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辦公室文明禮儀規(guī)范管理制度

時(shí)間:2023-01-10 12:30:46 管理制度 我要投稿
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辦公室文明禮儀規(guī)范管理制度

  在現(xiàn)在社會(huì),人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多,制度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對(duì)社會(huì)公共秩序的維護(hù),有著十分重要的作用。相信很多朋友都對(duì)擬定制度感到非?鄲腊桑旅媸切【幘恼淼霓k公室文明禮儀規(guī)范管理制度,歡迎大家分享。

辦公室文明禮儀規(guī)范管理制度

  第一章總則

  第一條為了規(guī)范公司內(nèi)部管理,樹立公司整體的良好形象,體現(xiàn)員工健康向上的精神風(fēng)貌和優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng),特制定本規(guī)范管理制度。

  第二條本規(guī)范管理制度對(duì)公司各級(jí)各類員工在公司工作期間的儀容、舉止、待客接物以及內(nèi)部溝通和交流等方面作了具體的規(guī)定和說明。

  第三條本規(guī)范管理制度適用于公司各個(gè)部門、各個(gè)職別的全體工作人員。

  第二章辦公室儀容、禮儀規(guī)范

  第一條所有公司員工都應(yīng)保持嚴(yán)肅、認(rèn)真、合作、進(jìn)取的工作態(tài)度和樂觀、友好、自信、向上的精神面貌。

  第二條為體現(xiàn)公司員工的職業(yè)素養(yǎng)和精神風(fēng)范,要求員工每日上班須保持儀表端莊、整潔并佩戴工作牌。,具體要求如下:

 。ㄒ唬┍3诸^發(fā)整潔:男士不提倡蓄長(zhǎng)發(fā),請(qǐng)勿留各種奇怪的發(fā)型;不論何種發(fā)型,必須注意整齊,符合整個(gè)公司的形象和工作氣氛。

  (二)請(qǐng)注意經(jīng)常修剪指甲,不宜過長(zhǎng);女性職員如用指甲油應(yīng)盡量使用淺色。

 。ㄈ┏怯刑厥庠颍绮驼(qǐng)勿飲酒,以免影響工作。

 。ㄋ模┏厥馇闆r外,男士胡須不宜過長(zhǎng),應(yīng)經(jīng)常修剪。

 。ㄎ澹┡栽诠ぷ鲿r(shí)間應(yīng)該保持適當(dāng)而且得體的淡妝,給人以清新健康的感覺;請(qǐng)勿濃妝艷抹,不宜使用香味濃烈的香水。

 。┱(qǐng)勿佩戴過多的或與公司整體工作氣氛不符的夸張的飾品。

  第三條應(yīng)保持舉止大方得體、合乎常規(guī)習(xí)慣與禮儀。

  第四條提倡員工保持優(yōu)雅的姿態(tài)和動(dòng)作,具體建議如下:

 。ㄒ唬┱咀伺c坐姿:在不同場(chǎng)合,要保持合適、得體的姿勢(shì),培養(yǎng)良好的習(xí)慣。

 。ǘ┮娒嬷乱猓汗緝(nèi)早上與同事見面建議互致“早上好”,平時(shí)相遇時(shí)點(diǎn)頭微笑示意。

 。ㄈ┪帐郑号c客人握手時(shí),雙目應(yīng)注視對(duì)方,身姿自然,不卑不亢,握手簡(jiǎn)短有力;應(yīng)由年幼者或職位低者先向職級(jí)高或年紀(jì)長(zhǎng)的握手;異性間如果女士先向男士伸手,男士方可回握,男士不宜先伸手。

  (四)出入房間的禮貌:進(jìn)入房間,要先輕聲敲門,得到允許再進(jìn),進(jìn)門后,如需關(guān)門請(qǐng)輕輕關(guān)上;進(jìn)入房間后,如對(duì)方正在講話,要稍等靜候,請(qǐng)勿中途插話;如有急事要打斷說話,也要看好機(jī)會(huì),最好說一句“對(duì)不起,打斷你們的談話”,之后簡(jiǎn)明扼要地的說一下要說的事。

 。ㄎ澹┻f交物件時(shí),宜注意尊重對(duì)方;如遞文件時(shí),建議將文件正面朝上、文字正對(duì)對(duì)方;遞筆、剪刀等,應(yīng)注意尖的一端朝向自己。

 。┺k公室內(nèi)請(qǐng)勿大聲喧嘩,影響他人,避免在辦公室爭(zhēng)執(zhí)、爭(zhēng)吵;如遇到工作中需要討論的問題,可以單獨(dú)討論(如單獨(dú)在會(huì)議室),發(fā)表不同看法;也可按工作職權(quán),由上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做出決定最終決定。

  (七)經(jīng)過通道、走廊時(shí)要放輕腳步;無論在自己的公司,還是在被訪問的公司,在通道和走廊里遇到同事或客戶時(shí)要禮讓,不能搶行,不要一邊走一邊大聲說話,更不得唱歌或吹口哨等。

