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采購流程管理辦法

時(shí)間:2023-12-04 07:02:10 管理辦法 我要投稿

采購流程管理辦法范文通用

采購流程管理辦法范文通用1

  一、目的

  為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司制度管理,健全企業(yè)采購管理制度,監(jiān)督和控制不必要的開支,保證采購工作的正;⒁(guī)范化,特制定此制度。

  二、工作程序

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  1、采購是一項(xiàng)重要、嚴(yán)肅的工作,各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。

  2、采購必須堅(jiān)持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則,并綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格”的競爭,擇優(yōu)選取。

  3、一般日常辦公用品及其它消耗用品由總務(wù)后勤人員負(fù)責(zé)采購;

  4、物料采購應(yīng)盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供應(yīng)商洽談。

 。ǘ┎少徤暾

  1、采購之前,采購經(jīng)辦人依照所購物件的.品名、規(guī)格、數(shù)量,需求日期及注意事項(xiàng)填寫“物品申請單或采購定單”。

  2、緊急采購時(shí),由采購部門在“物品申請單”上注明“緊急采購”字樣,以便及時(shí)處理。

  3、若撤銷采購,應(yīng)立即通知總務(wù)后勤人員或采購部人員,以免造成不必要的損失。

  (三)采購流程

  1、采購經(jīng)辦人在“物品申請單或采購定單”內(nèi)需填寫所購物品的估算價(jià)格、數(shù)量和總金額。

  2、各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把“物品申請單或采購定單”交到財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核,報(bào)總經(jīng)理審批后,方能進(jìn)行采購。

  3、采購物料定單必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定PO單號報(bào)總經(jīng)理審批后復(fù)印一份交與財(cái)務(wù)。

  (四)采購經(jīng)辦人職責(zé)

  1、建立供應(yīng)商資料與價(jià)格記錄。

  2、做好采內(nèi)參市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。

  3、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)及定購作業(yè)。

  4、所購物品的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進(jìn)度的控制。

  5、做好平時(shí)的采購記錄及對帳工作。

  (五)采購方式

  1、集中計(jì)劃采購:凡屬日常辦公用品必須集中計(jì)劃購買。

  2、長期報(bào)價(jià)采購:凡生產(chǎn)用物料須選定供應(yīng)商議定長期供貨價(jià)格。

  3、每年第一個(gè)月重新審定上年度供應(yīng)商,與供應(yīng)商洽談需兩人以上進(jìn)行,并對供應(yīng)商評審,且作出相關(guān)評審記錄。

  (六)采購實(shí)施

  1、“物品申請表”批準(zhǔn)簽字且到財(cái)務(wù)部備案后,辦理借支采購金額或通知財(cái)務(wù)辦進(jìn)匯款手續(xù)。

  2、采購人員按核準(zhǔn)的“采購定單或物料申請表”向供應(yīng)商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。

  3、所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗(yàn)收合格簽字后,才能辦理入倉手續(xù)。

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  1、物品采購無論金額多少,一律由經(jīng)辦人簽字,財(cái)務(wù)經(jīng)理審核,總經(jīng)理核準(zhǔn)簽字后方可報(bào)銷。

  2、物料采購付款必須見供應(yīng)商提供送貨單及我司開出的入庫單、采購定單、收款收據(jù)等單據(jù)方可結(jié)款或開支票。

  (八)采購經(jīng)辦人行為規(guī)范

  1、采購人員應(yīng)本著質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的基本原則,經(jīng)過多方詢價(jià)、議價(jià)、比價(jià)后填寫定“采購定單或物品采購申請單”。

  2、采購經(jīng)辦人應(yīng)盡職盡責(zé),不能接受供應(yīng)商任何形式的饋贈、回扣或賄賂;若因嚴(yán)重失職或違反原則作出不適當(dāng)行為者,給予辭退,情節(jié)嚴(yán)重者提交公安機(jī)關(guān)處理。

  三、附則

  1、各部門需要采購時(shí),凡是沒有按上述審批手續(xù)審批和流程采購的,財(cái)務(wù)部將拒絕付款。

  四、本制度經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施。

  五、附生產(chǎn)物料采購流程圖

采購流程管理辦法范文通用2

  一、總則

  為加強(qiáng)采購工作的管理,提高采購工作的效率,制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。

  二、采購部人員職責(zé)及管理制度

  1、熱愛本職工作,勤于學(xué)習(xí)新技術(shù),了解新產(chǎn)品,注意市場信息的積累。

  2、廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀(jì),勤儉節(jié)約,講究職業(yè)道德。

