檔案管理辦法15篇(合集)

檔案管理辦法1

　　1、設(shè)計合理的檔案分類和目錄

　　建立檔案管理的第一步是設(shè)計合理的檔案分類和目錄。分類主要包括文件類型、文件保管期限、文件重要性等因素，可以將檔案分為常規(guī)文件、機密文件、重要文件等。而目錄則主要負(fù)責(zé)規(guī)范化文件的命名，以便更好地進(jìn)行管理和查閱。建立一個完整的分類和目錄體系可以讓文件的管理和查閱變得更加方便。

　　2、對檔案進(jìn)行編碼管理

　　對檔案進(jìn)行編碼管理是另一項非常重要的工作。編碼可以讓每個文件都有唯一的標(biāo)識符，并且可以輕松跟蹤每個文件的狀態(tài)。例如，借閱、歸還、銷毀等。編碼應(yīng)該包括檔案的類型、存儲位置、檔案編號等信息。

　　3、建立完整的檔案管理流程

　　建立檔案管理的第三步是建立一個完整的檔案管理流程。從文件的歸檔、借閱到銷毀，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)該有清晰的規(guī)定和流程。例如，需要填寫什么樣的申請表和證明文件來借閱檔案，而審批流程和責(zé)任分工都應(yīng)該在檔案管理流程中列出。

　　4、制定檔案操作的規(guī)定

　　制定檔案操作的規(guī)定是關(guān)鍵性工作之一。制定這些規(guī)定主要為了確保所有的工作人員都能夠遵守標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，這樣可以避免錯誤和減少操作疏漏的`發(fā)生。操作規(guī)定主要包括檔案借閱的流程、檔案查閱的流程、檔案銷毀的流程等。

　　5、提供檔案管理培訓(xùn)和技術(shù)支持

　　最后，建議提供檔案管理培訓(xùn)和技術(shù)支持。檔案管理需要具備一定的專業(yè)知識和技能，這些技能可以通過培訓(xùn)來提高。另外，技術(shù)支持可以包括技術(shù)工具的使用、數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)、防火墻的設(shè)置等等方面。

　　總之，檔案管理是一項非常重要的工作，它可以幫助機構(gòu)和企業(yè)順利開展日常工作，保證企業(yè)的合法性。以上推薦項將有助于建立極其有效的檔案管理系統(tǒng)。

檔案管理辦法2

　　第一條設(shè)立目的

　　為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經(jīng)營與發(fā)展提供服務(wù)，特制訂本辦法。

　　第二條負(fù)責(zé)部門

　　電子文件的形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，由xxx部門進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。

　　第三條電子文件的收集與歸檔

　　一、電子文件的收集

　　1．收集方法

　�。�1）及時按照要求制作備份。

　�。�2）需在登記表中登記。

　�。�3）登記表應(yīng)與備份一同保存。

　�。�4）登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

　�。�5）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。

　　2．具體收集流程

　　（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進(jìn)行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，由xxx確定是否保留。

　�。�2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

　�。�3）在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。

　�。�4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

　　（5）用計算機輔助設(shè)計（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

　　（6）用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其相關(guān)軟件。

　　二、電子文件的歸檔

　　1．電子文件的整理

　　電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中；應(yīng)制成相應(yīng)電子文件目錄；歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

　　2．電子文件的歸檔

　�。�1）歸檔時間

　　邏輯歸檔應(yīng)實時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。

　�。�2）歸檔檢測與鑒定

　　在進(jìn)行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進(jìn)行有效性和完整性的鑒定。

　�。�3）歸檔過程

　　A把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。

　　B存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

　　C將相應(yīng)的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　3．其他注意事項

　　（1）應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔類型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

　�。�2）歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

　�。�3）具有保存價值的`電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

　　第四條電子檔案的管理

　　電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：

　　1．電子文件檢驗

　　歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達(dá)到xxx％。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的xxx％合格率應(yīng)達(dá)到x％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應(yīng)及時將錯誤信息反饋部門領(lǐng)導(dǎo)，并重新制作。

　　2．電子文件保管

　　電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

　�。�1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

　�。�2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—xxxxx℃；相對濕度選定范圍：xx％—xx％。

　�。�3）存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強磁場，并與有害氣體隔離。

　　3．電子文件抽樣檢查

　　每滿xx年，對電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿xx年進(jìn)行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于xxx％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。定期檢驗結(jié)果，應(yīng)填入電子檔案管理登記表。

　　4．電子文件的利用

　　利用時使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

　　5．電子文件的銷毀

　　電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

　　第五條附則

　　本辦法經(jīng)xxx核準(zhǔn)后實施，增設(shè)修訂亦同。

　　本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。

檔案管理辦法3

　　一、檔案分類、整理和編目

　　檔案管理的第一步是分類和整理。將不同文件按照相似的特點或目的進(jìn)行歸類，例如按照發(fā)文、收文、費用報銷、合同簽訂等進(jìn)行分類，然后對每個類別下的文件再進(jìn)行整理。整理的目的是解決文件堆積和混雜的問題，可以考慮按照時間、地點、名稱等方面進(jìn)行整理。整理完成后，需要編制檔案目錄，方便選擇和檢索。

　　二、檔案保管和防火防潮

　　檔案保管是檔案管理的重要環(huán)節(jié)。檔案需要存儲在安全可靠的地方，避免因火災(zāi)、水患、盜竊等事件導(dǎo)致文件的損毀或丟失。因此，檔案室應(yīng)該選擇通風(fēng)、防火、抗震和防潮的房間，保證檔案的安全性。同時，為了避免文件的破損和老化，應(yīng)該控制室內(nèi)的溫度和濕度。

　　三、檔案數(shù)字化管理

　　隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的持續(xù)發(fā)展，數(shù)字檔案管理逐漸成為了檔案管理的一種重要方式。數(shù)字化可以大大提高檔案管理的效率和精度，使得檔案的共享和利用更加方便快捷。數(shù)字化可以通過掃描文件、建立數(shù)據(jù)庫、利用云端存儲等方式實現(xiàn)。數(shù)字化管理也需要考慮數(shù)據(jù)的備份和安全性，以避免數(shù)據(jù)的丟失或泄露。

　　四、檔案利用和授權(quán)管理

　　檔案管理不僅是整理和保管檔案的過程，還需要考慮如何利用和授權(quán)管理檔案。檔案不僅僅是用于儲存和記錄，還可以用于機構(gòu)或個人發(fā)展和成長的指導(dǎo)和總結(jié)。因此，檔案的利用價值是需要被挖掘和提升的。此外，已被存儲在檔案中的信息應(yīng)該嚴(yán)格保密，需要做好授權(quán)管理，避免信息被惡意利用。

