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機(jī)關(guān)單位檔案管理制度

時(shí)間:2023-06-07 02:05:15 管理制度 我要投稿
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機(jī)關(guān)單位檔案管理制度

  在快速變化和不斷變革的今天,制度的使用頻率逐漸增多,制度是維護(hù)公平、公正的有效手段,是我們做事的底線要求。我們?cè)撛趺磾M定制度呢?下面是小編精心整理的機(jī)關(guān)單位檔案管理制度,歡迎閱讀與收藏。

機(jī)關(guān)單位檔案管理制度

  機(jī)關(guān)單位檔案管理制度 篇1

  第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。

  第一章檔案人員崗位職責(zé)

  第二條檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí)。

  第三條嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)制度,加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。

  第四條對(duì)本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

  第五條維護(hù)本局檔案的完整與安全,對(duì)違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報(bào)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  第六條機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。

  第二章檔案歸檔制度

  第七條凡是本局在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的,具有備考價(jià)值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價(jià)值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。

  第八條歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。

  第九條歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。

  第十條會(huì)計(jì)檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)后簽字。

  第三章檔案保管制度

  第十一條檔案庫房實(shí)行專人負(fù)責(zé)管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。

  第十二條要定時(shí)做好庫房?jī)?nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。

  第十三條庫房?jī)?nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房?jī)?nèi)不得堆放雜物。

  第十四條綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲(chǔ)本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報(bào)告,交接憑證,銷毀清冊(cè),檢查記錄,全宗介紹等材料。

  第十五條定期組織人員對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對(duì)破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。

  第四章檔案保密制度

  第十六條嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴(yán)防丟失或泄密。

  第十七條查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的`,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。

  第十八條檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對(duì)檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。

  第十九條外單位來本局查閱檔案時(shí),須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

  第二十條機(jī)密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。

  第五章檔案利用制度

  第二十一條利用檔案必須愛護(hù)檔案材料,嚴(yán)禁在案卷上圈點(diǎn)、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好,如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。

  第二十二條檔案借閱期限一般不超過一個(gè)星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

  第二十三條檔案歸還時(shí),檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。

  第二十四條任何人不得把檔案占為已有。

  第二十五條對(duì)不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。

  第二十六條利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果。

  第六章檔案安全制度

  第二十七條本局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

  第二十八條對(duì)本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。

  第二十九條綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對(duì)外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。

  第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。

  第三十一條庫房?jī)?nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。

  第三十二條工作人員離開檔案室時(shí)應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。

  第七章檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交和銷毀制度

  第三十三條凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時(shí)登記入冊(cè),以作統(tǒng)計(jì)入庫數(shù)據(jù)。

  第三十四條建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,做到記錄正確,帳物相符。

  第三十五條在各科室檔案進(jìn)檔案室前,要對(duì)準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查,對(duì)保管期限、密級(jí)確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。

  第三十六條對(duì)本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定,剔除無保存價(jià)值的材料,確保檔案的質(zhì)量。

  第三十七條銷毀文件必須慎重,對(duì)鑒定中剔除的文件要暫存一段時(shí)間,確實(shí)沒有必要保存時(shí),才予銷毀。

  第三十八條凡需銷毀的文件,要編造清冊(cè),寫出書面報(bào)告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時(shí)由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點(diǎn),銷毀人要簽名、蓋章。

  第八章會(huì)計(jì)檔案管理辦法

  第三十九條會(huì)計(jì)檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳冊(cè)和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。

  第四十條會(huì)計(jì)檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

  第四十一條本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會(huì)計(jì)檔案,把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍,明確專人負(fù)責(zé)。

  第四十二條會(huì)計(jì)檔案當(dāng)年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。

  第四十三條檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝,不得自行拆封,對(duì)個(gè)別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。

  第四十四條檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。

  第四十五條檔案室對(duì)保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊(cè),并限期歸還。

  第四十六條會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由檔案室提出銷毀意見,會(huì)同檔案所屬部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

  第四十七條在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)嚴(yán)格把關(guān),并認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì),銷毀后,在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。