  第三章會(huì)議禮儀

  第一條員工參加會(huì)議時(shí),都應(yīng)遵守以下規(guī)定:

 。ㄒ唬﹨⒓訒(huì)議,應(yīng)提早五分種到場(chǎng),不得遲到、早退。

 。ǘ⿻(huì)議期間,手機(jī)應(yīng)關(guān)閉或撥到震動(dòng)檔。

 。ㄈ╅_會(huì)應(yīng)端正坐姿或站姿,認(rèn)真聆聽,不得交頭接耳或無故打斷會(huì)議進(jìn)程,并做好會(huì)議記錄。

 。ㄋ模┲挥挟(dāng)主持人宣布散會(huì)時(shí),與會(huì)員工方可退場(chǎng)。中途有事應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假,不得擅自離開。

  第四章接聽和撥打電話禮儀

  第一條電話交流作為公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外重要的交流方式,也是樹立和體現(xiàn)公司形象和個(gè)人素質(zhì)、精神風(fēng)貌的重要窗口,更能有效提高工作效率。所有公司員工都應(yīng)注意相關(guān)禮儀的培養(yǎng),樹立良好的意識(shí),在與公司的客戶等外部人員接觸的所有環(huán)節(jié)中,努力營造公司規(guī)范、高效、友好、可信的形象。

  第二條在接聽電話時(shí),最好在電話鈴響三聲之內(nèi)接起,以給對(duì)方最為適宜的心理準(zhǔn)備時(shí)間,同時(shí)體現(xiàn)公司高效的辦公效率。

  第三條接聽電話要主動(dòng)報(bào)出自己的公司名稱或部門名稱,在接聽時(shí)請(qǐng)說“您好,木蘭谷”;接聽電話要使用文明用語,語速適中,態(tài)度親切、溫和、耐心,同時(shí)要簡(jiǎn)明扼要,體現(xiàn)公司的工作效率;對(duì)方講述時(shí)要留心聽,并記下要點(diǎn);未聽清時(shí),應(yīng)及時(shí)告訴對(duì)方,請(qǐng)其重復(fù);結(jié)束時(shí)禮貌道別,待對(duì)方切斷電話后,自己再放話筒。

  第四條接聽公司外部人員打給公司其他同事的電話時(shí),同樣要耐心禮貌,可以在說過:“請(qǐng)您稍等”之后以最快速度找到相關(guān)的同事或者將電話轉(zhuǎn)到相關(guān)的部門;當(dāng)同事不在時(shí),應(yīng)禮貌地請(qǐng)對(duì)方稍后再打,并主動(dòng)表示可以幫助對(duì)方轉(zhuǎn)達(dá)緊要的信息。

  第五條幫助同事或領(lǐng)導(dǎo)接聽和記錄重要的業(yè)務(wù)電話等信息時(shí),一定要注意記錄準(zhǔn)確;要禮貌地向?qū)Ψ街貜?fù)及核實(shí)確認(rèn)重要信息,并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)人員。

  第六條當(dāng)接聽到不指名的電話,而自己不能處理時(shí),可坦白告訴對(duì)方,并馬上將電話交給能夠處理的人;在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地告訴接收人。

  第七條所有員工在工作時(shí)間請(qǐng)勿撥打與工作無關(guān)的私人電話;如果確有重要或緊急的私人事情需要處理,注意節(jié)約時(shí)間,長(zhǎng)話短說。

  第八條對(duì)經(jīng)常在工作時(shí)間撥打私人電話或長(zhǎng)時(shí)間閑聊者,公司將對(duì)其處以批評(píng)、警告等處理,并由人事行政部記入其工作績(jī)效考評(píng)檔案;情節(jié)嚴(yán)重者,參照公司相關(guān)規(guī)定,給予處理。

  第九條在對(duì)外撥打工作所需的電話時(shí),請(qǐng)注意使用禮貌用語;不論遇到何種情況,均應(yīng)避免在電話中與對(duì)方發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)或使用過激的語言,宜耐心、冷靜、有修養(yǎng)地解決問題。

  第五章對(duì)外接待、交往禮儀

  第一條要注意工作細(xì)節(jié),從點(diǎn)滴做起,努力樹立個(gè)人良好的職業(yè)形象。

  第二條在約定的接待時(shí)間內(nèi),不缺席、不遲到;確因無法控制的原因而發(fā)生缺席或遲到時(shí),應(yīng)禮貌地向他人做出解釋;客人來訪,須馬上起來,先問候、讓座,再倒水(并注意續(xù)水),然后問明來意,進(jìn)行交談;如是找其他同事,應(yīng)禮貌地引見給該同事;來客多時(shí)應(yīng)依次序進(jìn)行,不能先接待熟悉客人;對(duì)事前已通知來的客人,要表示歡迎。

  第三條在會(huì)客室抽煙時(shí)應(yīng)征詢客人是否介意,如果介意,請(qǐng)勿抽煙。

  第四條交談時(shí)建議最好不要“蹺二郎腿”,客人話未講完時(shí),不要插話,如需插話則應(yīng)征詢客人同意;交談時(shí)要精神充沛,不能無精打采、漫不經(jīng)心。