　　檔案管理是重要的信息支撐保障工作，它關(guān)系到組織或個人的重要信息記錄和安全性。做好檔案管理需要結(jié)合實際情況進(jìn)行科學(xué)、合理的規(guī)劃和實現(xiàn)，不斷提高工作效率和質(zhì)量，以保障檔案管理的有效性和長期性。

　　檔案管理怎么做

　　檔案管理是一個重要的工作，它涉及到各種類型的文件和記錄。一個良好的檔案管理系統(tǒng)可以幫助您管理公司或組織的文件，并確保它們在需要時可靠地訪問和使用。下面將介紹如何有效地管理公司或組織的檔案。

　　1、制定檔案管理計劃

　　為了確保您的文件可以被正確地管理和保存，建立并實施一個有效的檔案管理計劃是至關(guān)重要的。這個計劃應(yīng)該明確檔案被存儲和檢索時應(yīng)遵守的原則，應(yīng)包括：

　�。�1）文件的分類方式。這要求根據(jù)文件的類型、主題、創(chuàng)建日期等進(jìn)行分類，以便于以后管理和查詢。

　�。�2）存儲方式。根據(jù)文件的重要性和格式確定存儲方式，如數(shù)字化存儲、實體存儲等。數(shù)字化存儲方式可以幫助您減少文件的存儲空間，同時方便了以后的查找和管理，并提高了檔案的安全性。

　　（3）定期歸檔和銷毀。為避免文件堆積，建議公司或組織根據(jù)設(shè)定條件，例如文件的評級和時效性，定期將過時和不必要的文件歸檔或銷毀。 2、進(jìn)行良好的檔案管理文化培養(yǎng)

　　建立一個良好的檔案管理文化可以幫助您的組織或公司遵循重要的檔案管理原則和政策，從而確保您的文件都獲得正確的處理。這可能需要培訓(xùn)和說明檔案管理的好處，以及如何存儲、維護(hù)和檢索它們。員工應(yīng)該意識到自己處理文件的重要性，并在處理文件時遵循標(biāo)準(zhǔn)操作程序。同時，應(yīng)建立一個檔案管理團(tuán)隊，協(xié)調(diào)和管理檔案的處理和管理。

　　3、投資存儲和保護(hù)檔案的'設(shè)施和技術(shù)

　　選擇合適的檔案存儲設(shè)施和技術(shù)可以增強檔案管理的效率和可靠性。首先，應(yīng)該考慮實體存儲設(shè)施的安全，包括防火、防水和防盜等安全措施。其次，應(yīng)考慮數(shù)字化存儲方式。通過數(shù)字化存儲，您可以訪問和管理文件的方式更加靈活，還可以提高檔案的安全性和可靠性。選用好的數(shù)字化存儲方式可以保證文件不會被損壞或丟失，而且還可以減少尋找文件時的工作量，提高了工作效率。

　　4、使用檔案管理工具

　　即使已經(jīng)建立了檔案管理計劃和培訓(xùn)，但如果沒有適合的工具，仍然很難管理大量檔案。選擇合適的工具可以提高檔案管理的效率。這可能包括一些專業(yè)的檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和掃描儀。 5、維護(hù)檔案的完整性和可訪問性

　　檔案的完整性和可訪問性是檔案管理的核心目標(biāo)。即使完成了所有必要的文檔管理工作，也應(yīng)確保檔案的完整性不受損害。例如，標(biāo)簽應(yīng)易于閱讀并作為標(biāo)識文件重要性的方式，可以在檔案被錯放時快速找到。同時，為了確保檔案管理計劃的持續(xù)有效性，您應(yīng)該不斷監(jiān)督檔案管理計劃的效果，并不斷進(jìn)行修改和調(diào)整。

　　以上是關(guān)于如何有效地管理公司或組織的檔案的一些有益的建議。正確地管理檔案可以使絕大多數(shù)組織或企業(yè)從中受益。

　　這不僅保護(hù)了數(shù)據(jù)的安全性，也能加強業(yè)務(wù)流程并提高員工效率。

檔案管理辦法4

　　第一條為加強檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結(jié)合本省實際，制定本條例。

　　第二條本省行政區(qū)域內(nèi)的機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織以及公民應(yīng)當(dāng)遵守本條例，履行保護(hù)檔案的義務(wù)。

　　第三條縣級以上人民政府負(fù)責(zé)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案事業(yè)建設(shè)列入本級國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃，健全檔案機構(gòu)，配備專門人員，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費。

　　第四條縣級以上人民政府的檔案局是同級人民政府的檔案行政管理部門，主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，履行下列職責(zé)：

　　(一)宣傳貫徹有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策;

　　(二)制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計劃，對各級各類檔案館和機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他社會組織的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);

　　(三)組織進(jìn)行檔案宣傳、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案工作人員培訓(xùn)和資格認(rèn)定，指導(dǎo)檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審工作;

　　(四)會同有關(guān)行政部門對本行政區(qū)域內(nèi)的重大科學(xué)技術(shù)研究項目、重點建設(shè)項目檔案進(jìn)行驗收;

　　(五)依法查處檔案違法行為;

　　(六)法律、法規(guī)規(guī)定的其他職責(zé)。

　　第五條縣級以上人民政府的計劃、財政、人事等行政管理部門，應(yīng)當(dāng)按照各自的職責(zé)，配合檔案行政管理部門做好檔案工作。

　　第六條鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府和城市街道辦事處應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機關(guān)的檔案，并對所屬企業(yè)事業(yè)單位和村民委員會、居民委員會的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　村民委員會和居民委員會應(yīng)當(dāng)建立檔案，并指定人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　第七條機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織應(yīng)當(dāng)依法設(shè)置檔案工作機構(gòu)或者配備檔案工作人員，健全檔案工作制度，提供必要的工作條件。

　　第八條機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，履行下列職責(zé)：

　　(一)對文書部門和業(yè)務(wù)部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，參與技術(shù)項目、建設(shè)項目、科研項目和重要設(shè)備檔案的驗收工作;

　　(二)統(tǒng)一管理本單位的各種門類和各種載體檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，開展檔案利用工作，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化;

　　(三)按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案;

　　(四)對本系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第九條縣級以上國家綜合檔案館，承擔(dān)下列工作任務(wù)：

　　(一)接收和征集本館保管范圍內(nèi)對國家和社會具有保存價值的檔案;

　　(二)對所保存的檔案采用先進(jìn)技術(shù)按規(guī)定科學(xué)地整理和保管;

　　(三)開展檔案的利用工作，為社會利用檔案資源提供服務(wù)。

　　第十條設(shè)置國家專門檔案館，由省檔案行政管理部門提出意見，報省人民政府批準(zhǔn)。

　　設(shè)置部門檔案館，經(jīng)省檔案行政管理部門審核同意，報省人民政府批準(zhǔn)。

　　設(shè)置企業(yè)、事業(yè)單位檔案館應(yīng)當(dāng)提出申請，報省檔案行政管理部門批準(zhǔn)。

　　第十一條各級各類檔案機構(gòu)的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)接受縣級以上檔案行政管理部門的專業(yè)培訓(xùn)，取得上崗資格證書。

