2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;

  3、財(cái)務(wù)檔案:逐年形成的'財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;

  4、文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

  5、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

  (二)管理措施:

  1、制定檔案制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;

  2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任),專室專柜,編目造冊(cè),存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;

  3、科學(xué)管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達(dá)100%;

  4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理,計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息,提高管理水平。

  資料室檔案管理制度5

  為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學(xué),提高科研的管理水平,制定以下制度:

  一、科研檔案的建立規(guī)范

  1、檔案實(shí)行一題一檔制度。

  2、每個(gè)課題必不可少的材料(開(kāi)題報(bào)告、論證書(shū)、立項(xiàng)書(shū)、批準(zhǔn)書(shū)、中期成果鑒定、結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書(shū)等)。課題研究過(guò)程中全部紀(jì)實(shí)材料及主卷的佐證材料。(現(xiàn)象記錄、調(diào)查問(wèn)卷、訪談?dòng)涗、教案、教學(xué)實(shí)錄等)

  3、課題檔案材料要注意原始性、真實(shí)性。

  4、每卷檔案都要有卷首頁(yè),便于查找。

  二、科研檔案內(nèi)容:

  (一)、課題檔案

  課題檔案是在課題研究過(guò)程中形成的全部資料,它指文字資料、電子資料、音像資料等。

  1、前期檔案:包括課題實(shí)施方案、開(kāi)題報(bào)告、論證報(bào)告、課題立項(xiàng)、申報(bào)材料、立項(xiàng)批準(zhǔn)書(shū)等。

  2、中期檔案:中期檔案是課題的'核心部分。包括課題實(shí)施過(guò)程的原始材料(實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)處理、組織培訓(xùn)記錄、召開(kāi)會(huì)議記錄、課題研究實(shí)錄等),中期研究成果(階段總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)證書(shū)等),階段檢查記錄等。

  3、后期檔案:包括課題研究總結(jié)、申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)題報(bào)告、最終科研成果、課題驗(yàn)收鑒定書(shū),成果應(yīng)用等。

  (二)、教學(xué)成果檔案:論文、創(chuàng)新、教具制作

  (三)、試題:試卷檔案

 。ㄋ模、綜合檔案

  包括:

 、鸥骷(jí)教育行政和科研管理部門(mén)印發(fā)的有關(guān)科研工作的文件、法規(guī)、制度;

 、瓶蒲幸(guī)劃、計(jì)劃、科研工作總結(jié);

 、怯嘘P(guān)會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話;

 、瓤蒲行畔①Y料;

 、山處熍嘤(xùn)材料;

  ⑹科研工作檢查記錄;

  ⑺獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)材料等。

  三、科研檔案歸檔:

  1、原則上每學(xué)期進(jìn)行一次科研檔案的收集歸檔。根據(jù)工作性質(zhì),相關(guān)研究人員于期末將本學(xué)期資料交科研辦。

  2、歸檔工作實(shí)行簽字制度。

  3、對(duì)于個(gè)人有關(guān)資料,個(gè)人需要保留原件,應(yīng)將復(fù)印件交檔案室留存。

  4、課題檔案實(shí)行結(jié)題統(tǒng)一上交(或分階段上交)。

  資料室檔案管理制度6

  第一條:為規(guī)范分局稅收征管資料管理,維護(hù)征管檔案的完整和安全,促進(jìn)稅收征管檔案管理的發(fā)展,更好的為稅收征管服務(wù),根據(jù)某地局iso9001質(zhì)量管理體系的有關(guān)規(guī)定,制定本制度。

  第二條:本制度所稱稅收征管資料,是指在征管全過(guò)程中形成的與稅收征管有關(guān)的文件、憑證、報(bào)表、帳冊(cè)、文書(shū)、案卷等不同形式或載體的記錄。

  社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)和其他地方規(guī)費(fèi)的征管資料管理適用本制度。

  第三條:稅收征管資料管理遵循科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡(jiǎn)便實(shí)用、真實(shí)準(zhǔn)確的原則。

  稅收征管資料管理內(nèi)容包括采集(錄入)、整理、移交、歸檔、移送、保管、調(diào)閱等部分。

  第四條:稅收征管資料管理實(shí)行屬地負(fù)責(zé)制,各征管組負(fù)責(zé)征管資料的收集、整理和歸檔等工作,綜合組負(fù)責(zé)征管資料管理工作的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督,并接受上級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督,不斷提高征管資料管理的質(zhì)量和水平。

  第五條:建立征管資料檔案室和專用檔案柜,配備忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、保守機(jī)密、認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理人員。

  第六條;征管資料按基本資料、分戶資料和綜合資料等分類管理,具體為:稅務(wù)登記類、帳簿憑證類、納稅申報(bào)類、稅款征收類、發(fā)票管理類、稅務(wù)檢查類、綜合類、征管質(zhì)量考核類等。

  第七條:各征管組對(duì)征管資料的收集、整理、審核、歸檔一般按以下歸集流程操作:收集資料———整理資料———按年度、類別、保管期限分類———按標(biāo)準(zhǔn)裝訂資料———排列編號(hào)———裝盒編目———移交上柜。

  第八條:綜合組在稅務(wù)檢查中形成的檢查資料,按規(guī)定整理、傳遞和歸檔,并在結(jié)案后10天內(nèi)復(fù)印送交征管組,進(jìn)入戶管檔案。

  第九條:歸檔資料必須是稅收征管各環(huán)節(jié)辦理完畢后的正式資料。資料應(yīng)文字清楚、內(nèi)容完整、手續(xù)齊全。資料格式原則上以上級(jí)局制定的表證單書(shū)式樣及規(guī)格為準(zhǔn)。

  第十條:企業(yè)、從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的事業(yè)單位等的稅收征管資料實(shí)行一戶一檔。戶管檔案內(nèi)容應(yīng)包括從稅務(wù)登記到稅款入庫(kù),整個(gè)征管過(guò)程的全部資料,并按稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、稅務(wù)檢查、財(cái)務(wù)報(bào)表等項(xiàng)目分類順序歸檔。

  個(gè)體工商戶的征管資料一般按街道、地段、行業(yè)等歸檔,實(shí)行十戶一檔。并按稅務(wù)登記、定稅、申報(bào)、征收、停復(fù)業(yè)等項(xiàng)目順序歸檔。

  第十一條:分戶檔案中的稅務(wù)登記類資料歸入當(dāng)年度檔案。

  第十二條:征管資料歸檔時(shí),應(yīng)按稅收征管環(huán)節(jié)、時(shí)間順序依次排列。同類資料應(yīng)排放在一起,以便查閱和調(diào)用。

  永久、長(zhǎng)期保管的資料檔案必須去掉金屬物。

  歸檔資料應(yīng)依據(jù)分類和資料編號(hào)編制資料目錄。目錄的標(biāo)題應(yīng)按所歸檔的征管資料的分類填寫(xiě),并按資料的.排列順序編寫(xiě)頁(yè)碼。

  歸檔資料目錄應(yīng)置于歸檔資料之首。

  第十三條:建立健全征管資料的傳遞、登記、保管、借閱等項(xiàng)管理制度,并對(duì)資料的歸集、保管、借用等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

  往年資料必須由檔案室保存,當(dāng)年資料由各征管組分別歸集,集中到專柜保管。

  第十四條:征管資料檔案的保管必須做到“三專”、“六防”,即:專人、專柜、專室,并有防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防高溫等措施。

  第十五條:征管資料調(diào)閱、復(fù)制、移送應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定,履行必要的手續(xù),依法為納稅人的情況保密。

  資料室檔案管理制度7

  第一條、項(xiàng)目檔案的整理

  全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織,其內(nèi)容包括:

  1、根據(jù)專業(yè)主管部門(mén)的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則以及項(xiàng)目的實(shí)際情況,設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的'項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系。小型項(xiàng)目直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)分類,下設(shè)屬類。

