文書檔案管理制度

　　加強(qiáng)文書檔案建設(shè)，規(guī)范檔案管理和利用，需要制定并實(shí)施相應(yīng)的管理制度。下面是小編整理的文書檔案管理制度，希望對你有所幫助！

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。

　　1、文件資料的收集

　　1.1 收集范圍

　　凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：

　　1.1.1 上級來文

　　(1) 上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;

　　(2) 上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

　　1.1.2公司文件材料

　　(1) 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;

　　(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　(3) 公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)文件;

　　(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報告;

　　(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;

　　(6) 公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料;

　　(7) 公司的統(tǒng)計(jì)報表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤片等)、財(cái)務(wù)報表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

　　(8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;

　　(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;

　　(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;

　　(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;

　　(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;

　　(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;

　　(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;

　　(16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊;

　　(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

　　(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;

　　(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(20)各種普查工作中形成的文件材料。

　　1.2 收集中應(yīng)注意的問題

　　1.2.1 公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。

　　1.2.2 正文和附件要同時收集。

　　1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

　　1.2.4 作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。

　　1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。

　　1.2.6 有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。

　　1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。

　　1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

　　2、立卷歸檔

　　2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　2.2 文件材料的分類

　　應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。

　　2.3 立卷分工

　　2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;

　　2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;

　　2.3.3上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。

　　2.4 歸檔

　　2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。

　　2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。

　　2.4.3 不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。

　　2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

　　3、檔案保管

　　3.1 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3.3 底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。

　　3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補(bǔ)或復(fù)制。

　　4、檔案借閱

　　4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

　　4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

　　4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)櫻

　　4.6 底圖一般不予外借。

　　5、檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。

　　6、檔案統(tǒng)計(jì)

　　6.1 銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

　　6.2 要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。

　　6.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。

　　6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。

　　7、檔案保密

　　7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

　　7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

　　7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

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