　　第十二條從事檔案鑒定、評估、咨詢等社會中介服務(wù)的機構(gòu)和人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)省檔案行政管理部門資質(zhì)或者資格認(rèn)定，接受其業(yè)務(wù)監(jiān)督。

　　第十三條機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織及其工作人員在職能活動中形成的全部文字、圖表、聲像材料，由本單位文書部門或者業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集齊全，進(jìn)行鑒定和系統(tǒng)整理，向本單位檔案工作機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理。任何部門和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

　　第十四條各級檔案行政管理部門對應(yīng)當(dāng)依法移交國家綜合檔案館的檔案進(jìn)行登記，并將登記認(rèn)定情況通知相關(guān)檔案館。

　　第十五條機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會組織，應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案：

　　(一)列入省檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿二十年的，向省檔案館移交;

　　(二)列入市(地)、縣(市、區(qū))國家綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年的，向市(地)、縣(市、區(qū))國家綜合檔案館移交;

　　(三)列入專門檔案館、部門檔案館和企業(yè)事業(yè)單位檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿一年的，向相關(guān)檔案館移交;

　　(四)記錄省、市(地)、縣(市、區(qū))重大活動的錄音、錄像、照片等檔案，各單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格管理，并在活動結(jié)束后半年內(nèi)按照省人民政府有關(guān)規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;

　　(五)機關(guān)、團(tuán)體撤銷時，應(yīng)當(dāng)及時向縣級以上檔案行政管理部門指定的檔案館或者單位移交檔案;

　　(六)臨時機構(gòu)撤銷時，應(yīng)當(dāng)及時向有關(guān)檔案館或者單位移交檔案。

　　第十六條縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)按照檔案館建筑設(shè)計規(guī)范的要求建設(shè)檔案館專用庫房，并根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，配備計算機、復(fù)印機、縮微攝影、洗印等必要的設(shè)施。

　　第十七條各級各類檔案館(庫)的安全措施應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

　　(一)省檔案館建筑耐火等級應(yīng)當(dāng)達(dá)到一級，市(地)、縣(市、區(qū))檔案館應(yīng)當(dāng)達(dá)到一級或者二級;

　　(二)檔案庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)安裝防火、防盜報警裝置，配備消防器材;

　　(三)檔案庫房內(nèi)不得存放易燃、易腐、易爆物品，嚴(yán)禁明火裝置;

　　(四)檔案庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)配備溫濕度調(diào)控設(shè)備和防塵、防有害生物設(shè)施。

　　檔案館(庫)的管理人員對霉?fàn)�、蟲蛀、破損、字跡褪變的檔案，應(yīng)當(dāng)及時搶救。

　　第十八條縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)每年安排專項經(jīng)費直接用于國家綜合檔案館檔案的保護(hù)。具體辦法由省人民政府另行規(guī)定。

　　第十九條檔案的鑒定、銷毀應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行。

　　禁止任何單位和個人擅自銷毀檔案。

　　第二十條檔案館開放檔案，應(yīng)當(dāng)設(shè)置公示標(biāo)志，為社會利用檔案提供便利條件。

　　中國公民或者組織，憑個人身份證件或者單位介紹信可以利用檔案館已開放的檔案。

　　外國人或者境外組織憑接待單位介紹信，向省檔案行政管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以利用已開放的檔案。

　　第二十一條檔案館和其他檔案機構(gòu)提供利用重要、珍貴的檔案，應(yīng)當(dāng)用縮微品或者其他形式的復(fù)制件代替原件。檔案縮微品和復(fù)制件載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的`效力。

　　第二十二條任何組織和個人利用檔案，應(yīng)當(dāng)遵守查閱檔案的有關(guān)規(guī)定，不得涂改、損毀、丟失、偽造。利用未開放的檔案，不得擅自抄錄和復(fù)制。

　　第二十三條公布檔案，應(yīng)當(dāng)遵守國家保密規(guī)定，按照下列規(guī)定辦理;

　　(一)保存在檔案館的，由檔案館公布;

　　(二)保存在單位檔案機構(gòu)的，由所在單位公布;

　　(三)集體或者個人所有的檔案，由檔案所有者依照國家有關(guān)規(guī)定公布;

　　(四)寄存在檔案館的集體或者個人所有的檔案，由檔案館征得檔案所有者同意后公布。

　　第二十四條檔案館可以通過下列形式公布檔案的全文、部分原文或者檔案記載的特定內(nèi)容：

　　(一)通過報紙、刊物、圖書、音像、電子出版物等形式發(fā)表;

　　(二)通過電臺、電視臺播放;

　　(三)通過公眾計算機信息網(wǎng)絡(luò)傳播;

　　(四)公開陳列、展覽檔案或者其復(fù)制件;

　　(五)出版發(fā)行檔案史料匯編的全文或者摘錄匯編;

　　(六)經(jīng)檔案行政管理部門批準(zhǔn)出售檔案復(fù)制件;

　　(七)在公共場合散發(fā)、張貼檔案復(fù)制件;

　　(八)在公共場合宣讀、播放;

　　(九)法律、法規(guī)規(guī)定的其他形式。

　　第二十五條禁止出賣、擅自轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案或者擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案的復(fù)制件。

　　禁止擅自向各級國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉(zhuǎn)讓、贈送非國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案。

　　第二十六條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責(zé)令限期改正，逾期未改正的給予通報批評;對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員，由其所在單位或者上級主管部門給予行政處分;

　　(一)未依法建立檔案機構(gòu)或者配備檔案人員的;

　　(二)未依法對各種門類和載體檔案實行集中統(tǒng)一管理的;

　　(三)不按規(guī)定歸檔或者向檔案館移交檔案的;

　　(四)不按規(guī)定辦理檔案登記、統(tǒng)計的;

　　(五)明知所保存的檔案面臨危險而不采取保護(hù)措施的;

　　(六)不按規(guī)定開放檔案或者提供利用的;

　　(七)違反國家規(guī)定擅自擴(kuò)大或者縮小檔案接收范圍的。

　　第二十七條違反本條例第十九條、第二十三條、第二十五條規(guī)定的，依照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定處理。

　　第二十八條違反本條例第二十二條規(guī)定的，由縣級以上檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予行政處分，對單位給予通報批評;縣級以上檔案行政管理部門可以對個人處以五百元以上五千元以下罰款，或者對單位處以一萬元以上十萬元以下罰款。

　　第二十九條違反本條例規(guī)定造成檔案損失的，由縣級以上檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門責(zé)令賠償損失。損失檔案的價值由縣級以上檔案行政管理部門組織檔案專家、鑒定人員評估確定。