  2、依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號(hào);生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號(hào)的,建設(shè)單位(并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及建立單位)可用鉛筆臨時(shí)填寫(xiě)檔案號(hào)。

  3、對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目,并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情況說(shuō)明。

  4、負(fù)責(zé)貫徹實(shí)行國(guó)家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

  第二條、項(xiàng)目檔案的移交

  1、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后,建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求,在項(xiàng)目正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi),向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機(jī)組的項(xiàng)目,應(yīng)在每期或每機(jī)組正是通過(guò)竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。

  2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù),明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等,并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù):建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。

  3、竣工驗(yàn)收以后,在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目。建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。

  資料室檔案管理制度8

  1、目的

  為了加強(qiáng)公司的檔案管理和保密工作,更好地為公司的生產(chǎn)(工作)服務(wù)。

  2、適用范圍

  適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內(nèi)外各種資料、檔案管理。

  3、職責(zé)

  3.1行政部為公司檔案管理的牽頭部門(mén)。

  3.2除設(shè)備、財(cái)務(wù)等專門(mén)檔案由各相關(guān)部門(mén)管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。

  4、工作程序

  4.1凡是能反映公司主要職能活動(dòng),具有考查利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。

  4.1.1建廠時(shí)原始設(shè)計(jì)資料,各種招投標(biāo)文件,各種普查、調(diào)查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。

  4.1.2各部門(mén)如生產(chǎn)、行政、設(shè)施維修、合同、技術(shù)、保衛(wèi)、設(shè)備、固定資產(chǎn)等管理中形成的各類原始材料。

  4.1.3部門(mén)制定的各類規(guī)章制度、總結(jié)、報(bào)告及需要?dú)w檔的其它文件。

  4.1.4會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、情況匯報(bào),以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議。

  4.2檔案的收集、鑒定與整理

  4.2.1檔案管理部門(mén)除了通過(guò)正常渠道外,應(yīng)經(jīng)常向有關(guān)部門(mén)和個(gè)人收集文件資料。有關(guān)部門(mén)和個(gè)人應(yīng)主動(dòng)配合,定期檢查應(yīng)存檔資料,主動(dòng)向管理部門(mén)資料室移交,在外開(kāi)會(huì)等帶回的文件資料,應(yīng)及時(shí)向行政部作收文登記,個(gè)人確需的,經(jīng)批準(zhǔn)可以復(fù)印留用。

  4.2.2檔案管理部門(mén)在收到有關(guān)歸檔資料后,應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容,對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門(mén)應(yīng)完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無(wú)歸檔和存查價(jià)值的文件資料,經(jīng)過(guò)技術(shù)人員鑒定和副總經(jīng)理批準(zhǔn)后可以定期銷毀。凡應(yīng)存檔文件,應(yīng)按內(nèi)容進(jìn)行分類、組卷、裝訂、編號(hào)上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。

  4.3檔案管理人員要求

  檔案管理是一項(xiàng)保密性較強(qiáng)的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應(yīng)熱愛(ài)檔案事業(yè),不務(wù)名利,遵紀(jì)守法、嚴(yán)守秘密;工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍。業(yè)務(wù)上應(yīng)努力學(xué)習(xí),具有一定深度和廣度知識(shí)面,掌握一定的檔案管理專門(mén)業(yè)務(wù)知識(shí),熟悉公司所管檔案的特定業(yè)務(wù)的基本特點(diǎn)和規(guī)律,能夠處理檔案管理中存在的問(wèn)題,不斷提高自己的工作水平。

  4.4檔案管理員崗位職責(zé)

  4.4.1努力學(xué)習(xí)、宣傳和執(zhí)行《檔案法》,遵守廠的各項(xiàng)規(guī)章制度,做好本職工作。

  4.4.2認(rèn)真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時(shí)完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質(zhì)量符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求。

  4.4.3耐心細(xì)致地做好其它檔案人員的`檔案立卷指導(dǎo)檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。

  發(fā)揮主觀能動(dòng)性,開(kāi)展檔案編研工作,提高自己的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平。

  4.4.4檔案人員必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國(guó)家及本單位涉密工作的安全。

  加強(qiáng)對(duì)檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、經(jīng)濟(jì)數(shù)字、人事材料等檔案,不得向外泄密。

  4.4.5嚴(yán)禁非檔案室人員進(jìn)入檔案室。本室人員進(jìn)出時(shí)必須關(guān)鎖好文柜、門(mén)窗,檢查安全防盜設(shè)施,以防意外。

  4.4.6嚴(yán)禁將檔案機(jī)密材料帶入公共娛樂(lè)場(chǎng)所、探親訪友;嚴(yán)禁丟失或泄密。如發(fā)生失泄密事件,應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。

  4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節(jié)給予批評(píng)教育或追究相應(yīng)責(zé)任。

  4.5檔案查閱制度

  4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),在指定的閱覽室和規(guī)定的范圍查閱。本單位員工查閱或復(fù)印按《檔案查閱制度》辦理。

  4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關(guān)的檔案。

  4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門(mén)范圍檔案和重要檔案時(shí),須報(bào)副總經(jīng)理同意后才能查閱。

  4.5.4查閱檔案時(shí),須填寫(xiě)登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復(fù)印,必須經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  4.5.5查閱者必須保護(hù)檔案原貌,不得進(jìn)行任何勾劃、涂改、拆損,對(duì)確需拆卷的檔案,必須副總經(jīng)理批準(zhǔn),由檔案人員辦理。

  4.5.6嚴(yán)守檔案秘密,不得將檔案內(nèi)容傳與他人,否則發(fā)生后果者,根據(jù)情節(jié)給予處理。

  4.6檔案保管制度

  4.6.1檔案室是本廠機(jī)要重地,非本室管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

  4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時(shí)入庫(kù)(柜)并作移交登記。

  4.6.3庫(kù)房應(yīng)安裝調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備,保持室內(nèi)溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。

  4.6.4庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)有防盜、防塵設(shè)施,并防止老鼠入侵,并設(shè)置窗簾、窗板等遮陽(yáng)措施。

  4.6.5檔案柜、架應(yīng)按規(guī)定整齊排列,并與墻壁保持適當(dāng)距離。

  4.6.6對(duì)所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無(wú)缺。

  4.7檔案室防火安全制度

  4.7.1人事檔案、文書(shū)檔案室、技術(shù)資料室、財(cái)務(wù)檔案室都是重點(diǎn)防火部位。

  4.7.2檔案室必須經(jīng)常保持清潔,室內(nèi)不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。

  4.7.3檔案室不準(zhǔn)吸煙、動(dòng)火、不準(zhǔn)使用電爐,照明燈不得超過(guò)60瓦,下班或人不在時(shí)作到人走電斷、燈滅。

  4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時(shí)不得吸煙。

  4.7.5閑散無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

  4.7.6檔案室應(yīng)配備必要的消防器材。

  資料室檔案管理制度9

  第一條、項(xiàng)目文件的整理

  1、建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進(jìn)行整理。

  2、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理

  3、勘查、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件,應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。

  4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè),階段整理;檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

  5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;現(xiàn)場(chǎng)使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件,工程事故處理文件由施工單位整理。

  第二條、項(xiàng)目文件的組卷

  1、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系;分類科學(xué),組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備,符合檔案管理要求。

  2、項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷:項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷;管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。

  3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長(zhǎng)。

  第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列

  1、管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。

  2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)試驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。

  3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。

  4、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。

  5、卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。

  第四條、卷內(nèi)編目,裝訂必須符合規(guī)定要求,詳見(jiàn)綜合科檔案管理制度

  第五條、聲像材料整理

  聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說(shuō)明。對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

  第六條、項(xiàng)目文件的歸檔

  1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后,將經(jīng)整理,編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求,向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

