制定合理的工作計劃

第二章 做最有效率的工作者 制定合理的工作計劃 　　要充分利用時間，就要制定時間計劃。 　　只要你有時間計劃， 　　就可以按照計劃順利進行，做事到位。 　　工作必須要有計劃。無論是對于自己未來的整體計劃，還是處理每一天的工作的計劃，都是你充分利用有限的時間和精力，為自己的事業(yè)大廈不斷夯實基礎所必不可少的。 　　對于職場中人來說，如果預先沒有周詳?shù)挠媱�，沒有想好自己將要走的每一步，即使有再多么宏偉的目標也只能是望洋興嘆。有限的時間和精力都被所走的彎路消耗掉了，當他們好不容易回到正軌上來時，卻發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)沒有力氣走下去了。所以，必須從一開始就在每一次行動之前定好計劃，盡可能做到在最短的時間內，花費最少的精力能夠取得有效的成果。 　　現(xiàn)在，讓我們一起分享一個小故事，或許它比一板一眼的說教更能使你領會到計劃的重要性。 　　1976年的冬天，當時的邁克爾19歲，在休斯頓大學主修電腦。他是一個狂熱的音樂愛好者，同時也具有一副天生的好嗓子，對于他來說，成為一個音樂家是他一生中最大的目標。因此，只要有多余的一分鐘，他也要把它用在音樂創(chuàng)作上。 　　邁克爾知道寫歌詞不是自己的專長，所以又找了一個名叫凡內芮的年輕人來合作。凡內芮了解邁克爾對音樂的執(zhí)著。然而，面對那遙遠的音樂界及整個美國陌生的唱片市場，他們一點渠道都沒有。 　　在一次閑聊中，凡內芮突然從嘴里冒出了一句話： 　　“What you are doing in 5 years？”（想象你五年后在做什么） 　　邁克爾還來不及回答，他又搶著說：“別急，你先仔細想想，完全想好，確定了再告訴我。”邁克爾沉思了幾分鐘，開始說：“第一，五年后，我希望能有一張唱片在市場上，而這張唱片很受歡迎，可以得到大家的肯定；第二，五年后，我要住在一個有很多很多音樂的地方，能天天與一些世界一流的音樂家一起工作�！� 　　凡內芮聽完后說：“好，既然你已經(jīng)確定了，我們就把這個目標倒過來看。如果第五年，你有一張唱片在市場上，那么你的第四年一定是要跟一家唱片公司簽上合約。 　　“那么你的第三年一定是要有一個完整的作品，可以拿給很多很多的唱片公司聽，對不對？ 　　“那么你的第二年，一定要有很棒的作品開始錄音了。 　　“那么你的第一年，就一定要把你所有要準備錄音的作品全部編曲，排練好。 　　“那么你的第六個月，就是要把那些沒有完成的作品修飾好，然后讓你自己可以一一篩選。 　　“那么你的第一個月，就是要把目前這幾首曲子完工。 　　“那么你的第一個禮拜，就是要先列出一個清單，排出哪些曲子需要修改，哪些需要完工。” 　　凡內芮一口氣說完了上述的這些話，停頓了一下，然后接著說：“你看，一個完整的計劃已經(jīng)有了，現(xiàn)在你所要做的，就是按照這個計劃去認真的準備每一步，一項一項地去完成，這樣到了第五年，你的目標就實現(xiàn)了�！� 　　說來也奇怪，恰好是在第五年，1982年時，邁克爾的唱片開始在北美暢銷起來，他一天二十四小時幾乎全都忙著與一些頂尖的音樂高手在一起工作。 　　看完這個故事，這中間的道理大家應該都明白了：不管做什么事情，僅僅低頭努力去做是不夠的，必須有一個詳細的計劃，然后把計劃中的每一步的準備好，接下來的事情就很簡單了，只要一步一步地去完成就行了，當你把最后一步完成的時候，你就會發(fā)現(xiàn)，目標已經(jīng)實現(xiàn)了。 　　譬如你準備建造一棟房子，那你首先得有一張詳細的設計圖紙，能夠讓人一眼就看清楚房子的結構、外觀，房間的規(guī)格多少，窗戶如何安置等等。而為了將這棟房子建好，你就必須得反復思考，再三斟酌，認真制定行動的步驟。然后，依照設計圖紙，從打地基開始，一步步地進行下去。 　　這和我們每天的工作也是如此的相似。如果從早上一上班就毫無頭緒，抓起那個做那個，那結果不是完不成工作，就是有的工作忘了做。精心安排好的計劃尚且有意外的出現(xiàn)，更何況本就沒有預先的設想呢？所以，每次開始工作前必須想好要走的每一步。 　　事情是如此的多，而工作又千頭萬緒。