　　違反本條例規(guī)定，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

　　第三十條檔案工作人員濫用職權(quán)、徇私舞弊、玩忽職守的，由其所在單位或者上級主管部門給予行政處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

　　第三十一條本條例具體應(yīng)用中的問題，由省人民政府負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十二條本條例自20xx年1月1日起施行。

　　檔案管理的意義

　　Tips 1:人才服務(wù)機構(gòu)是什么性質(zhì)的機構(gòu)?在編制上，它屬于事業(yè)單位，在運行上，則實行企業(yè)化管理。但實際上，它履行著部分行政職能，提供的“服務(wù)”具有明顯的行政屬性。這種“半官半商”、“亦官亦商”，在“官”與“商”之中左右逢源，模棱兩可。不少地方人才中心的負(fù)責(zé)人堅持：“補齊代管費用及相關(guān)手續(xù)后，再提供人事服務(wù)”。

　　Tips 2:檔案的轉(zhuǎn)遞是有規(guī)定程序的，在離開學(xué)校之前最好弄清楚你的檔案在什么時間被轉(zhuǎn)到哪個地方去了。在現(xiàn)階段，主管學(xué)生分配的單位沒有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，而且檔案轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出比較麻煩，最好一步到位。

檔案管理辦法5

　　一、檔案分類

　　在進(jìn)行檔案管理時首先需要進(jìn)行文件分類，以便于對文件進(jìn)行整合和歸檔。文件分類可以按照文件種類、文件主題、文檔流程等方面進(jìn)行分類，以便于查找和使用。文件分類可以按照文號、分類號、管理號、日期等規(guī)范進(jìn)行標(biāo)注，并在檔案文件出現(xiàn)之后進(jìn)行逐級審核確認(rèn)。

　　二、文件歸檔

　　文件歸檔是指對文件進(jìn)行安排和保存的過程。歸檔需要對文件進(jìn)行編號標(biāo)記，同時還需對文件進(jìn)行檢查核對，確保其正確性和完整性，然后將其存放到合適的位置，并制定文件保管制度。對于重要資料需要采取多種措施，避免遺失和散落，如安裝密封門、定期檢查、嚴(yán)格管控等。

　　三、文件借閱

　　文件借閱可以按照檔案管理制度規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行借閱或者復(fù)制。借閱前需要經(jīng)過嚴(yán)格審批，確保借閱人員合適，并制定借閱的期限和方式。對于重要文件和密件文件需要采取更加嚴(yán)格的措施，如制定長效保密制度、設(shè)立訪客角色、安裝視頻監(jiān)控等，以保持機密資料的安全和完整。

　　四、文件銷毀

　　文件銷毀是指將已經(jīng)歸檔的文件達(dá)到存續(xù)期限，或由于其他原因無需繼續(xù)保存的'文件進(jìn)行銷毀。銷毀前需要進(jìn)行文件檢索和審批，并制定銷毀方案，確定銷毀的時間和方式。銷毀的方式可以采取物理銷毀或者數(shù)字銷毀。

　　五、文件備份

　　文件備份是指對重要文獻(xiàn)和資料進(jìn)行備份以避免數(shù)據(jù)遺失或者損壞。數(shù)據(jù)備份最好有定時備份和定點備份兩種方式，避免備份的重復(fù)和占用過多的硬盤空間。同時備份應(yīng)在不同的地方存儲，以便于很快地找到并恢復(fù)數(shù)據(jù)。

　　在實踐的過程中，檔案管理需要我們嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，方案合理。我們也需要不斷地補充完善檔案管理制度，在有效防止數(shù)據(jù)遭受侵犯的前提下，達(dá)到了檔案管理的目標(biāo)。

檔案管理辦法6

　　第一章基本原則

　　第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

　　第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

　　第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

　　第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

　　第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部

　　第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

　　第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

　　第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

　　第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

　　第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

　　第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

　　第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

　　第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

　　第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。お

　　第四章人事檔案的管理和利用

　　第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費。

　　第十四條對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

　　第十五條根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

　　第十八條做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

　　第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。

　　第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。

　　第五章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第二十一條人事檔案應(yīng)通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

　　第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。

　　第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。

　　第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。

　　第二十五條公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時應(yīng)及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

　　附件

　　人事檔案材料收集歸檔范圍

　　１、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。

　　２、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。

　�。�、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。

　�。础Ⅻh代會、人代會、政協(xié)會議的`工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

　�。�、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

　�。�、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。

　�。�、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

　　８、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書（1—2份系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加入民主黨派的材料。

　　９、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復(fù)、個人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

　�。保啊⒈碚锚剟罨顒又行纬傻母鞣N先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。

　�。保�、各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

　�。保�、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

　　１３、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

　�。保�、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調(diào)查報告。

　　１５、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生（學(xué)員）登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。

　�。保�、學(xué)生學(xué)籍變動記錄材料。

　　１７、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。

　�。保�、畢業(yè)學(xué)生體檢表。

　�。保�、其他可供組織參考有保存價值的材料。

檔案管理辦法7

　　公司為進(jìn)一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種來往合同、協(xié)議、訂單、確認(rèn)書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。

　　二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中，收取相應(yīng)客戶的資質(zhì)、往來的調(diào)查表等，也屬本管理制度的.歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經(jīng)營產(chǎn)品的采購、銷售均須訂立合同。

　　2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷售部指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷售業(yè)務(wù)合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷售部。

　　2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)

　　人員用章時應(yīng)填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復(fù)印件，交由銷售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。

　　四、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規(guī)定進(jìn)行分類編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

　　4、合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無特殊情況不得外借。

　　五、附則

　　1、本制度自審批通過之日起實施。

　　2、本制度由銷售部負(fù)責(zé)解釋。

　　六、附件

　　《合同檔案登記表》

檔案管理辦法8

　　一、檔案分類

　　檔案管理的第一步便是檔案分類，合理分類是檔案管理的前提和基礎(chǔ)。對于檔案分類，主要包含以下要求：

　　1、按照物品、文件和文檔的種類分別歸為一類，以及重要程度、部門等特定的分類要求。

　　2、將相同的文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號，以便于查找和管理，常規(guī)編號方法可以使用由字母和數(shù)字組成的編號方法。

　　3、對于重要的文件或文檔，需要進(jìn)行歸檔，并且歸檔的時間和歸檔的地點需要進(jìn)行記錄。

　　二、檔案管理軟件

　　檔案管理軟件是檔案管理的輔助工具，針對不同的檔案管理軟件，有如下的要求和說明：

　　1、檔案管理軟件需要使用簡單方便，支持多人協(xié)同使用，對于數(shù)據(jù)的安全性需要進(jìn)行保護(hù)。

　　2、檔案管理軟件需要將分類的各個檔案分門別類的展現(xiàn)給管理人員，方便管理人員對各個檔案進(jìn)行查看和管理。

　　3、檔案管理軟件在歸檔的時候需要對歸檔內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的說明和說明，以方便以后的查找和使用。