  2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn),歸檔可按階段分期進(jìn)行,也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過(guò)竣工驗(yàn)收后于竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。

  3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的'全過(guò)程;真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工的實(shí)際情況,圖物相符,技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項(xiàng)目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

  4、勘查、設(shè)計(jì)、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件,應(yīng)按國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨(dú)立卷歸檔。

  5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

  第七條、項(xiàng)目文件的歸檔審查施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集

  編制和整理后,應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門(mén)、監(jiān)理部門(mén)對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審,經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。

  第八條、項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間

  1、除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外,各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。即:在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

  2、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱設(shè)備驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔(任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級(jí)檔案室移交)。

  3、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

  4、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔(一周內(nèi))。

  5、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:

  5.1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;

  5.2、礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料;

  5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料;

  5.4、其他臨時(shí)活動(dòng)形成的文件材料。

  資料室檔案管理制度10

  檔案資料管理是學(xué)校常規(guī)管理的一個(gè)重要組成部分。它既是學(xué)校管理和教育、教學(xué)、財(cái)務(wù)工作的歷史紀(jì)錄,又是全校教職工工作成績(jī)的客觀見(jiàn)證,是學(xué)校常規(guī)管理的重要基礎(chǔ)工程。為此,制訂制度如下:

  1、成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由一名校長(zhǎng)分管、校長(zhǎng)辦公室主任具體負(fù)責(zé),教導(dǎo)處、總務(wù)處、教研組有關(guān)人員協(xié)助工作。

  2、健全文書(shū)檔案,堅(jiān)持專人收拆,及時(shí)登記、簽批、承辦,保證文件資料齊全完整,及時(shí)辦理。

  3、學(xué)校行政人秘檔案包括行政會(huì)議記錄,文書(shū)檔案、人事檔案各種計(jì)劃與安排,各種會(huì)議學(xué)習(xí)記錄。群團(tuán)教代會(huì)材料等分別由職能部門(mén)收集,交行政和校長(zhǎng)辦公室整理,交檔案資料員,由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

  4、學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會(huì)議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛(wèi)生檔案等由教導(dǎo)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  5、學(xué)?倓(wù)處檔案包括總務(wù)處會(huì)議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由事務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理,交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  6、學(xué)校的常規(guī)管理資料和財(cái)會(huì)檔案注重平時(shí)收集,一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門(mén)交檔案資料室,由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。

  7、積極做好檔案資料的'“四平時(shí)”(收集、整理、鑒定、立卷)工作,按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

  8、檔案資料室堅(jiān)持做到“五防”:防火、防潮、防蟲(chóng)、防光、防盜,確保檔案安全。

  9、積極提供利用,嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù),外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意,并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出,不得涂改、抽換和拆散,不得損壞。

  10、按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)格注意保密,不得泄密。

  11、按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定,努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。

  資料室檔案管理制度11

  檔案資料是各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄,是各項(xiàng)職能的具體反映,公路工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料是公路工程建設(shè)監(jiān)理的職能和工作內(nèi)容;是制止公路工程建設(shè)行為的隨意性和盲目性;保證建設(shè)行為符合國(guó)家法律、法規(guī)和有關(guān)政策;保證施工程序、質(zhì)量按規(guī)范的要求實(shí)施,進(jìn)度、造價(jià)按計(jì)劃、合同實(shí)行。

  1、對(duì)施工單位日常施工資料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行檢查。

  2、對(duì)表格填寫(xiě)中的問(wèn)題給予解答。如表格中有產(chǎn)生歧義及疑問(wèn)的地方,應(yīng)及時(shí)向業(yè)主或總監(jiān)理工程師辦公室請(qǐng)示,并將答復(fù)及時(shí)反饋施工單位。

  3、完成監(jiān)理獨(dú)立抽檢資料和獨(dú)立評(píng)定資料以及對(duì)所轄合同段的檔案資料進(jìn)行檢查、督導(dǎo)、匯總和移交。

  4、為實(shí)現(xiàn)公路工程竣工資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理目標(biāo),駐地監(jiān)理辦在工程監(jiān)理過(guò)程中必須使用建設(shè)單位統(tǒng)一印制的抽檢檢查表格及指令性表格。

  5、從建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工之日起,駐地監(jiān)理辦安排專人收集、分類整理存檔的'文件、重要會(huì)議記錄、變更設(shè)計(jì)文件、綜合管理類的往來(lái)文件、獨(dú)立籌建資料及工程監(jiān)理過(guò)程中采集的照片、底片、音像、圖片、磁盤(pán)、光盤(pán)等非紙張載體資料,力求做到資料整理與施工進(jìn)度同步。在對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的形成、積累的資料分階段進(jìn)行整理、歸檔和保管工作中,屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案資料,駐地監(jiān)理辦應(yīng)按時(shí)整理,工程竣工后移交建設(shè)單位。移交前綜合管理類文件、、重要會(huì)議記錄、變更設(shè)計(jì)文件及非紙張載體資料按年度、按合同段、按問(wèn)題、按保管期限進(jìn)行整理;獨(dú)立抽檢資料按合同段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項(xiàng)工程以方向進(jìn)行整理。

  6、駐地監(jiān)理辦設(shè)一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作,并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu),配備檔案資料管理人員,制定管理制度,統(tǒng)一管理本建設(shè)項(xiàng)目在監(jiān)理過(guò)程中形成的檔案資料,并配備必要的檔案設(shè)備。

  7、駐地監(jiān)理辦必須做好檔案資料的管理工作,對(duì)管理處、總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理辦、承包人、地方政府、設(shè)計(jì)單位之間的有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用及其它的一切往來(lái)函件和報(bào)表均應(yīng)分類編號(hào)歸檔保存。

  資料室檔案管理制度12

  1.總則

  1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求,特制定本制度。

  1.2基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

  1.3基本建設(shè)工程檔案資料是國(guó)家、企業(yè)的寶貴財(cái)富,是勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

  2工程檔案管理制度

  2.1檔案資料管理

  2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料,對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

  2.1.2工程建設(shè)中,各種技術(shù)資料交由行政部統(tǒng)一管理發(fā)放,各有關(guān)部門(mén)和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

  2.1.3設(shè)備到貨后,由技術(shù)部匯同有關(guān)部門(mén)開(kāi)箱驗(yàn)收后,設(shè)備資料(歸檔的發(fā)給施工單位的)統(tǒng)交行政部統(tǒng)一管理,造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由技術(shù)部對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn),各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由技術(shù)部對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

  2.1.4購(gòu)置技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)由行政部門(mén)統(tǒng)一申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理,或委托有關(guān)部門(mén)自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證,一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

  2.2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

  2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本(即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名,有單位蓋章欄目的`還必須加蓋單位公章歸檔,簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔)。

  2.2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、設(shè)計(jì)修改通知單(含工程聯(lián)系單)等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)并原件(如表式為復(fù)印件,數(shù)據(jù)雖用合格材料書(shū)寫(xiě)也不能作為原件;驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全,不能以蓋章或打印件代替簽名)歸檔。

  2.2.3調(diào)試措施,方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件,不能用復(fù)印件或普通色帶打印件,以保證字跡的耐久性。

  2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件(不能用復(fù)印件)歸檔。

  2.2.5書(shū)寫(xiě)規(guī)定

  A)書(shū)寫(xiě)字跡工整,圖樣清晰。

  B)書(shū)寫(xiě)墨水應(yīng)為碳素墨水,嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書(shū)寫(xiě)。

  C)文件書(shū)寫(xiě)格式應(yīng)用橫行排列,文件段落,章節(jié)編排,按有關(guān)文件編寫(xiě)要求;漢字簡(jiǎn)化應(yīng)符合國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。

  3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定

  為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理,理順傳遞關(guān)系,并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用,特制定本制度。

  3.1工程文件接收

  3.1.1各單位提供給技術(shù)部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由行政部統(tǒng)一接收;上級(jí)黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由行政部統(tǒng)一接收。