  3、負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。

  4、負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護(hù)工作。

  5、堅(jiān)決執(zhí)行各項(xiàng)采購工作制度及公司各項(xiàng)。

  6、大項(xiàng)材料必須做招標(biāo)工作,其他材料詢價(jià)必須三家供應(yīng)商以上參與。

  7、積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗(yàn)收等實(shí)際情況,早知道,早處理。

  8、及時(shí)協(xié)助財(cái)務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進(jìn)行付款。

  9、做到每周一小結(jié),每月一總結(jié),每年一審核。

  10、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

  三、采購工作流程

  采購部作為一個(gè)職能部門,在項(xiàng)目的具體實(shí)施中擔(dān)負(fù)了不可推卸的重要責(zé)任,采購工作的好壞,直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實(shí)用、完善的采購工作流程是提高采購效率,較低成本最有效的方法。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中,采購部需要生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等各個(gè)部門的大力支持才能順利的完成采購工作,每個(gè)部門之間的聯(lián)系需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃,來提升工作效率,減少工作失誤,為項(xiàng)目的順利實(shí)施做出各自的貢獻(xiàn)。

  1、在項(xiàng)目的初始運(yùn)作階段,采購部根據(jù)項(xiàng)目部、投標(biāo)部的具體要求,配合進(jìn)行投標(biāo)的材料報(bào)價(jià),以更好的達(dá)到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的,更要避免發(fā)生投標(biāo)價(jià)低于實(shí)際采購價(jià)的情況出現(xiàn)。

  2、項(xiàng)目正式運(yùn)作后,采購部應(yīng)該在第一時(shí)間開始進(jìn)行所需材料的采購準(zhǔn)備工作。生產(chǎn)計(jì)劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實(shí)際需求,對采購部下達(dá)《材料申購單》(附表1)此單由申請人填寫,生產(chǎn)或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后生效,一試三份,一份申請人留存,一份發(fā)往采購部,一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。

  3、采購部接到《材料申購單》后,根據(jù)所需材料的規(guī)格,質(zhì)量要求,數(shù)量,生產(chǎn)地址等實(shí)際情況,向公司已經(jīng)確定的合格供應(yīng)商中的3家—5家發(fā)出《材料詢價(jià)單》(附表2)。供應(yīng)商根據(jù)要求確認(rèn)價(jià)格后對我司的《材料詢價(jià)單》簽字,蓋公章后回傳,簽字蓋章的《材料詢價(jià)單》會做為以后向供應(yīng)商付款的依據(jù)之一,需妥善保存。采購部根據(jù)幾家供應(yīng)商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進(jìn)行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》(附表3),同時(shí)向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準(zhǔn)備收貨。

  4、供應(yīng)商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運(yùn)輸,各項(xiàng)具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準(zhǔn)。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)。

  5、工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場后,應(yīng)由專人負(fù)責(zé)材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查,檢查中必須將供應(yīng)商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照,質(zhì)量和數(shù)量都準(zhǔn)確無誤后才能進(jìn)行收貨,然后填寫《材料到貨單》(附表4),相關(guān)責(zé)任人簽字后回傳采購部。

  6、工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務(wù)后,及時(shí)通知采購部,由采購部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進(jìn)行運(yùn)輸。建議物流公司相對固定,便于統(tǒng)一定價(jià),統(tǒng)一結(jié)算,節(jié)約運(yùn)輸成本。

  7、項(xiàng)目完成后,采購部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同條款安排付款。付款時(shí),采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領(lǐng)用單》,同時(shí)向財(cái)務(wù)部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認(rèn)單》,如有需要,采購部有義務(wù)向財(cái)務(wù)部提供《材料訂購單》以及各家供應(yīng)商簽字蓋章的《材料詢價(jià)單》。由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況安排付款額度。

  8、供應(yīng)商應(yīng)于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票,財(cái)務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應(yīng)商付款。

  四、采購部發(fā)展規(guī)劃

  原材料采購在任何一個(gè)公司都是決定生產(chǎn)、銷售的'關(guān)鍵環(huán)節(jié),早在幾年前,資深的管理專家就提出了:采購成本降低5%企業(yè)利潤提升10%的戰(zhàn)略觀點(diǎn)。但是時(shí)至今日,又有多少個(gè)公司能真正的做到這點(diǎn)呢?