　　三、檔案管理的保密性

　　檔案管理不僅需要及時準(zhǔn)確，還需要具有高度的保密性，如何保證檔案管理的保密性，可以從以下幾個方面入手。

　　1、設(shè)置密碼鎖定目錄和文件，對于重要的文檔或文件的加密和保護(hù)，并且要注意系統(tǒng)的后續(xù)升級和安全性的防護(hù)。

　　2、檔案管理需要明確哪些是機密檔案，哪些是普通檔案，對于享有機密級別的文件，需要對其存儲和管理進(jìn)行專門的.安全保障。

　　3、建立檔案安全審查機制，每個上級部門都要對下級部門的檔案進(jìn)行實地查驗，以互相監(jiān)督和督促。

　　四、檔案管理的備份

　　檔案管理備份是檔案管理的重要步驟之一，一方面可以避免因為人為因素而丟失重要資料，另一方面可以對檔案管理進(jìn)行重新整理和完善。針對檔案管理的備份，可以有如下要求：

　　1、檔案管理的備份需要使用多種方式，如使用云存儲、外設(shè)硬盤、光盤或者U盤等，以免當(dāng)其中一個備份失效時，可以隨時通過其他的備份恢復(fù)。

　　2、檔案管理的備份需要進(jìn)行定期的檢測和測試，并且記錄備份時間和備份內(nèi)容的詳細(xì)信息，以備以后查閱。

　　3、在檔案管理備份整理時候，同時進(jìn)行檔案的重新分類和歸檔，以便于后續(xù)查閱和管理。

　　在檔案管理的工作中，還有很多有關(guān)流程和規(guī)范的問題需要進(jìn)行注意，以達(dá)到對檔案管理的高度要求。如：歸檔方式、使用文具要求、在檔案管理工作中需要注意的細(xì)節(jié)問題，以及有關(guān)檔案管理的常態(tài)化的宣傳等等，都需要認(rèn)真對待。

檔案管理辦法9

　　一、建立完善的檔案管理制度

　　建立一套完善的檔案管理制度，包括檔案管理的主管部門和主管人員、檔案管理的職責(zé)和權(quán)限、檔案管理的流程和制度、對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和評估等。制定科學(xué)的檔案管理規(guī)定，明確每個檔案材料的保管期限、歸檔標(biāo)準(zhǔn)和存檔位置，確保檔案材料妥善保管，減少檔案管理中出現(xiàn)的錯誤。

　　二、加強檔案采集和整理

　　檔案采集是檔案管理的基礎(chǔ)，它直接影響著檔案管理質(zhì)量。各個管理部門應(yīng)該把檔案采集作為一項重要的工作進(jìn)行安排，及時采集檔案材料、核實檔案資料，并進(jìn)行分類整理，確保檔案材料按真實性、完整性、準(zhǔn)確性和可信度的原則進(jìn)行保管。在采集檔案材料時，需要做好檔案登記和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，保證每份材料都能追溯到其來源和存放位置。

　　三、加強檔案的數(shù)字化處理

　　數(shù)字檔案是檔案管理的`重要手段，數(shù)字檔案的建設(shè)是數(shù)字化時代檔案管理的必然趨勢。組織要按照數(shù)字化的檔案管理需求，規(guī)劃布局好數(shù)字化檔案管理建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的采集、加工、存儲、保管、傳輸和展示等工作，同時解決傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的某些問題，如檔案安全性、操作便捷性等。

　　四、加強檔案的安全保護(hù)

　　檔案保管需要加強安全措施，保證檔案材料的安全性和完整性。對于檔案強制力較高的材料，應(yīng)當(dāng)采取門禁、鎖具、監(jiān)控等保管措施，保證檔案材料不會被非法取閱或遺失。在檔案數(shù)字化處理方面，除了安全性的保障，還需要注意數(shù)據(jù)防止破壞、數(shù)據(jù)備份等問題，做好通過軟件等技術(shù)手段達(dá)到材料安全存儲的保證工作。

　　五、完善檔案管理的信息化系統(tǒng)

　　隨著信息化的深入發(fā)展，檔案管理的信息化系統(tǒng)也越來越重要。組織可以根據(jù)實際情況，引進(jìn)或開發(fā)一些實用、安全、穩(wěn)定的檔案管理信息化軟件，用以輔助檔案管理工作，同時可以方便檔案材料的檢索、歸檔、分類、索引和展示，更加方便使用。同時，數(shù)字檔案可以實現(xiàn)信息化系統(tǒng)的共享，從而實現(xiàn)檔案信息的快速交流和分享。

　　六、實現(xiàn)檔案管理的信息公開

　　信息公開是政府機構(gòu)檔案管理的一項重要任務(wù)，也是檔案管理的一個重要指標(biāo)。政府機構(gòu)要依照相關(guān)法律法規(guī)，將符合規(guī)定條件的檔案材料予以公開。同時，建立檔案管理的公開檔案材料管理系統(tǒng)，為公眾提供實際可靠的信息，提升政府信任度和透明度。

　　總之，這些措施是做好檔案管理不可或缺的手段，檔案管理也需要日新月異的進(jìn)步與發(fā)展。實踐中，組織可以結(jié)合自身實際情況，細(xì)化檔案管理的具體細(xì)節(jié)，制定出更為實用的方案，不斷提高管理水平，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

檔案管理辦法10

　　一、學(xué)生檔案工作的基本原則

　�。ㄒ唬┍竟芾矸椒ㄋ�稱的學(xué)生檔案是指z師范大學(xué)附屬中學(xué)培養(yǎng)的學(xué)歷教育的學(xué)生個人檔案，內(nèi)容包括學(xué)生在校就讀期間形成的，反映學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、實踐等各方面的有保存價值的紙質(zhì)文件材料。

　�。ǘ�）學(xué)生檔案材料的歸檔工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益，對所收集的材料，要求齊全，內(nèi)容真實，簽署完備。

　�。ㄈ�）學(xué)校學(xué)生管理部門要把學(xué)生檔案的積累和收集、整理工作納入工作職責(zé)范圍，并指定兼職檔案人員。學(xué)生檔案材料形成部門要做好材料的收集、整理工作并及時移交學(xué)生管理部門歸檔。

　　二、學(xué)生檔案的歸檔范圍

　　1、新生入學(xué)時交的檔案、新生入學(xué)登記表。

　　2、高中階段形成的綜合素質(zhì)評價材料。

　　3、畢業(yè)生登記表。

　　4、高中基礎(chǔ)會考成績證明副本。

　　5、普通高等學(xué)校招生報名登記表、體格檢查表。

　　6、學(xué)生在校期間的獎勵、處分材料。

　　7、學(xué)生入黨、入團(tuán)材料。

　　8、其它有價值的材料。

　　三、學(xué)生檔案的整理方法

　�。ㄒ唬┭b訂

　　學(xué)生檔案應(yīng)按件裝訂，一般在左側(cè)裝訂，裝訂前將“件”內(nèi)的各頁左、下側(cè)對齊，同一事項的材料可按形成時間先后排序合訂為一件。

