文件收發(fā)管理制度

為加強對公文收發(fā)和內(nèi)部擬文的管理，特制定本制度：

一、文件收發(fā)管理

單位所有的公文歸口辦公室管理，實行專人負責(zé)，集中管理，以保證公文的使用效益和資料的完整性，有利于加強安全保密工作。

(一)公文的簽收呈辦

1、簽收：辦公室人員應(yīng)按時領(lǐng)取文件和信件。

2、呈辦：凡收到的文(函)件(包括領(lǐng)導(dǎo)帶回的會議文件)，應(yīng)及時登記、呈送、擬辦、傳遞。對收到的文(函)件，由分管的副主任提出擬辦意見后，再行傳遞。屬急件的隨收隨呈，及時辦理。

(二)公文的保密。

對“三密”文件應(yīng)按規(guī)定的閱讀范圍傳遞，同時做到：不橫傳，不隨意從中抽出文件，不帶到公共場所和宿舍，不在保密室外過夜。并做到日清、月查、及時清退。

(三)公文的借閱承辦。各科室及有關(guān)人員須承辦和借閱文件時，均應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，用后及時歸還。

二、內(nèi)部擬文

(一)行文規(guī)則

1、行文應(yīng)當(dāng)確屬需要，注重實效，堅持少而精。

2、向上級請示問題，應(yīng)當(dāng)一文一事;不應(yīng)當(dāng)在非請示公文中夾帶請示事項。

3、向區(qū)直有關(guān)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄報區(qū)委老干部局。

4、與我單位不相隸屬機關(guān)之間一般用函行文。

5、與其他同級單位間必要時可聯(lián)合行文。

(二)制發(fā)程序

主辦科室承辦人擬稿→科室負責(zé)人核稿→分管主任審核→主任簽發(fā)→辦公室校核公文格式并登記→編號→承辦科室校對→打愈裝訂→辦公室蓋章→封發(fā)。

(三)公文起草

1、起草公文一律用藍黑或碳素墨水書寫或在微機上直接錄入打印，不得用紅色墨水、圓珠筆和鉛筆書寫，草擬文稿首頁一律使用發(fā)文稿紙。字跡要工整，稿面要清晰。修改文字要運用標(biāo)準(zhǔn)修改符號，不得書寫在裝訂線以外。

2、科室完稿后，一律用藍黑或碳素墨水填寫擬文稿簽，全稿按管理權(quán)限或分工逐級送領(lǐng)導(dǎo)審簽，擬稿者按審簽意見進行修改、定稿。做到行文體式得當(dāng)，行文要素齊全，審簽程序規(guī)范，意思表達準(zhǔn)確。

(四)公文校核與校對

1、公文正式印制前，由辦公室對公文的審批手續(xù)、文件格式以及文字表達、主題詞等進行校核，確定發(fā)文字號、印發(fā)范圍和印制份數(shù)。

2、公文的印制與校核由承辦科室負責(zé)，校樣要與原稿一致。公文印制好后，承辦科室要及時將文件、原稿及電子版交辦公室保存。

(五)公文裝訂、傳遞

1、公文裝訂、封發(fā)由辦公室或承辦科室負責(zé)。

2、需及時下發(fā)的會議通知和上報的重要報告、請示，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)簽批后可通過傳真下發(fā)、上報。

3、公文上報下發(fā)應(yīng)發(fā)給組織，一般不發(fā)給個人。

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