  機(jī)關(guān)單位檔案管理制度 篇2

  一、引言

  眾所周知,現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位中的檔案種類已經(jīng)不是過去只有一些文書類的檔案,隨著近幾年科技的快速發(fā)展,現(xiàn)在檔案開始變得各式各樣,包括聲像檔案、實(shí)物的檔案、科技檔案以及專業(yè)檔案等等各種信息。檔案的種類在逐漸的增加,那么查找信息的時(shí)間也就會(huì)隨之大大的增加,這就需要機(jī)關(guān)單位的管理者與員工都應(yīng)該以一種全新的管理方式來代替過去的服務(wù)模式。目的是能夠滿足員工們可以快速便捷的查詢到自己所需要的信息。除此之外,機(jī)關(guān)單位在平日的工作中,不但會(huì)產(chǎn)生許多的紙質(zhì)版的檔案,而且還會(huì)有大量的一些電子類的檔案文件,這就會(huì)造成檔案室接收的文件變得越來越多。檔案的存儲(chǔ)量會(huì)大量的上升;谝陨蠋c(diǎn)可知,擴(kuò)大其檔案資料的收藏與管理工作是勢(shì)在必行。

  二、目前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中存在的不足

 。ㄒ唬C(jī)關(guān)檔案管理工作缺乏一定的實(shí)施力度,并不能對(duì)其進(jìn)行充分的利用。

  當(dāng)前的機(jī)關(guān)單位對(duì)這些檔案的管理工作的作用以及意義基本上有了一個(gè)正確的認(rèn)識(shí),而領(lǐng)導(dǎo)也提出了員工要加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理。但是實(shí)際的情況卻因?yàn)椴块T不同而存在一定的差異。很多的員工知識(shí)單純的認(rèn)識(shí)到檔案管理這項(xiàng)工作的表面作用。認(rèn)為檔案的管理是為了即在單位的日,嵤、保管工具以及抄寫記錄。

  與此同時(shí),對(duì)于已經(jīng)建立的檔案資料,其管理者與員工并不能對(duì)其進(jìn)行充分的利用,這就使得檔案出現(xiàn)了形式化的一些色彩,造成檔案管理的價(jià)值也就不能得到很好的體現(xiàn)。如何才能加強(qiáng)激光檔案的管理工作,不但是當(dāng)前形勢(shì)其發(fā)展的要求,同時(shí)也是我們檔案管理工作者必須面對(duì)和解決的問題。本篇文章的筆者對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理這項(xiàng)工作進(jìn)行了敘述,并指出機(jī)關(guān)的檔案管理的工作中存在的一些問題,并在此基礎(chǔ)上提出了相對(duì)應(yīng)的解決措施,進(jìn)而強(qiáng)化其檔案管理服務(wù)性工作能夠高效的開展。

 。ǘn案管理人員的素質(zhì)普遍較低。

  檔案管理的工作只是作為機(jī)關(guān)單位中日常工作的一部分,因此在人員的配置方面是缺乏一個(gè)專業(yè)的'檔案管來人員。幾乎所有的檔案管理的工作人員他們?cè)趯I(yè)技能和素養(yǎng)這兩方面都有很大的不足,對(duì)于檔案資料的搜集、分類與管理等等的工作是缺乏一個(gè)專業(yè)的知識(shí)與相應(yīng)的工作熱情。這就使得他們?cè)跈n案的管理隨意性相對(duì)來說大一些,會(huì)對(duì)檔案的價(jià)值產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。

  三、如何有效的做好機(jī)關(guān)檔案管理工作

  (一)對(duì)現(xiàn)在的檔案資料做進(jìn)一步的深入與完善。檔案的管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理的過程中就應(yīng)該對(duì)文件做一個(gè)明確的分類,并進(jìn)行準(zhǔn)確的編號(hào)。同時(shí)要隊(duì)文件的資料做一個(gè)科學(xué)合理的分類與陳列,或者是可以依照不同的部門而對(duì)其進(jìn)行分類。也可以依據(jù)不同的屬性與作用而對(duì)檔案進(jìn)行分類。這樣可以在一定程度上減少了其手寫借閱信息而花費(fèi)的時(shí)間,同時(shí)還能夠避免了因?yàn)榻栝嗁Y料的損壞或者是丟失的情況。不但能夠提高服務(wù)的質(zhì)量,而且還能夠提升檔案的工作人員的一些專業(yè)技能。