　　（二）裝袋

　　歸檔的.文件材料按時間的先后順序裝入檔案袋內(nèi)，一人一袋一檔，并在檔案袋封面的材料目錄上注明材料名稱。同一學(xué)生的檔案不能分散，不同學(xué)生的檔案不能混合。

　　（三）排列

　　學(xué)生檔案按學(xué)生畢業(yè)年限排列，同一畢業(yè)年限內(nèi)按班級排列，同一班級按學(xué)號（從小到大）排序。

　　（四）排架

　　學(xué)生檔案按排列順序存放入檔案庫房檔案柜架內(nèi)，從上到下、從左到右排列。檔案柜要編制順序柜號。

　　（五）編目

　　學(xué)生檔案須做好電子版目錄索引的同時，也要做好紙質(zhì)目錄，便于快速查找和檔案流轉(zhuǎn)時簽名，其編目的內(nèi)容包括：姓名、畢業(yè)時間、班級、學(xué)號、柜號、轉(zhuǎn)出方式、簽收人、簽收時間、備注等。每年畢業(yè)的檔案編目要裝訂成冊。

　　四、學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞及托管

　�。ㄒ唬�學(xué)生升學(xué)，其檔案按錄取院校地址轉(zhuǎn)送。

　�。ǘ�）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國、開除等學(xué)籍變動時，應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)給新的主管部門或單位。

　　（三）尚未轉(zhuǎn)出學(xué)校的學(xué)生檔案，于學(xué)生畢業(yè)一年后移交檔案室保管。

　�。ㄋ模�學(xué)生前來辦理檔案轉(zhuǎn)出時，應(yīng)出示有效證件如身份證、畢業(yè)證書，非本人辦理還應(yīng)出示委托書及雙方的身份證明。

　�。�六）學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞前必須密封后蓋騎縫章，一般通過機要或遵照有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)遞，必要時可派專人轉(zhuǎn)遞。學(xué)生檔案一般不準(zhǔn)由本人自帶，但在特殊情況下檔案經(jīng)嚴(yán)格密封后，本人憑單位開具的調(diào)檔函或證明可自帶檔案，但對轉(zhuǎn)遞過程中檔案遺失、私自開封等后果由本人自負(fù)。

　　五、學(xué)生檔案的查、借閱

　�。ㄒ唬┰谛Ｆ陂g若需查閱、復(fù)印、摘抄和拍攝學(xué)生檔案，必須履行登記手續(xù)和批準(zhǔn)手續(xù)。主管部門負(fù)責(zé)人、老師說明利用目的，可登記后查閱學(xué)生檔案；其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自查閱學(xué)生檔案。

　�。ǘ�）學(xué)生檔案一般不外借，如必須借出使用時，必須持有借出單位介紹信，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并履行登記手續(xù)后方可借出，借閱單位須按期歸還（借閱期限不超過一周）。借閱期間不得私自轉(zhuǎn)借他人或由他人歸還，如有丟失由借閱單位負(fù)責(zé)，并依法追究其責(zé)任。杜絕個人外借。

　　（三）查閱、借閱學(xué)生檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、污損、批注、拆散、抽取、撤換和增添檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。

　　六、學(xué)生檔案的補辦

　　本校歷屆畢業(yè)生的個人檔案因丟失等原因如需補辦，必須持學(xué)生檔案補辦申請書（說明就讀、畢業(yè)的具體情況），所在單位出具檔案遺失證明，經(jīng)核實相關(guān)檔案后，可以復(fù)印錄取花名冊、成績單和畢業(yè)生有關(guān)材料。

檔案管理辦法11

　　一、檔案分類與編號

　　分類與編號是檔案管理的基本步驟，也是檔案管理的核心。所謂分類，就是將不同種類的檔案進(jìn)行區(qū)分，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，使得檔案的種類、屬性、用途等變得清晰明了。編號則是給檔案分配一個唯一的標(biāo)識符，標(biāo)明其具體信息和存放位置，方便檔案的查找和使用。

　　分類與編號需要遵循以下原則：

　　1、依據(jù)檔案性質(zhì)分類：將各種不同的檔案按照其性質(zhì)進(jìn)行分類，如工作檔案、生活檔案、財務(wù)檔案、教育檔案等。

　　2、依據(jù)檔案內(nèi)容分類：按照檔案記錄的內(nèi)容進(jìn)行分類，如會議記錄、文件資料、人事資料、技術(shù)資料等。

　　3、依據(jù)檔案制度分類：按照檔案的制度性質(zhì)進(jìn)行分類，如保密檔案、機密檔案、公開檔案等。

　　4、依據(jù)檔案層次分類：將檔案進(jìn)行層次劃分，如基層檔案、中層檔案、高層檔案等。

　　在分類和編號的過程中，需要編制一份檔案分類與編號手冊，將檔案類別和每個檔案的編號一一對應(yīng)，使得檔案不會混淆，并能方便查找。

　　二、建立檔案庫房

　　在進(jìn)行檔案管理之前，需要先建立一個檔案庫房，并制定科學(xué)合理的`存儲制度和措施，保證檔案的安全性和完好性。具體措施如下：

　　1、庫房的選擇與設(shè)計：需要選擇一個干燥、通風(fēng)、采光好的地方，并確保庫房的溫度、濕度、灰塵等環(huán)境指標(biāo)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、檔案盒的選購：需要選擇優(yōu)質(zhì)的檔案盒，并按照各種檔案的大小和種類選擇適合的盒子存放，確保檔案的安全和完好。

　　3、立體儲物系統(tǒng)的設(shè)置：需要安裝儲物柜、檔案架和移動式庫房等設(shè)施，使得檔案存儲利用空間更加充分、靈活。

　　4、庫房安全管理：需要加強庫房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置安全防范措施，防范火災(zāi)、盜竊、損壞等事件的發(fā)生。