  降低采購成本不是一個(gè)短期的目標(biāo),也不是短期內(nèi)就可以達(dá)成的目標(biāo),而是一個(gè)公司必須要規(guī)劃、重視的長遠(yuǎn)發(fā)展策略,是需要長期的工作經(jīng)驗(yàn)的積累和公司整體的采購流程,采購制度的規(guī)范化來支撐的。需要公司的各個(gè)部門精誠合作,來完成這一共同目標(biāo)。

  我們采購部的初步計(jì)劃如下,其中的時(shí)間和工作目標(biāo)根據(jù)實(shí)際情況會作出相應(yīng)調(diào)整,但是保證前進(jìn)的大方向永遠(yuǎn)不變

  (一)在3個(gè)月內(nèi)完成采購體系的建立,包括采購制度,工作流程,供應(yīng)商管理等制度。進(jìn)行供應(yīng)商資格的初步審核,每種材料確定出5—10家候選供應(yīng)商。開始逐步實(shí)施采購工作流程。

  (二)在6個(gè)月內(nèi)完善采購體系,修正具體工作中出現(xiàn)的問題。進(jìn)一步完善供應(yīng)商系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)。讓采購工作流程走入正軌,高效,準(zhǔn)確的運(yùn)行。

 。ㄈ┰1年內(nèi)建立高效的采購團(tuán)隊(duì),杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時(shí)、報(bào)驗(yàn)不及時(shí)等工作失誤,不出現(xiàn)一起由于采購工作失誤造成的公司損失,建立完善的采購管理體系,能初步感受到采購工作流程高效、準(zhǔn)確帶來的便利,能看到采購成本降低帶來的實(shí)際效果。

 。ㄋ模┰2年內(nèi)建立起相對固定的采購團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商隊(duì)伍。能切實(shí)看到由于采購成本降低而帶來的公司利潤上漲。

  (五)大膽設(shè)想:5—20xx年后,公司以自主設(shè)計(jì),自主研發(fā)牽頭,以符合科技進(jìn)步的產(chǎn)品、技術(shù)為主打,以完善的組織結(jié)構(gòu),人員搭配為根基,以高效、先進(jìn)的管理體系為依托,建立一個(gè)集研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、安裝、調(diào)試、售后服務(wù)為主線,涉及鋼結(jié)構(gòu)工程設(shè)計(jì)、施工,通信工程設(shè)計(jì)、施工,物流,工業(yè)品貿(mào)易等跨行業(yè)的集團(tuán)公司。爭取到時(shí)候每個(gè)省份和各大城市都能有我們公司的供應(yīng)商,為公司的發(fā)展提供最大限度地支持。

  目前起草的《采購部管理制度和工作流程》與《供應(yīng)商管理辦法》只是依據(jù)原來在工程項(xiàng)目公司及生產(chǎn)廠家的采購工作中所積累的經(jīng)驗(yàn)做的一個(gè)現(xiàn)行的暫時(shí)性的文件。還需要在試行的過程中不斷的發(fā)現(xiàn)問題,修改失誤,爭取在幾個(gè)月內(nèi)修改出一套完整的,適合公司具體情況的采購系統(tǒng)體系。希望公司領(lǐng)導(dǎo),各個(gè)部門同事在具體實(shí)施中,多提寶貴意見,指出我們工作中的不足,促進(jìn)我們采購部工作的進(jìn)步,真正達(dá)到降低采購成本,推動公司發(fā)展的目標(biāo)。

采購流程管理辦法范文通用3

  總則

  第一條為了滿足公司飛速發(fā)展的需要,為了加強(qiáng)對本公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,財(cái)務(wù)部在李總的指示下,在項(xiàng)目部、采購部等部門的配合下,特制定此制度,材料采購流程管理制度。

  第二條對外采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離,其中包括:

  (一)付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和洽談價(jià)格的業(yè)務(wù);

  (二)采購的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時(shí)擔(dān)任;

 。ㄈ┴浳锏牟少徣藛T不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收和記賬工作。

  第三條采購部門的劃分

 。ㄒ唬┥a(chǎn)原材料采購:由采購部門負(fù)責(zé)辦理。

  (二)日常辦公用品采購:由行政管理部或其指定的部門或?qū)H素?fù)責(zé)辦理。

 。ㄈ⿲τ谥匾牧系牟少彛匾獣r(shí)由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)。

  第四條采購方式

  一般情況,選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購:

 。ㄒ唬┘杏(jì)劃采購:凡具有共同性的材料,須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利,采購前,先通知請購部門依計(jì)劃提出請購,采購部門集中辦理采購。

 。ǘ╅L期報(bào)價(jià)采購:凡經(jīng)常性使用,且使用量較大的材料,采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商,議定長期供應(yīng)價(jià)格,批準(zhǔn)后通知請購部門依需要提出請購。

 。ㄈ┪唇(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意,不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料供應(yīng)商;如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的,采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料,獲得書面批準(zhǔn)后方可變更。