  3.1.2技術(shù)部其它部門(mén)或個(gè)人從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件,一律交行政部。

  3.1.3設(shè)備文件,技術(shù)部匯同有關(guān)部門(mén)對(duì)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收后,及時(shí)將設(shè)備資料立卷歸檔;設(shè)備文件資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。

  3.1.4技術(shù)部對(duì)接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

  3.1.5登記完畢的工程文件,應(yīng)及時(shí)予以處理,在保證歸檔份數(shù)后,應(yīng)按技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)審定的`工程文件及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門(mén)。

  3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。

  3.2工程文件資料發(fā)放

  3.2.1分發(fā)外單位和部門(mén)的工程文件資料由行政部統(tǒng)一辦理。

  3.2.2呈送上級(jí)單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。

  3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象,圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單,并書(shū)面通知行政部;行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料。

  4行政部門(mén)檔案管理職責(zé)

  參建單位(總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、承辦單位)應(yīng)按各自的職責(zé),將負(fù)責(zé)承建、承辦的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理,按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目實(shí)行總承包的,由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。

  由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的,由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項(xiàng)目的全部文件。

  設(shè)計(jì)單位:負(fù)責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、積累、整理。

  監(jiān)理單位:負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。試運(yùn)行單位:負(fù)責(zé)收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍

  負(fù)責(zé)提交施工,安裝全部技術(shù)記錄(含隱蔽工程的各種資料)。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及驗(yàn)收簽證書(shū)。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案、措施。

  負(fù)責(zé)提交全部機(jī)組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍。

  負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報(bào)告等。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過(guò)程中設(shè)備缺陷處理記錄。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過(guò)程中變更設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設(shè)計(jì)單位歸檔范圍

  負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目(工程)各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計(jì)修改通知單。

  負(fù)責(zé)按時(shí)提交全套完整的竣工圖(一式八份)。并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)總結(jié)。

  負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)(質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站)監(jiān)理部門(mén)歸檔范圍

  負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)的歸檔案卷實(shí)施審查,對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對(duì)不符合歸檔要求檔案的處理:

  對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,行政部有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

  本公司全部文書(shū)、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密,又能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者,須辦理下列手續(xù):

  5檔案、資料借閱制度

  5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫(xiě)借閱登記即可(注明:用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間)。歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。

  5.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料,須填寫(xiě)借閱單,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意即可。

  5.3絕密文書(shū)、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影,如確因工作需要,應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途,先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意,主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。

  5.4外單位人員借閱檔案、資料者,憑單位介紹信,信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途,屬機(jī)密、絕密檔案或資料,應(yīng)主管副總同意,總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。

  5.5借閱的檔案材料要妥善保存,不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等。借閱人必須妥善保管,防止丟失和泄密。未經(jīng)同意,不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借,不能見(jiàn)檔案內(nèi)容公開(kāi)出去。如遇丟失,要及時(shí)寫(xiě)出丟失報(bào)告,在沒(méi)有做出處理前停止借閱。

  5.6借閱時(shí)間在兩周以內(nèi),如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊情況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準(zhǔn),但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長(zhǎng)期借閱檔案不歸還,又不說(shuō)明原因,不辦理續(xù)借手續(xù)的,行政人員要通知借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還,否則對(duì)其整個(gè)部門(mén)暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。

  5.7凡借有檔案、資料者,在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者,必須將檔案或資料退回行政部,否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)行政部如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回行政部。

  資料室檔案管理制度13

  一、各單位定期對(duì)安全監(jiān)管責(zé)任范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)隱患進(jìn)行排查,對(duì)發(fā)現(xiàn)的重大事故隱患及重大危險(xiǎn)源,應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)通過(guò)局安辦向區(qū)安監(jiān)局報(bào)告。

  二、各單位對(duì)排查出的各類安全事故隱患,要及時(shí)研究整改措施,落實(shí)整改責(zé)任,消除安全事故隱患,把事故消滅在萌芽狀態(tài)。重大安全隱患、重大危險(xiǎn)源排除前或排除過(guò)程中,無(wú)法保證安全的,應(yīng)責(zé)令暫時(shí)停產(chǎn)、停業(yè)或者停止使用。

  三、存在重大事故隱患、重大危險(xiǎn)源的單位應(yīng)落實(shí)治理目標(biāo)任務(wù)、治理機(jī)構(gòu)人員、治理完成時(shí)限、安全措施應(yīng)急預(yù)案和整治資金(即“五落實(shí)”)。

  四、各單位對(duì)安全監(jiān)督責(zé)任范圍內(nèi)的.重大事故隱患和重大危險(xiǎn)源承擔(dān)監(jiān)管責(zé)任,應(yīng)設(shè)立重大事故隱患監(jiān)督管理領(lǐng)導(dǎo)小組或重大危險(xiǎn)源監(jiān)督管理領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)其實(shí)施監(jiān)督管理。

  五、重大事故隱患整改資金由隱患單位籌集,必要時(shí)報(bào)請(qǐng)主管部門(mén)支持。

  六、重大事故隱患整改結(jié)束后,隱患單位及監(jiān)管單位要書(shū)面報(bào)請(qǐng)區(qū)安監(jiān)局審查驗(yàn)收。

  局安辦建立安全生產(chǎn)監(jiān)管臺(tái)賬,包括安全隱患排查臺(tái)賬、隱患治理臺(tái)賬、重大隱患消號(hào)臺(tái)賬;將各級(jí)安全生產(chǎn)文件、資料分類建檔保存,包括上級(jí)下發(fā)的安全生產(chǎn)重要文件、下發(fā)的安全生產(chǎn)文件、領(lǐng)導(dǎo)講話材料、安全培訓(xùn)資料、圖片及音像資料。

  局機(jī)關(guān)各行政事業(yè)單位建立相應(yīng)安全生產(chǎn)監(jiān)管臺(tái)賬,包括安全隱患排查臺(tái)賬、隱患治理臺(tái)賬、重大隱患消號(hào)臺(tái)賬,并將相關(guān)資料抄送局安辦存檔備案。

  年終將全年所有安全生產(chǎn)的文件、資料、表冊(cè)、總結(jié)、臺(tái)帳分類,按檔案整理的要求裝訂成冊(cè)。

  資料室檔案管理制度14

  一、目的

  為做好特種設(shè)備檔案資料管理工作,明確公司特種設(shè)備檔案資料管理工作要求,特制定本制度。

  二、適用范圍

  本制度適用于公司特種設(shè)備檔案資料管理工作。

  三、規(guī)定內(nèi)容

  1、特種設(shè)備檔案資料主要包括以下內(nèi)容:

  1.1特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;

  1.2特種設(shè)備使用登記證和檢驗(yàn)報(bào)告書(shū);

  1.3特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄;

  1.4特種設(shè)備的日常運(yùn)行狀況記錄;

  1.5特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;

  1.6特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄;

  2、特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸口管理本單位所有特種設(shè)備檔案資料,應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)特種設(shè)備檔案資料的保管工作。

  3、特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的.檔案室或檔案柜用于保存特種設(shè)備檔案資料,保存期限原則上為3年,重要的見(jiàn)證資料應(yīng)永久保存。

  4、根據(jù)需要本單位可另外專門(mén)設(shè)立特種設(shè)備檔案資料管理機(jī)構(gòu)。

  資料室檔案管理制度15

  1、學(xué)校成立專門(mén)的.檔案資料室,專人負(fù)責(zé)管理各類檔案。

  2、凡家長(zhǎng)學(xué)校所開(kāi)展的所有活動(dòng),都必須有資料積累,并及時(shí)把資料歸并成冊(cè),分類裝訂。

  3、教師在家長(zhǎng)學(xué)校活動(dòng)中的教案、隨筆、個(gè)案分析等都分門(mén)別類裝訂成冊(cè),交送資料統(tǒng)一保管。

  4、家長(zhǎng)會(huì)簽到單、學(xué)員名冊(cè)、優(yōu)秀學(xué)員名冊(cè)等按學(xué)期分類裝訂,送資料定保管。

  5、資料室工作人員應(yīng)盡心盡職,做到資料裝訂分門(mén)別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。