　　三、檔案借閱與歸還

　　檔案的借閱歸還是日常檔案管理中不可缺少的環(huán)節(jié)�？茖W(xué)合理的借閱和歸還制度可以保證檔案的安全和可用性。

　　1、借閱手續(xù)：借閱檔案需要先進(jìn)行登記、審核，確定借閱人、借閱事由、借閱期限等要素，并簽署借閱協(xié)議。

　　2、檔案使用：借閱使用檔案需要注意保護(hù)檔案的完好性，避免磨損、污漬、遺漏等情況的發(fā)生。

　　3、歸還手續(xù)：使用完檔案后，需要及時歸還，并簽署歸還協(xié)議。并進(jìn)行檔案的復(fù)查和整理。

　　四、檔案的鑒定、清理和保管

　　隨著時間的流逝，某些檔案的使用價值會逐漸降低，甚至失去應(yīng)有的價值。因此，定期進(jìn)行檔案的鑒定、清理和保管變得非常重要。

　　1、檔案鑒定：對于一些歷史悠久的檔案、珍貴文獻(xiàn)及其他重要的檔案材料，建議進(jìn)行檔案鑒定，以確保檔案的真實性和可信度。

　　2、檔案清理：對于一些過時的、過期的、無用的檔案，需要進(jìn)行清理和淘汰，以清理出更多的空間，方便檔案的管理和存儲。

　　3、檔案保管：檔案保管包含了完整性、安全性、可用性與便捷性四個方面。所以，需要妥善保管，始終維護(hù)檔案的完整性和可用性。

　　總之，檔案管理是一項極為重要的工作，它關(guān)系到我們的生產(chǎn)和生活。要加強檔案管理，需要完善檔案管理制度，建立科學(xué)合理的檔案管理體系，使得檔案管理變得更為規(guī)范和高效。同時，也是企業(yè)、機構(gòu)或個人在工作發(fā)展過程中必不可少的保障措施。需要我們認(rèn)真管理它們，為我們?nèi)蘸蟮墓ぷ骱蜕�活做好充分�?zhǔn)備。

檔案管理辦法12

　　第一條為了加強公司人事檔案管理，使之逐步實現(xiàn)科學(xué)化、制度化、系統(tǒng)化的要求，參照國家和上級主管部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，特制定本規(guī)則。

　　第二條檔案管理的種類;根據(jù)國家的規(guī)定要求和勞動人事管理的特點，將勞動人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個人檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、文書資料檔案。

　　第三條職工個人檔案主要由記載個人在歷史各個時期表現(xiàn)情況的原始資料，各項工作能力素質(zhì)狀況和有關(guān)背景材料等構(gòu)成。它主要包括職工履歷、社會關(guān)系、職務(wù)、學(xué)歷、工資變動情況、獎懲記錄等以及各個時期的表現(xiàn)鑒定。

　　第四條專業(yè)技術(shù)人員(包括工人技師)檔案主要由記載其技術(shù)狀況的原始材料和考核評聘等有關(guān)的材料構(gòu)成，它主要包括專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)職稱(職務(wù))評聘申請表、工作總結(jié)、所在單位鑒定、評審委員會評審結(jié)果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級變化記錄和評聘工作的有關(guān)資料。

　　第五條文書資料檔案主要由記載公司勞動人事管理活動的主要過程原始材料、各項重要而且常用的勞動人事政策規(guī)定的目錄或摘要、勞動人事系統(tǒng)各崗位在工作中產(chǎn)生的各類正式文書、各種勞動人事統(tǒng)計報表和有關(guān)信息資料構(gòu)成。

　　第六條檔案管理的內(nèi)容

　　一、檔案的建立

　　1.職工個人檔案，凡是新進(jìn)公司的職工，勞動人事部門應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容為其建立個人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類、編號。

　　2.專業(yè)技術(shù)人員檔案，對專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評聘管理部門或崗位提供的職稱(職務(wù))評聘的有關(guān)資料，按規(guī)定要求進(jìn)行分類、整理、編號、歸檔。

　　3.文書資料檔案。對文書管理提供的各類文書資料，按設(shè)計要求進(jìn)行分類、整理、匯編成冊、編號歸檔。

　　二、檔案的日常維護(hù)：檔案的日常維護(hù)主要包括整理、分類、編號、裝訂、編目錄、內(nèi)容增刪、訂正、輸入電腦等項內(nèi)容，重點是增刪、訂正、更新。

　　三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內(nèi)容主要根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規(guī)定，對檔案的查閱、借閱實施管理。

　　四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個人檔案和專業(yè)技術(shù)人員檔案傳遞到流向單位。

　　第七條檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

　　一、職工個人檔案

　　1、符合國家和上級主管部門規(guī)定的檔案管理要求。

　　2、能夠及時、準(zhǔn)確、完整的提供反映公司專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評聘情況。

　　二、文書資料檔案

　　1、能夠及時、準(zhǔn)確地提供勞動人事管理方面的文書資料.

　　2、能夠及時提供勞動人事管理方面的政策規(guī)定的文號、文件、標(biāo)題或摘要。

　　第八條檔案的內(nèi)部管理制度

　　一、凡新聘職工個人檔案應(yīng)在報到后的一個月內(nèi)完成。

　　二、專業(yè)技術(shù)人員檔案的建立，應(yīng)在專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評聘管理部門或崗位移交有關(guān)材料后的一個月內(nèi)完成。

　　三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后30天內(nèi)完成整理、分類、編號、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。

　　四、應(yīng)在有關(guān)崗位提供變更內(nèi)容后的.一個月內(nèi)，對檔案的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行增刪、修正。

　　五、檔案的查詢、借閱必須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　六、每年4月前對公司的檔案管理工作進(jìn)行一次檢查。

　　七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號由公司行政人事部統(tǒng)一確定。

　　八、檔案管理崗位應(yīng)及時為公司各方面提供檔案資料查詢。

　　第九條人事檔案查閱、借閱

　　一、查閱檔案的范圍

　　1.因干部考察、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等需要查閱本人檔案的。

　　2.與他人案件有密切關(guān)系，而該人已經(jīng)死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證明材料的;

　　3.因某種特殊情況需要查閱本人檔案的;

　　4.編寫公司史、地方志、撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經(jīng)死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。

　　二、借用檔案的范圍

　　1.領(lǐng)導(dǎo)因?qū)徟�職�?wù)任免、出國、晉升和享受待遇考察了解等需要借用有關(guān)人員的檔案;

　　2.商調(diào)職工需要，將檔案寄送接受部門(分支機構(gòu))審查;

　　3.本部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因?qū)τ谡�治審查、考察、考核需要詳盡研究而暫時借用。

　　三、出具證明材料的范圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的范圍，將人事檔案中的有關(guān)材料內(nèi)容摘抄或復(fù)制成單項的材料，用以證明該人員的有關(guān)情況。這種方式一般只限于審批案件、出國留學(xué)所必須提供的證據(jù)、證件等。凡因入團(tuán)、入黨、入學(xué)、參軍、提干、出國等進(jìn)行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時，一般不能查閱檔案，可由干部所在單位提供證明材料。

　　四、查閱、借用檔案辦理程序

　　1.借閱經(jīng)理級以上干部檔案欲申請人填寫《查閱、借用檔案審批表》，經(jīng)借閱檔單位蓋章和負(fù)責(zé)人簽字，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批;

　　2.借閱經(jīng)理級以下人員的檔案，經(jīng)申請人所在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政人事部審核，方可調(diào)出檔案。

　　五、查閱、借用檔案的注意事項

　　1.查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時不準(zhǔn)邊閱邊議檔案內(nèi)容，更不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