 。ǘ┮M(jìn)和充分的利用信息化的技術(shù)管理與檔案保存,保證檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行一個(gè)在線的服務(wù)與信息資源的共享。

  首先將紙質(zhì)版的檔案原件做一個(gè)掃面,將這些檔案能夠以電子圖片的形式對(duì)其做二次的保存、管理與使用。通過此種方法,不但可以對(duì)檔案進(jìn)行了備份,而且還能夠避免其紙質(zhì)版的檔案在保存的過程中因?yàn)樘鞛?zāi)或者是人為的事物而造成的文件丟失、損壞或者是被污染。除此之外,還能夠避免因?yàn)檫^多的借閱以及使用的過程中出現(xiàn)的檔案的損壞等等的一些現(xiàn)象。進(jìn)行電子檔案的保存不但可以保護(hù)了一些貴重檔案的源文件,與此同時(shí)也可以為企業(yè)減少了一些沒必要的損失。

  其次,機(jī)關(guān)可以開展一個(gè)在線服務(wù)的系統(tǒng)。檔案的工作人員完全可以通過電腦將一些費(fèi)隱私的、重要性不是很強(qiáng)的檔案的電子信息,通過使用關(guān)鍵詞或者是其他的一些搜索的條件,將電子的檔案做一個(gè)科學(xué)的分類。也可以將檔案的資料做歸類,或者是直接將一些信息資料依照部門、屬性以及作用等進(jìn)行分類。

  這樣可以在需要一些相關(guān)的資料做查找的時(shí)候,工作人員能夠及時(shí)有效的從大量的檔案資源中迅速的查找到正確的信息。工作人員再對(duì)檔案的資源進(jìn)行歸類與整理之后,完全可以借助網(wǎng)絡(luò)的連接,而實(shí)現(xiàn)電腦上資源的共享。同時(shí)需要對(duì)檔案做實(shí)時(shí)的更新和維護(hù),員工們可以通過自己的計(jì)算機(jī)而查找所需要的信息與資料,這樣就能夠減少了借閱資料而需要的時(shí)間,提高了查找資料與辦理手續(xù)的效率。

 。ㄈC(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的執(zhí)行與監(jiān)督。

  一般情況下,員工在工作中的重點(diǎn)與方向幾乎都是以另外的指示與態(tài)度來作為風(fēng)向標(biāo)的,領(lǐng)導(dǎo)除了要加強(qiáng)對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的關(guān)注與投入,更重要的是要做好對(duì)員工的監(jiān)督與執(zhí)行的工作,真正的將其進(jìn)行貫徹與落實(shí),而不是一句口號(hào)而已。提高報(bào)關(guān)信息設(shè)備的安全可靠性。企業(yè)和事業(yè)單位的信息部一定要完善處理,保管信息的設(shè)備,提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設(shè)備的水平。高水平的硬件,軟件設(shè)備不僅能夠提高信息利用的效率,同時(shí)還能夠提高對(duì)信息的保護(hù)層級(jí),防治外來不法分子對(duì)信息進(jìn)行竊取。

  四、結(jié)束語

  檔案見證了各個(gè)機(jī)關(guān)單位的成長歷程,與此同時(shí)更是我們管理工作中必不可少的組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,面對(duì)新時(shí)代、新的挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)中的檔案管理者與工作人員應(yīng)該在工作的過程中不斷的提升自己的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng),積極創(chuàng)新、努力進(jìn)取,提升機(jī)關(guān)檔案管理部們的綜合素質(zhì)與服務(wù)的水平,進(jìn)而為機(jī)關(guān)單位未來的發(fā)展而打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

  參考文獻(xiàn):

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  [3]范霞。機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)狀與建議[J].河北供銷與科技。1998(07)36.

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