  第五條交談時(shí)如果有人打進(jìn)來手機(jī),則應(yīng)對(duì)客人說“對(duì)不起”,再接電話;談話時(shí)如有特殊情況需暫時(shí)離開,應(yīng)先說“對(duì)不起”,做出簡(jiǎn)單解釋,并告訴返回時(shí)間。

  第六條接待客人時(shí)應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方;應(yīng)記住常來的客人。

  第七條請(qǐng)注意對(duì)內(nèi)、尤其是對(duì)外交往時(shí)介紹和被介紹的方式和方法:

  (一)無論是何種形式、關(guān)系、目的和方式的介紹,均應(yīng)該對(duì)介紹內(nèi)容負(fù)責(zé)。

  (二)在直接見面介紹的場(chǎng)合下,建議按照一般習(xí)慣先把職位低者介紹給職務(wù)高者。若難以判斷,可把年輕的介紹給年長(zhǎng)的。在自己公司和其他公司的關(guān)系上,可先把本公司的人介紹給其他公司的人。

  (三)把一個(gè)人介紹給很多人時(shí),按一般習(xí)慣先介紹給其中職位最高的。

 。ㄋ模┠信g的介紹,建議先把男性介紹給女性。男女職位、年齡有很大差別時(shí),若女性年輕,也可先把女性介紹給男性。

  第八條請(qǐng)注意名片的接受和保管禮儀規(guī)范:

  建議按照一般習(xí)慣,名片應(yīng)先遞給長(zhǎng)輩、客人或上級(jí)。

  (二)把自己的名片遞出時(shí),建議用雙手將名片正對(duì)對(duì)方遞出,一邊遞交一邊清楚說出自己的姓名。

 。ㄈ┙訉(duì)方的名片時(shí),應(yīng)雙手去接,拿到手后,建議馬上看,正確記住對(duì)方姓名后,將名片收起;如遇對(duì)方姓名有難認(rèn)的文字,可禮貌地詢問。

 。ㄋ模⿲(duì)收到的名片應(yīng)妥善保管,以便查找。

  第六章辦公室行為、紀(jì)律規(guī)范

  第一條請(qǐng)勿在辦公場(chǎng)所講不文明用語,在辦公室和公司寫字樓走廊中不能嘻笑、打鬧;工作時(shí)間請(qǐng)勿聊天、開低級(jí)玩笑。

  第二條請(qǐng)勿破壞性地使用和對(duì)待公司物品;借用他人或公司的東西,使用后應(yīng)及時(shí)送還或歸放原處。

  第三條工作時(shí)間無事請(qǐng)勿串辦公室;未經(jīng)同意不得隨意開同事的抽屜、柜子、使用他人的電腦等物品,不得隨意翻看同事的文件、資料等。

  第四條上班時(shí)間如果不是工作需要,請(qǐng)勿在電腦上玩游戲。

  第五條不允許公司員工在辦公室和其它公共場(chǎng)所內(nèi)吸煙;如果吸煙,請(qǐng)到二樓陽臺(tái)或室外。

  第六條所有人員的手機(jī),請(qǐng)盡量調(diào)節(jié)到震動(dòng)狀態(tài),辦公室內(nèi)的直線電話也建議將響鈴調(diào)節(jié)到合適音量,以免響鈴聲音太大影響其他員工的工作或休息;接打電話時(shí),要注意音量適中,以免影響其他同事工作;在多人共處、集體辦公的辦公室更要格外注意和遵守此項(xiàng)規(guī)定。

  第七條請(qǐng)保持辦公室整潔,為了維持良好的辦公環(huán)境和工作氣氛,工作時(shí)間請(qǐng)勿在辦公室內(nèi)吃東西,在非工作時(shí)間也請(qǐng)盡量避免此種行為。

  第八條辦公室內(nèi)未經(jīng)特別允許,請(qǐng)勿進(jìn)行打牌、下棋等娛樂活動(dòng);如果經(jīng)過特別允許,娛樂完畢各項(xiàng)物品請(qǐng)及時(shí)歸位。

  第九條非公司人員辦理各項(xiàng)事宜均宜在洽談區(qū)進(jìn)行。

  第十條請(qǐng)自覺保持辦公區(qū)內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生,桌面、窗臺(tái)、地面、墻壁不能有污跡,請(qǐng)愛護(hù)辦公室有關(guān)設(shè)備,請(qǐng)勿損壞。

  第七章附則

  第一條上述禮儀規(guī)范要求所有員工均須參照遵守;如有違犯,則視情節(jié)輕重給予點(diǎn)名、批評(píng)教育或通報(bào)批評(píng)等處分。

  第二條本規(guī)范管理制度的解釋權(quán)在公司人事行政部。

  第三條本規(guī)范管理制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審查通過,由總經(jīng)理簽字后,自發(fā)布之日起試行。

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