  6、加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資料室的管理,不間斷地進(jìn)行檢查,及時(shí)提出完善意見(jiàn)。

  資料室檔案管理制度16

  為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理,保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量,特制訂以下管理制度。

  (一)檔案安全保密制度

  1、檔案管理人員必須遵守保密守則,要嚴(yán)守秘密,嚴(yán)防泄密、失密。

  2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù),借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。

  3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念,經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開(kāi)檔案室時(shí),必須鎖好文件資料柜,關(guān)好門(mén)窗。

  4、銷毀檔案要登記造冊(cè),經(jīng)分管副局長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行,銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人,并履行簽字手續(xù)。

  5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,以防火災(zāi)。

  (二)檔案保管制度

  1、檔案室屬機(jī)要重地,外人不得隨便進(jìn)入。

  2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔,檔案分類排放、排列整齊。

  3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作,室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。

  4、檔案管理人員要熟悉庫(kù)藏情況,對(duì)庫(kù)藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì),做到帳物相符。

  5、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房,更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。

  (三)檔案利用制度

  1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況,完善檔案檢索工具,及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)。

  2、市水利局本單位工作人員因工作需要,可查閱本部門(mén)形成的檔案。查(借)閱局會(huì)議記錄,必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料,須經(jīng)局黨總支書(shū)記或局機(jī)關(guān)支部書(shū)記批準(zhǔn)后方可查閱。

  3、查閱檔案須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》,未履行登記手續(xù),檔案管理員可拒絕查閱。

  4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案,必須持有單位介紹信,并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

  5、查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容,不得吸煙。

  6、歸還檔案時(shí),檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的'完好狀況,及時(shí)記載檔案的利用情況。

  (四)立卷歸檔制度

  1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作,所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書(shū)材料,均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無(wú)權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。

  2、歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì)計(jì)檔案一般在會(huì)計(jì)年度終了一年后移交給財(cái)務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室,集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份,每年12月提供局檔案室存檔。

  3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,分類整理立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要,目錄頁(yè)號(hào)編制準(zhǔn)確,便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料,歸檔應(yīng)為原件,且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。

  4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單,歸檔時(shí),必須履行交接手續(xù),交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字,以備查考。

  資料室檔案管理制度17

  一、司法所檔案管理工作由指定人員負(fù)責(zé),包括接收、收集、整理、保管。

  二、各類檔案的組卷要準(zhǔn)確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫(xiě)完整準(zhǔn)確、字跡清晰美觀,裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。

  三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號(hào)方案。案卷的'排列、編號(hào)符合規(guī)定要求。

  四、文件的整理。鑒別沒(méi)有存檔利用價(jià)值的公文,可報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可定期清退和銷毀。對(duì)縣(區(qū)、市)司法局的文件、簡(jiǎn)報(bào)等資料,要做好歸檔工作,無(wú)須存檔要統(tǒng)一銷毀。

  五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊,做到不同規(guī)格分類排列。

  六、庫(kù)房管理。庫(kù)房保持清潔衛(wèi)生,落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。

  七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律,嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密

  資料室檔案管理制度18

  1.0主要內(nèi)容及適用范圍

  規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容?蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。

  2.0檔案的管理機(jī)構(gòu)

  2.1文書(shū)結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

  2.2各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

  2.3檔案室主要職責(zé):

  2.3.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

  2.3.2對(duì)企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;

  2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;

  2.3.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;

  2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

  3.0檔案的種類

  3.1法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

  3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

  3.3計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

  3.4總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

  3.5批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

  3.6憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報(bào)的、在日;顒(dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。

  3.7證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。

  3.8匯報(bào)性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書(shū)資料。

  3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

  3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

  3.11題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。

  3.12技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

  4.0檔案管理的基本程序

  包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對(duì)獨(dú)立,但又相互制約。

  5.0檔案的收集。

  就是把分散的,以及散失到其他部門(mén)的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的`有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

  5.1立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。

  5.2立卷歸檔的時(shí)間

  5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。

  5.2.2對(duì)于某些專門(mén)文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

  5.3立卷歸檔的要求

  5.3.1各部門(mén)兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。

  5.3.2移交檔案要填寫(xiě)移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

  5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

  5.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),裝訂整齊、牢固,無(wú)論何金屬物,填寫(xiě)備考表,注明保管期限。

  5.3.5填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

  5.3.6立卷應(yīng)以本部門(mén)形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

  5.3.7立卷應(yīng)以部門(mén)為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

  5.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

  5.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

  5.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問(wèn)題,做到查找方便。

  5.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無(wú)損。

  5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

  6.0檔案的借閱

  6.1檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

  6.2各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

  6.3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

  6.4對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無(wú)誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。

  6.5必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

  6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

  6.7借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

  7.0檔案保密要求

  7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。

  7.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

  7.3有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  7.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  7.5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

  7.6外來(lái)參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。

  7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

  7.8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

  8.0超期檔案的銷毀

  8.1對(duì)超過(guò)保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

  8.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

  8.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

  9.0檔案的保管

  檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

  資料室檔案管理制度19

  一、目的

  為了確保公司檔案的完整及安全,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用,特制定本管理制度。

  二、適用范圍

  適用于公司檔案資料的管理。

  三、管理職能

  (一)公司辦公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作,設(shè)置專門(mén)的檔案室,負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補(bǔ)充、開(kāi)發(fā)、利用、銷毀等各項(xiàng)工作。

 。ǘn案管理員負(fù)責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作,具體職責(zé)如下:

  1、接收各部門(mén)上交的存檔資料,做好收件登記;

  2、定期清理,主動(dòng)按時(shí)收回各部門(mén)使用完畢的應(yīng)存檔資料,補(bǔ)齊缺失的檔案資料;

  3、對(duì)收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷,分類規(guī)范存放;

  4、妥善保管檔案資料,做好防損、防盜、防潮、防蟲(chóng)等保護(hù)工作;

  5、建立檔案檢索索引;

  6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù),并做好登記,保證檔案資料安全無(wú)損;

  7、做好檔案室的日常清理、清潔工作,保持檔案室整潔有序;

  8、建立和維護(hù)電腦檔案管理系統(tǒng),實(shí)行數(shù)字化管理;

  9、遵守保密制度。

 。ㄈ└鞑块T(mén)管理職責(zé)

  1、按本制度規(guī)定保管好本部門(mén)暫時(shí)保存的檔案資料;

  2、及時(shí)將本部門(mén)經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔;

  3、妥善保管本部門(mén)借閱的檔案資料,不得泄露、遺失和損壞。

  四、資料歸檔管理

 。ㄒ唬w檔資料范圍

  1、各級(jí)政府和職能管理部門(mén)下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、認(rèn)定、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、法律文書(shū)、公示信息等資料;

  2、公司對(duì)各級(jí)政府和職能管理部門(mén)上報(bào)的各種申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)、說(shuō)明、申訴、申報(bào)等資料;

  3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書(shū)、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來(lái)資料;

  4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會(huì)議資料、決議、決定、意見(jiàn)、規(guī)劃、計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)、簡(jiǎn)訊等;

  5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書(shū)、經(jīng)濟(jì)或管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)等內(nèi)部管理資料;

  6、公司對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書(shū)等資料;

  7、公司產(chǎn)品立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說(shuō)明、包裝、建設(shè)、評(píng)審、驗(yàn)收等項(xiàng)目資料;

  8、公司各類設(shè)備在設(shè)計(jì)、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過(guò)程中形成的圖紙、記錄以及使用說(shuō)明書(shū)等設(shè)備資料;

