制度優(yōu)化
個人特質(zhì)編輯
1、制度意識。對企業(yè)管理制度的功能、作用機制和結(jié)構(gòu)有全面的認識和深刻的理解,有通過建立規(guī)范的制度來提高組織運作效率的意識。
2、制度知識。對國內(nèi)外先進企業(yè)的管理制度有廣泛地了解,探究各種管理制度的原理、作用及其優(yōu)劣所在。
3、組織分析。密切關(guān)注企業(yè)內(nèi)外部各種因素對企業(yè)運作的影響,及時了解與掌握組織管理運作制度的缺口和不盡人意的地方。
4、制度完善。根據(jù)執(zhí)行情況對制度進行客觀的評估,對有缺陷或因工作任務(wù)的變化而需要改進的制度,及時進行修改、補充或重建,保持行政管理工作正常、高效地開展。
等級描述編輯
A-1級:對于企業(yè)的制度認識不足,對于國內(nèi)外先進企業(yè)的制度很少了解;對于企業(yè)管理運作制度的缺陷不聞不問,沒有制度完善的責任感。
A-0級:對于企業(yè)的制度有一定的認識,學習過不少國內(nèi)外先進企業(yè)的制度,并加以借鑒學習;能夠通過制定相關(guān)制度,規(guī)范制度,提高效率;對于公司制度中存在的問題,積極地加以修改與完善。
A+1級:能夠通過制定相關(guān)制度,逐步規(guī)范工作與流程的方法,提高工作效率;能夠?qū)ζ渌髽I(yè)的做法加以借鑒學習;能夠在工作中留意制度缺陷和漏洞,積極反饋,便于制度的及時完善;在實施某項制度時,能都領(lǐng)會制度的主旨,根據(jù)本部門的實際情況,因地制宜的實行。
A+2級:敏銳的洞察力,卓越的分析能力,能夠分析和洞察組織內(nèi)部管理制度中的缺口和薄弱環(huán)節(jié),并有針對性地通過制度的建設(shè)、補充,不斷優(yōu)化企業(yè)管理制度體系,提升和強化行政管理效力。
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企業(yè)制度體系通常存在以下問題:其一,制度未實現(xiàn)歸口管理,并建立相應(yīng)的管理流程。其二,制度未建立統(tǒng)一的框架,層次不清,界面不明。由此,政出多門,制度之間難免沖突,與業(yè)務(wù)實際不符,或難以對業(yè)務(wù)開展提供指引。
明確制度歸口管理部門之后,制度體系梳理及優(yōu)化可從以下五個步驟展開:
1.制度資料收集與分析。
制度體系優(yōu)化之初,需要對企業(yè)現(xiàn)行制度運行情況進行總結(jié)、分析,通過收集現(xiàn)行制度資料,包括管理制度、管理標準、程序文件、補充性管理規(guī)定、管理辦法、作業(yè)細則、紅頭文件、通知等文件,提煉制度主體所界定管理、業(yè)務(wù)活動,備注制度與業(yè)務(wù)實際的適用性。
2.制度體系框架設(shè)計。
制度是企業(yè)戰(zhàn)略目標、盈利模式落地的載體之一,通過制度授權(quán),使流程效率得以發(fā)揮。因此,制度體系框架設(shè)計首先需要根據(jù)組織、部門職能或流程分解,形成制度框架的橫向分類;其次,根據(jù)制度對具體工作的作用,形成制度框架的縱向分級。
例如,關(guān)于制度的橫向分類,從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策管理、戰(zhàn)略管理、顧客與市場管理、資源管理、生產(chǎn)運營管理、績效管理等六大管理系統(tǒng)出發(fā),項目組劃分了決策管理、組織治理、戰(zhàn)略管理、顧客關(guān)系管理、人力資源管理、財務(wù)管理、信息管理、科技管理、相關(guān)方關(guān)系管理、安全管理、環(huán)境保護管理、績效管理、知識管理等20個制度模塊。
關(guān)于制度的縱向分級,項目組確定了管理制度、管理辦法和實施細則三個層級,并根據(jù)制度規(guī)范管理事項的包含關(guān)系界定制度層級,明確了該制度在體系中的坐標,解決了僅僅以制度名稱劃分制度層級,以及所謂制度、規(guī)定、辦法、細則等概念問題。
3.制度優(yōu)化方案確定。
根據(jù)制度體系優(yōu)化建立統(tǒng)一制度的目標,制度優(yōu)化從制度結(jié)構(gòu)、制度內(nèi)容、格式規(guī)范、制度管理等方面展開。
制度結(jié)構(gòu)方面,在前期制度資料收集、分析的基礎(chǔ)上,將現(xiàn)行制度納入制度體系框架中,判斷各制度模塊下框架是否完整、內(nèi)容是否獨立,確定制度新增、結(jié)構(gòu)調(diào)整、制度廢止等方案。
制度內(nèi)容方面,從現(xiàn)行制度與業(yè)務(wù)實際的適用性以及優(yōu)化空間大孝制度執(zhí)行主體以及權(quán)責是否明確,確定制度內(nèi)容修訂方案。
格式規(guī)范方面,需要通過標準格式界定制度的關(guān)鍵要素,因此不同性質(zhì)、各層級制度要素和表述規(guī)范都將明確界定。比如,項目組界定一級管理制度包含適用范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語、職責、程序活動、檢查與考核、報告和記錄、附錄等八個要素,并將流程圖與記錄表單作為制度附件。
制度管理方面,需明確制度建立、維護、檢查與考核等管理流程。
4.制度優(yōu)化編撰。
根據(jù)以上四個方面制度優(yōu)化方案,項目組制定了制度匯編目錄、制度修訂建議及制度格式模板,組織相關(guān)部門人員編撰相關(guān)制度,并提出“格式規(guī)范、內(nèi)容完整、PDCA”十二字寫作要訣。
格式規(guī)范指制度編寫要素齊全、表述規(guī)范;內(nèi)容完整指以差異性內(nèi)容分別描述制度規(guī)范各管理事項;PDCA是以PDCA循環(huán)對各管理、業(yè)務(wù)活動進行描述的一種方法。
5.制度審定,統(tǒng)一編號,匯編成冊。
由此,根據(jù)以上五個步驟開展制度體系梳理及優(yōu)化,保證了制度與公司業(yè)務(wù)的一致性,提高了制度的實操性與流程運行效率。
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