不少人抱怨：每天總是忙碌而凌亂，有時候累得暈頭轉向，卻又常常將一些重要的事遺忘，真不知道該怎么辦才好？ 　　其實，在工作中，如果你準備制定計劃，把自己的時間合理地安排好，請記住下列這些成功的要訣： 　　1．時間計劃要詳盡而且實際。 　　制定計劃時不要超過你的實際能力范圍，而且內容一定要詳盡。比方說，如果你想學習西班牙語，那么你不妨制定一個學習計劃，安排星期一、星期三和星期五下午5：30開始聽20分鐘的西班牙語錄音磁帶，星期二和星期四學習語法。這樣一來，你每個星期都能更實在地接近、實現(xiàn)你的目標。 　　2.設定起始日期。 　　強制自己按時完成工作任務是讓時間增值的有效方法。有些意志不堅定的人，也許會不自覺地寬容自己，少做一天也無所謂，推遲一天也不要緊。要知道，任何事都有期限，有時候往往是由于設定期限的觀念不強，而壞了大事。 　　3．負責任地制定計劃。 　　不要為自己的間題去埋怨別人，而應該設法解決這些問題，并且防止它們再度發(fā)生。有效地管理好自己的時間，并把它們用在最有意義的事情上。如果你從來沒有過屬于自己的時間，那么停下來，不要再去埋怨或責怪外部因素，間題可能出在你自己的身上。 　　4．平衡分配時間。 　　在你每個星期的時間規(guī)劃中，不要忘記了平衡分配時間的重要性。時間規(guī)劃的內容應該包括工作、娛樂、家人相聚、朋友相會以及精神領域的追求。在規(guī)劃每周的時間時，一定要給自己留出一點時間，并且像做其他事情那樣把要點記在你的記事本上。 　　比如說你在記事本上注明了星期三的晚上21：00至23：00閱讀書籍，那么除非在那個時間里發(fā)生了特別緊急的事情，否則不要因為是留給自己的時間而掉以輕心，隨便改變計劃。這樣做不但能保證你得到屬于自己的時間，還能讓你每個星期都有一個愉快的期盼。這兩個小時是你送給自己的札物，要由此開始，慢慢地增加留給自己的時間。 　　隨著時間的推移，你會漸漸地對在掛歷或記事本上計劃時間的做法習以為常，養(yǎng)成合理使用時間的好習慣。反過來，這個良好的習慣又有助于你更好地計劃時間和決定優(yōu)先順序。 　　每隔幾周安排一天作為“預備時間”，在這一天里不要安排任何活動，也用不著規(guī)劃它。這一天只用于去完成前面未完成的工作。 　　5.講求效率與效果 　　效率和效果永遠是衡量做事程度的標準。要想講求效率與可從以下4點來做： 　�。�1）采取快捷的工作方式。 　　完成一項工作有多種方式去工作，將不知節(jié)省多少時間如果一生都能采取快捷的方式比如通知各個部門召開一個會議，你是一個個打電話通知，還是寫信或發(fā)傳真？顯然寫信的方式最慢，傳真和打電話同樣快。如果打電話，受話人不在辦公室，你還需要再聯(lián)系，半天后才能找到受話人，還是沒達到快捷的目的。而如果發(fā)傳真，無論受話人在不在辦公室，他回到寫字臺時都會看到，可以節(jié)省再次打電話找受話人所浪費的時間。對于完成同樣的工作而言，高效工作者總是善于動腦子，能比別人更加快捷迅速地完成任務。 　�。�2）只做自己該做的事。 　　一個人的精力是有限的，所以做事首先要考慮自己的身份，該你做的事要努力去做，不該你做的事就不要多管，除非有特別的原因。 　�。�3）激勵自我。 　　為了達到工作目標，你可以事先給自己制定一個獎懲措施。例如，每完成一項工作任務，為自己記上一筆，等到完成若干項時，允許自己去游玩一番，或者獎勵自己和同事、朋友到大飯店吃一頓。如果工作完成不了，你必須受到懲罰。 　�。�4）全力以赴沖刺。 　　做事情全力以赴，任何困難都可以迎刃而解。所以，善用時間者在任何時候都在向時間的終點全力沖刺。你若決定幾點鐘之前做什么，就要在這個時間到來之前毫不松懈地干到最后。以工作時間為例：如果5點鐘下班，那么在表的指針完全指內5點以前對工作要全力以赴，5點以后再做回家的準備，才是正確的態(tài)度。 　　一個最有效率的工作者要想在工作取得豐碩成果，不能只是盲目地去“奮斗”、“拼搏”，你必須先對自己的行動做一個周詳?shù)挠媱�。要具體到每一次的行動都這樣做，才能確保每一次行動的有效成果最后累積成為事業(yè)的成功。 　　

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