  9、公司各類基建工程勘探設(shè)計(jì)資料、圖紙、報(bào)建資料、施工記錄、驗(yàn)收記錄等基建資料;

  10、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中的各類報(bào)表、臺(tái)賬、記錄、報(bào)告單等資料;

  11、各類財(cái)務(wù)憑證、賬薄、報(bào)表、臺(tái)賬、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料;

  12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動(dòng)、任免、考核、考勤、勞動(dòng)合同、薪資等人事檔案;

  13、公司取得的各種證書(shū)、證件、獎(jiǎng)牌;

  14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報(bào)刊、期刊、文獻(xiàn)、圖書(shū)等資料以及參加外部會(huì)議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料;

  15、公司文化、產(chǎn)品對(duì)外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標(biāo)簽、標(biāo)記、說(shuō)明書(shū)等資料;

  16、公司組織開(kāi)展各類活動(dòng)形成的相關(guān)資料;

  17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤(pán)、磁帶、電子存儲(chǔ)設(shè)備等資料;

  18、其他具有保存價(jià)值的資料。

 。ǘw檔資料收集

  1、結(jié)合公司具體情況,財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部管理,超過(guò)十年的可轉(zhuǎn)入檔案室;人事檔案由人事管理部門(mén)管理;

  生產(chǎn)管理類、經(jīng)營(yíng)管理類檔案,在部門(mén)日常工作中產(chǎn)生的報(bào)表、臺(tái)帳、記錄等資料由部門(mén)管理;其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理,各部門(mén)應(yīng)主動(dòng)上交。

  2、凡是以公司名義對(duì)外的文字或圖片資料,需要蓋章的,經(jīng)辦部門(mén)均在公司辦蓋章時(shí)留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時(shí)收集。以部門(mén)名義對(duì)外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門(mén)印章管理人員蓋章時(shí)收集后及時(shí)交檔案室;如資料還須發(fā)出后由對(duì)方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時(shí)說(shuō)明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。

  3、各部門(mén)形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門(mén)負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔;

  4、公司有償取得的資料,在報(bào)賬時(shí)由檔案管理人員在報(bào)賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣,方可報(bào)銷。部門(mén)如需使用,可從檔案室借出或復(fù)印。

  5、公司人員外出參會(huì)帶回的資料,在報(bào)銷差旅費(fèi)前須交檔案室存檔,否則不予報(bào)賬。報(bào)賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。

  6、在檔案資料歸檔期,公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料,由檔案管理人員分別向各部門(mén)兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料,各主管部門(mén)兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。

 。ㄈ┵Y料歸檔要求

  1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準(zhǔn)確,符合形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,便于查找利用。

  2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件,因故無(wú)原件的,可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔,文件資料歸檔后不得更改。

  3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔;具有永久長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件,必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

  4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。

  (四)歸檔時(shí)間

  1、除公司訂閱的報(bào)刊、雜志、圖書(shū)資料和各部門(mén)日常工作中形成的報(bào)表、臺(tái)賬、記錄等按年形成的資料外,其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時(shí)即原件交檔案室存檔。

  2、報(bào)表、臺(tái)賬、記錄等按年形成的文件資料,于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門(mén)代為保管。

  3、報(bào)刊于次月初從各部門(mén)收回歸檔;雜志、圖書(shū)資料于次年二月收回存檔。

  4、工程項(xiàng)目建設(shè)資料在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

  (五)歸檔移交

  1、各部門(mén)的兼職檔案管理人員(部門(mén)核算員)應(yīng)檢查本部門(mén)歸檔文件資料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況,整理完畢并編制移交清冊(cè),由部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門(mén)移交。重要項(xiàng)目的文件資料移交時(shí)應(yīng)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明。

  2、檔案管理部門(mén)接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。

  3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè),并履行簽字手續(xù),移交清冊(cè)各留一份以備查考。

  五、檔案保管

 。ㄒ唬┦占怯

  1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿,收到新歸檔資料時(shí),須逐件分類登記,詳細(xì)記錄資料名稱、交件日期、部門(mén)和交件人,以便追溯。

  2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點(diǎn),將資料名稱和頁(yè)碼添加到案卷盒目錄表,然后將資料名稱和存放地點(diǎn)按類別登記到檢索簿中,同時(shí)將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。

 。ǘn案分類

  1、公司檔案一般按年度收集整理,按如下規(guī)則分類:

  A——股權(quán)類:公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)所有資料,包括公司章程、股東名冊(cè)、董事名冊(cè)、監(jiān)事名冊(cè)、股權(quán)變更資料、會(huì)議資料、決議、文件、記錄等,按屆次立卷。

  B——綜合管理類:

  01——公司內(nèi)部文書(shū)資料,包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、意見(jiàn)、簡(jiǎn)訊,公司制訂的各類規(guī)劃、計(jì)劃、方案、決策、工作總結(jié),公司組織開(kāi)展各類活動(dòng)形成的.相關(guān)文字資料,黨團(tuán)工青婦資料等。按時(shí)間先后順序立卷。

  02——管理制度,包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、責(zé)任書(shū)等;

  按小類立卷。

  03——外聯(lián)資料,包括公司對(duì)各級(jí)政府和職能部門(mén)上報(bào)的各種請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告、匯報(bào)、說(shuō)明、申報(bào)資料等材料,上級(jí)部門(mén)下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、公示信息等,公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來(lái)資料等。按小類立卷。

  04——統(tǒng)計(jì)資料,包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)帳、分析報(bào)告等。按小類立卷。

  05——其他資料,不能歸集到以上類別中的資料,可以暫空,以后有其他類別資料時(shí)添加類別編號(hào)。按時(shí)間先后順序立卷。

  C——經(jīng)營(yíng)類

  01——合同,公司對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時(shí)間先后順序立卷。

  02——客戶資料,包括市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、往來(lái)客戶資料、客戶評(píng)價(jià)、市場(chǎng)糾紛處理等資料。按時(shí)間先后順序立卷。

  03——廣告宣傳資料,公司開(kāi)展各項(xiàng)廣告宣傳推廣活動(dòng)形成的文字資料。按活動(dòng)和時(shí)間先后順序立卷。

  D——生產(chǎn)管理類

  01——安全環(huán)保資料,包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評(píng)價(jià)驗(yàn)收資料、標(biāo)準(zhǔn)化材料、事故認(rèn)定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。

  02——質(zhì)量計(jì)量資料,包括執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢定資料、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量碼單、化驗(yàn)單、臺(tái)帳等。按小類立卷。

  03——設(shè)備管理資料,包括操作規(guī)程、設(shè)備臺(tái)帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計(jì)劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。

  04——生產(chǎn)記錄資料,包括工藝流程,指標(biāo)、操作記錄、開(kāi)停車記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。按產(chǎn)品立卷。

  E——技術(shù)類

  01——項(xiàng)目資料,包括可研報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、研發(fā)報(bào)告、工藝包、實(shí)驗(yàn)記錄、設(shè)計(jì)資料、立項(xiàng)資料、報(bào)建資料、變更資料等。按項(xiàng)目立卷。

  02——基建資料,包括設(shè)計(jì)圖紙、預(yù)決算、施工紀(jì)錄、施工報(bào)告、竣工驗(yàn)收資料、檢驗(yàn)報(bào)告等。按建設(shè)項(xiàng)目立卷。

  03——設(shè)備資料,包括圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說(shuō)明等。按使用部門(mén)和設(shè)備名稱立卷。

  F——人事檔案

  01——個(gè)人檔案,記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況(入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評(píng)、獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)合同及其他情況等)。按個(gè)人立卷。