 。ㄋ模┰儍r(jià)、議價(jià)結(jié)束后,需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價(jià),否則公司不予認(rèn)可價(jià)格(特殊情況下,需電話征得總經(jīng)理同意);由此引起后果由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。

  (五)采購合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負(fù)責(zé),否則視為無效。

  第五條詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

 。ㄒ唬┙(jīng)辦人員應(yīng)對廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后,以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價(jià),(二)凡是最低采購量超過請購量的,采購經(jīng)辦人員在議價(jià)后,應(yīng)在請購單中注明,經(jīng)主管簽字確認(rèn)后上報(bào)。

  (三)采購經(jīng)辦人員接到“采購申請單”后應(yīng)依采購材料使用時(shí)間的緩急,并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的書面比價(jià),經(jīng)分析后進(jìn)行議價(jià),議價(jià)結(jié)果書面上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。

  (四)采購部門接到請購部門(項(xiàng)目部、行政管理部)以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況,主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià),待接到請購單后,按一般采購程序優(yōu)先辦理。

  第六條采購報(bào)銷流程圖

  第七條請購與采購

  (一)使用部門根據(jù)本部門實(shí)際物資需求情況,填寫請購單(即采購單第一聯(lián)),明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、使用日期等,交給采購部門審核。請購單應(yīng)有部門經(jīng)理簽字。

 。ǘ┎少彶块T收到使用部門提交的請購單時(shí),審核后如確有必要購買,由采購經(jīng)理簽字,再請總經(jīng)理予以批示。采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“采購申請單”(即采購單第二聯(lián))后,應(yīng)按照上述總則操作,貨比三家,選擇出合適的供應(yīng)商后,并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期。

  (三)采購單一式四份,第一聯(lián)即使用部門提交的請購單,第二聯(lián)即采購部門使用的'采購申請單,第三聯(lián)交給財(cái)務(wù)(采購員核銷時(shí)),第四聯(lián)交給倉管員(以備驗(yàn)收)。

  第八條驗(yàn)收與入庫

  (一)采購物資到貨后,采購員要及時(shí)組織質(zhì)監(jiān)部門、倉庫管理員進(jìn)行入庫前的清點(diǎn)驗(yàn)收,驗(yàn)收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)是否相符,然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣。驗(yàn)收合格后,驗(yàn)收部門的人員應(yīng)對已收物資編制一式兩聯(lián)、事先編號的驗(yàn)收單進(jìn)行簽字,作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)物資的依據(jù),第一聯(lián)本部門留存,第二聯(lián)交給倉管員。

 。ǘ﹤}管員根據(jù)進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告結(jié)果(主要是驗(yàn)收單)對合格貨品進(jìn)行入庫,入庫單必須通過采購員、倉管員簽字。不合格品由相關(guān)采購員辦理退貨事宜。入庫單一式三份,第一聯(lián)本部門留存,第二聯(lián)交給財(cái)務(wù),第三聯(lián)交給采購員。

  第九條付款與核算

 。ㄒ唬╊A(yù)付款采購

  1、按合同約定需要預(yù)付購貨款的,由采購員提供采購申請單、合同復(fù)印件、付款(注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號),辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后(付款通知書須由總經(jīng)理簽字),交公司財(cái)務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。

  2、貨物及發(fā)票已到,驗(yàn)收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后,采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同),財(cái)務(wù)部審核后,由總經(jīng)理簽字,財(cái)務(wù)做賬。

 。ǘ┈F(xiàn)款采購

  采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財(cái)務(wù)部借款,采購回來后,采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù),由質(zhì)監(jiān)部門、倉庫保管員驗(yàn)收,并開出入庫單(入庫單必須注名:供貨方名稱,貨物的名稱,數(shù)量、單價(jià)、金額、用途簽字)。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同),財(cái)務(wù)部審核后,由總經(jīng)理簽字,然后辦理報(bào)銷手續(xù)。

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  采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)(采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同),財(cái)務(wù)部審核后由總經(jīng)理簽字。供應(yīng)商需要結(jié)款時(shí),由財(cái)務(wù)將款項(xiàng)匯出。

 。ㄋ模┴浳镆训桨l(fā)票未到,驗(yàn)收合格并與購貨合同核對無誤后,如供貨方要求并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),可憑付款通知書支付不超過貨物總價(jià)值80%的貨款,待發(fā)票到后再付清余款;發(fā)票已到貨物未到,不準(zhǔn)支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后,財(cái)務(wù)部門要催促采購員及時(shí)結(jié)清購貨結(jié)余款,不留“尾巴”。

  (五)物資采購必須取得發(fā)票方可報(bào)銷,如無特殊情況,發(fā)票應(yīng)是增值稅專用發(fā)票。

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