  02——工資結(jié)算資料,包括工資表和責(zé)任制結(jié)算資料。按月立卷。

  03——考勤考核資料,包括考勤表、考核表。按月立卷。

  04——招聘培訓(xùn)資料,包括人員需求申請(qǐng)、招聘計(jì)劃、招聘簡(jiǎn)章、培訓(xùn)計(jì)劃、記錄、考試試卷、人員花名冊(cè)、人員變動(dòng)報(bào)表等。按小類立卷。

  05——社會(huì)保險(xiǎn)資料,包括參保名冊(cè)、增減申報(bào)表、核定單、繳費(fèi)申請(qǐng)等。

  G——財(cái)務(wù)檔案,包括財(cái)務(wù)憑證、帳簿、報(bào)表、投融資資料等。按財(cái)務(wù)規(guī)范立卷。

  H——證照類,包括公司獲得的各種證件、證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。

  I——影像電子類,包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。

  J——圖書(shū)類,包括公司訂閱和購(gòu)買(mǎi)的各種刊物、雜志、文獻(xiàn)資料、圖書(shū)、工具書(shū)、重要報(bào)刊等。

  2、檔案資料分類后,方便集中裝訂的要建立卷宗,不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實(shí)行數(shù)字化管理,統(tǒng)一按分類規(guī)則編號(hào),編號(hào)規(guī)范如下:

  X-XX-XX-XX卷宗序號(hào)(同一類卷宗超過(guò)一本時(shí)的排序號(hào))小類序號(hào),用01、02、03……代表各小類二級(jí)分類編號(hào),即分類規(guī)定中01、02、03…序號(hào)一級(jí)分類代碼,即分類規(guī)定中A--J 3、無(wú)具體二級(jí)及以下分類規(guī)定的,由檔案室自行分類編號(hào),但必須將分類規(guī)則明確標(biāo)注于檢索簿上,以保持延續(xù)性和一致性。無(wú)須分類的可省略二級(jí)或小類編號(hào)。

  4、卷宗按年裝訂,年號(hào)和編號(hào)應(yīng)標(biāo)注于卷宗存放時(shí)封面可直視處,卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說(shuō)明;

  單體存放的檔案資料應(yīng)用標(biāo)簽將編號(hào)貼在資料表面可直視處,不宜貼標(biāo)簽的(如證照)在反面標(biāo)注。

  5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案;

  按保密要求可分為絕密、機(jī)密、秘密和一般檔案;

  按保管期限可分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。整理時(shí)應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗,卷宗并在卷宗上予以注明。

 。ㄈn案保管

  1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放,整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號(hào)并標(biāo)注存放類別。

  2、整理裝訂時(shí),永久、長(zhǎng)期保管的文件須去除金屬裝訂物,文件裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。

  3、卷宗封面標(biāo)注和編號(hào)書(shū)寫(xiě)應(yīng)規(guī)范,具有耐久性。

  4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號(hào),表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄,以便查找。

  5、檔案室要做好檔案存放的空間布置,做到防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防霉變、防雨淋,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

  6、部門(mén)保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號(hào)保管。

  7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放,以免遺失或泄露。

  六、檔案的借閱和利用

  1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿,逐筆登記檔案借閱記錄,包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準(zhǔn)人、歸還日期。借閱人借閱時(shí)須在登記簿上簽字,如所借資料用于交上級(jí)部門(mén),不能歸還,借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。

  2、借閱檔案資料應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能借閱。批準(zhǔn)權(quán)限如下:普通檔案由借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可,檔案室主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);

  重要檔案由借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管副總簽字認(rèn)可,分管檔案的副總批準(zhǔn),特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn);

  涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)。

  3、借出用于職能部門(mén)辦事的檔案,借出時(shí)間不得超過(guò)3天;

  在公司內(nèi)使用的普通檔案,借出時(shí)間不得超過(guò)1個(gè)月。因故需要繼續(xù)使用,可以續(xù)借,須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者,檔案管理員負(fù)責(zé)催還。

  4、涉密檔案原則上不外借,只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出,當(dāng)天必須歸還。借出人必須嚴(yán)格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規(guī)定。

  5、檔案歸還時(shí)應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時(shí)記錄以備查。

  6、檔案借閱者必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔、嚴(yán)禁涂改;

  注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失;

  損壞者按重新備置費(fèi)用賠償,故意損毀者予以辭退。

  七、檔案的銷毀

  1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

  2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《文件/紀(jì)錄銷毀呈報(bào)表》經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《文件/紀(jì)錄銷毀呈報(bào)表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔,登記表永久保存。

  4、在銷毀公司檔案資料時(shí),由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。

  八、本制度自頒布之日起施行,原《檔案管理制度》同時(shí)廢止。

  資料室檔案管理制度20

  一、目的

  為規(guī)范公司各職能部門(mén)的檔案管理工作,確保檔案保管安全,發(fā)揮檔案價(jià)值,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,結(jié)合公司實(shí)際情況,發(fā)布《公司檔案管理制度》(以下簡(jiǎn)稱“本制度”)。

  二、檔案的定義

 。ㄒ唬n案指公司及下屬項(xiàng)目公司在成立、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理、社會(huì)活動(dòng)中所形成的具有參考、保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、電子文件、光盤(pán)、照片、實(shí)物等各種載體的記錄。

 。ǘ┤粘9ぷ髦行纬傻母黝愡^(guò)程文件屬于資料,不屬于檔案范疇。

  三、管理機(jī)構(gòu)

  公司綜合管理部統(tǒng)籌公司及下屬項(xiàng)目公司檔案管理工作,負(fù)責(zé)公司及下屬項(xiàng)目公司檔案工作的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)幫扶;下設(shè)檔案室,負(fù)責(zé)保管公司及下屬項(xiàng)目公司重要檔案。

  四、工作職責(zé)

  公司綜合管理部設(shè)置檔案管理員,其工作職責(zé)為:

 。ㄒ唬┲贫ê屯晟茩n案管理制度。

 。ǘ╅_(kāi)展檔案管理培訓(xùn),指導(dǎo)和幫扶檔案管理工作。

 。ㄈ┴(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用,負(fù)責(zé)檔案室的日常管理。

 。ㄋ模⿲(duì)所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺(tái)賬并定期備份(至少每?jī)稍乱淮危?/p>

  五、檔案鑒定

  檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。

 。ㄒ唬w檔文件的鑒定,包括歸檔范圍、密級(jí)、保管期限的鑒定。

  1、歸檔范圍。檔案管理員統(tǒng)計(jì)、鑒定檔案產(chǎn)生情況,梳理歸檔范圍,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批確定。

  歸檔范圍載體包括但不限于:

 。1)公司管理文件:如資質(zhì)文件,包括企業(yè)注冊(cè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等;公司、公司形成并下達(dá)的各類正式文件,包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會(huì)議紀(jì)要材料、重要記錄;公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;國(guó)家、地方政府政策文件類。

  (2)項(xiàng)目資料:如開(kāi)發(fā)文件類(前期、配套文件);圖紙類;合同類(包括商品房合同);工程技術(shù)文件類;招標(biāo)文件類;項(xiàng)目企劃、銷售資料類;前期市場(chǎng)調(diào)研、土地分析等資料類;竣工報(bào)建資料類。

 。3)聲像資料及實(shí)物檔案:如反映公司重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料,有紀(jì)念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料;公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、項(xiàng)目樓書(shū)。

  2、密級(jí)鑒定。檔案密級(jí)由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機(jī)密”三級(jí),泄漏會(huì)使公司權(quán)利和利益遭受不同程度的損害,因此,歸檔時(shí)要根據(jù)文件內(nèi)容與類型劃分密級(jí)等級(jí),確保檔案安全。

  普通是公司可對(duì)外發(fā)布的信息,如宣傳資料、榮譽(yù)證照、年度報(bào)告等。

  秘密是公司一般的秘密,一旦泄密會(huì)使公司利益受到較大損害,如重要會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、規(guī)章制度等。

  機(jī)密是公司重要的秘密,泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害,如董事會(huì)決議、項(xiàng)目投資文件、公司規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。

  (二)到期檔案的鑒定。公司及下屬項(xiàng)目公司對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定,確定繼續(xù)保存或進(jìn)行清理、銷毀。

  文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:

  1、永久保存:

 。1)公司章程;

 。2)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;

 。3)財(cái)務(wù)報(bào)表;

  (4)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;

 。5)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證;

 。6)工程設(shè)計(jì)圖;

  (7)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

  2、十年保存:

 。1)預(yù)算、決算書(shū)類;

 。2)會(huì)計(jì)憑證;

 。3)其他核定須保存十年的文書(shū)。

  3、五年保存:

 。1)期滿或解約之合約;

 。2)其他核定須保存五年的文書(shū)。

  4、一年保存:無(wú)長(zhǎng)期保存必要的.。

  5、規(guī)章制度由公司及下屬項(xiàng)目公司綜合管理部永久保存,使用部門(mén)視其有效期予以保存。

  6、公司及下屬項(xiàng)目公司綜合管理部每年年底應(yīng)組織檔案管理員及相關(guān)專業(yè)人員對(duì)檔案資料進(jìn)行整理。對(duì)超過(guò)保存期限的檔案,由檔案管理員填寫(xiě)《檔案過(guò)期處理審批單》(詳見(jiàn)附件),報(bào)本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)第一負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理/董事會(huì)批準(zhǔn)。

  7、決定銷毀的檔案資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)填寫(xiě)《檔案銷毀清冊(cè)》(詳見(jiàn)附件),銷毀檔案時(shí)至少有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人復(fù)核待銷毀檔案,銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認(rèn)。

  8、檔案銷毀后,鑒定、銷毀過(guò)程中形成的《檔案銷毀清冊(cè)》及目錄應(yīng)立卷歸檔、永久保存。

  9、需繼續(xù)保存的過(guò)期檔案,應(yīng)明確繼續(xù)保存的時(shí)間期限,并由檔案管理員在檔案卷內(nèi)目錄、匯總表上注明。

  六、檔案收集

 。ㄒ唬┦占秶。按照歸檔范圍進(jìn)行收集。

  (二)收集方式。公司及下屬項(xiàng)目公司均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)整理本部門(mén)的文件資料,并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫(xiě)《檔案移交清單》(詳見(jiàn)附件),隨同已整理的檔案(含紙質(zhì)檔、電子檔、實(shí)物)一并移交檔案室,檔案管理員接收檔案并簽字確認(rèn),《檔案移交清單》雙方各留一份。

 。ㄈw檔文件要求。

  1、歸檔的文件為原件(無(wú)原件的歸檔需為具有憑證作用的復(fù)制件)。

  2、非紙質(zhì)文件配文字說(shuō)明一并歸檔。

  3、圖紙類歸檔前要驗(yàn)證審批流程所需印章齊全才能歸檔。

  4、檔案的制成材料利于長(zhǎng)久保存。書(shū)寫(xiě)材料:要使用耐久性強(qiáng)的碳素型黑色或藍(lán)色簽字筆、鋼筆,不得使用鉛筆、圓珠筆。

  5、聲像檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機(jī)、攝相機(jī)等拍攝,要影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等,不能使用手機(jī)拍攝。

  (四)公司及下屬項(xiàng)目公司收集以下檔案后,須提交電子檔(含目錄)至檔案管理員處,以便備份存檔。

  1、公司成立、注冊(cè)、變更文件。含公司成立的請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、工商證照及變更文件。

  2、公司合并、收購(gòu)文件。含請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄;股權(quán)轉(zhuǎn)讓、收購(gòu)的協(xié)議、合同;工商證照及變更文件等。

  3、與合作方的相關(guān)文件。

 。1)合作意向書(shū)、框架協(xié)議、合作協(xié)議、合同、重要談判記錄等。

 。2)融資擔(dān)保文件:融資公告、報(bào)表、擔(dān)保、抵押等相關(guān)文件,融資合同、協(xié)議等(如發(fā)債、貸款等)。

 。3)盡職調(diào)查資料:

 、俦M職調(diào)查報(bào)告;

  ②業(yè)務(wù)約定書(shū);

 、畚袇f(xié)議書(shū);

 、鼙M職調(diào)查清單及問(wèn)卷;

 、菽繕(biāo)企業(yè)提供的有關(guān)書(shū)面資料(含工商、法務(wù)、財(cái)務(wù)、工程、市場(chǎng)、人力等文件)。

 。4)工程項(xiàng)目檔案。包括土地獲取、項(xiàng)目報(bào)建、勘查設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程管理、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等各階段形成的檔案。

 。5)公司及下屬項(xiàng)目公司所獲榮譽(yù)。

  注:如公司及下屬項(xiàng)目公司發(fā)生撤銷、拆分、合并等情況導(dǎo)致檔案不能安全保管,須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。

  七、檔案管理

 。ㄒ唬n案管理員接收檔案資料后,應(yīng)按照項(xiàng)目分類進(jìn)行保管,按檔案編號(hào)順序規(guī)則存放,做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化,以利于檔案的保管和使用。

 。ǘn案存檔分類主要以公司、項(xiàng)目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜,在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細(xì)表,且在檔案柜上標(biāo)注公司/項(xiàng)目名稱和柜號(hào),并在電腦上做好臺(tái)賬登記(表格/文檔),保證能從目錄匯總或電腦系統(tǒng)中以編號(hào)、關(guān)鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。

 。ㄈn案管理員應(yīng)至少每月一次對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查,切實(shí)做好檔案“八防”(防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲(chóng))工作,確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門(mén)領(lǐng)導(dǎo),并采取補(bǔ)救措施,減少檔案的損失。

 。ㄋ模n案管理必須遵循保密制度,檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管,檔案室非檔案管理員不得入內(nèi),檔案室內(nèi)禁止吸煙和大聲喧嘩。

  八、檔案利用

 。ㄒ唬┕静块T(mén)員工因工作需要,可以借閱與其工作有關(guān)的檔案資料。

 。ǘ┙栝啓n案需填寫(xiě)《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人—綜合管理部—總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批后方可借閱。檔案借閱方式為:借出、復(fù)印、掃描、查詢。

  填寫(xiě)要求:

 。1)《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容,申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)申請(qǐng)人所在的部門(mén),文件標(biāo)題或摘要填寫(xiě)所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件名稱,根據(jù)需要在“是否電子檔”或“是否復(fù)印”選擇是或否,用途填寫(xiě)所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項(xiàng)。

 。2)《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容,申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)經(jīng)辦人所在的部門(mén),主送單位(或合作、上報(bào)單位等)填寫(xiě)外借物品所辦理事項(xiàng)的主要單位,外借物品清單及借用時(shí)間填寫(xiě)所外借的物品,借用時(shí)間必須填寫(xiě)明確(如20xx年x月xx日xx:xx至20xx年x月xx日xx:xx),如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位,涉及金額根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě),用途填寫(xiě)所要外借文件用于辦理的事項(xiàng)。

  (三)檔案管理員對(duì)檔案借閱進(jìn)行登記,填寫(xiě)《檔案借閱登記表》。借閱人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失,否則追究借閱人的責(zé)任,構(gòu)成犯罪的依法追究法律責(zé)任。

  (三)檔案應(yīng)按期歸還,歸還時(shí)檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查,包括檔案的件數(shù)、頁(yè)數(shù),檔案原件完整,無(wú)損壞、無(wú)涂改等,并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。檔案到期仍需繼續(xù)使用的,借閱人需在到期前辦理續(xù)借手續(xù)。

 。ㄋ模┩鈫挝唤栝啓n案,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)檔案保管部門(mén)所在公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

  (五)檔案在使用外借期間,檔案管理員必須保留一份復(fù)印件存檔,以便其他工作人員的查閱。

  九、本制度自簽批之日起執(zhí)行。

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