　　2.查閱檔案時不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損;

　　3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印檔案材料，摘抄復(fù)制的材料應(yīng)辦理登記手續(xù)并負(fù)責(zé)保管好，不得給無關(guān)人員閱看，用完必須自行銷毀;

　　4.查閱檔案需到檔案室進(jìn)行，原則上不得帶走;特殊情況需借出的，必須在當(dāng)日歸還。

　　5.借用的檔案，必須保證絕對安全，要嚴(yán)格保密，妥善保存，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交無關(guān)人員和本人翻閱，用完及時歸還。

檔案管理辦法13

　　一、學(xué)校建立兩級科研檔案，學(xué)�？蒲泄ぷ鳈n案為一級檔案，教師個人課題研究檔案為二級科研檔案。

　　二、 學(xué)�？蒲惺邑�(fù)責(zé)兩級科研檔案的管理工作。

　　三、 研室檔案管理職責(zé)是建檔、保管、檢查、指導(dǎo)。

　　四、 一級檔案的分類與管理。

　　1、文件常規(guī)類檔案：上級科研部門的文件、學(xué)�？蒲泄ぷ饔媱澘偨Y(jié)、科研工作組織機構(gòu)及分工、各項科研工作制度、科研工作經(jīng)驗材料、科研工作學(xué)習(xí)材料。

　　2、課題研究類檔案；課題立項審批與任務(wù)下達(dá)書、實施方案、開題報告、課題研究過程記實、階段性成果、科研成果獲獎證書及優(yōu)秀實驗教師事跡材料。

　　3、其記實：科研工作會議記錄、科研工作大事記、各課題活動記實。

　　4、一級檔案要做到記錄詳實，按檔案的分類情況可選用隨機建檔和定期建檔兩種形式。

　　五、 二級科研檔案的`分類與管理1、參與性實驗課題研究的科研檔案要有實驗課題任務(wù)下達(dá)書、實驗的實施方案、階段計劃、過程記實材料和實驗結(jié)果驗證及實驗報告等。

　　2、獨立研究性課題要有課題立項的實施方案（包括：研究的目的意義、研究內(nèi)容方法、研究計劃等），階段計劃、研究過程記實、階段性總結(jié)、研究報告、成果表達(dá)形式等。

　　3、學(xué)�？蒲惺颐繉W(xué)期對各課題研究進(jìn)展材料進(jìn)行不定期檢查。

　　六、課題研究的過程材料，一律選用A4紙、宋體、正文小4號字體，打印后裝訂入檔。

　　七、科研室每學(xué)期對兩級檔案要進(jìn)行一次復(fù)查，及時調(diào)整檔案內(nèi)容。

　　八、科研主任每學(xué)期要將科研檔案的建立情況以書面形式上報校長辦公會。

檔案管理辦法14

　　檔案管理是一項至關(guān)重要的工作，它涉及到各個行業(yè)、各個部門、各個領(lǐng)域。良好的檔案管理能夠為企業(yè)和個人提供有力的支持，提高工作效率，降低成本，保障信息安全和隱私。在這篇文章中，我們將探討檔案管理怎么做，旨在為希望優(yōu)化檔案管理的組織和個人提供一些有用的建議。

　　1、了解檔案管理的基本原則

　　檔案管理主要涉及到文件、記錄、數(shù)據(jù)和其他重要信息的收集、分類、保護(hù)、保存和摧毀。因此，檔案管理需要考慮各個方面的因素，例如安全、易用性、可訪問性和持久性等因素。了解這些基本原則并將它們運用到檔案管理的實踐中，有助于確保檔案的可靠性和完整性。

　　2、建立檔案管理制度

　　為了確保檔案的安全和可管理性，建立一個檔案管理制度是非常必要的。制度需要包含檔案管理的各個環(huán)節(jié)，例如文件的創(chuàng)建、存儲、保護(hù)、取用和摧毀等。制度需要詳細(xì)描述各項任務(wù)的職責(zé)和操作步驟，并確保每個人都能夠遵守制度。這可以通過培訓(xùn)員工、發(fā)放操作手冊和組織模擬演練等方式來實現(xiàn)。

　　3、建立檔案分類和索引系統(tǒng)

　　好的檔案分類和索引系統(tǒng)能夠大大提高檔案管理的'效率。分類系統(tǒng)需要根據(jù)文件屬性、內(nèi)容、格式和重要程度等因素來設(shè)計，索引系統(tǒng)需要根據(jù)文件的各個關(guān)鍵點，例如主題、日期和作者等來設(shè)計。建立分類和索引系統(tǒng)需要根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整和完善，確保檔案管理的準(zhǔn)確性和時效性。

　　4、選擇合適的檔案存儲媒介

　　檔案的存儲媒介可以選擇紙質(zhì)檔案或電子檔案或混合兩者。紙質(zhì)檔案可以提供高度的可靠性和可讀性，但需要大量的存儲空間和物理保護(hù)。電子檔案可以提供高度的易用性和可訪問性，但需要保證信息安全和備份的可靠性。根據(jù)實際需求和預(yù)算，選擇最合適的檔案存儲媒介是非常重要的。

　　5、確保檔案的備份和恢復(fù)

　　檔案管理需要考慮備份和恢復(fù)的問題，以確保檔案的可持續(xù)性和完整性。備份需要定期進(jìn)行，包括紙質(zhì)檔案的掃描備份和電子檔案的云端備份�；謴�(fù)需要有可靠的流程和技術(shù)支持，以確保在檔案發(fā)生意外損失時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。

　　6、實現(xiàn)檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)分析

　　隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)分析的需求越來越高。數(shù)字化可以改善檔案管理的可訪問性和可用性，以及提高信息共享和協(xié)同。數(shù)據(jù)分析可以幫助在大量檔案數(shù)據(jù)中快速發(fā)現(xiàn)問題和機會，支持各種決策和業(yè)務(wù)需求。實現(xiàn)檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)分析需要根據(jù)實際需求選擇最合適的技術(shù)和工具，并確保數(shù)據(jù)的安全和隱私。

　　總之，檔案管理是一項非常重要的工作。通過建立檔案管理制度、建立檔案分類和索引系統(tǒng)、選擇合適的檔案存儲媒介、實現(xiàn)檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)分析等措施，可以提高檔案管理的效率和可靠性，保護(hù)個人和企業(yè)的信息安全和隱私。該如何做好檔案管理，需要根據(jù)實際情況進(jìn)行選擇和實踐。

檔案管理辦法15

　　第一章 總則

　　第1條 為加強公司檔案管理，保證檔案管理的有效性、規(guī)范性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，使檔案工作更好地為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)，特制訂本辦法。

　　第2條 本辦法適用于集團(tuán)總部及區(qū)域公司檔案管理工作，財務(wù)檔案管理須參照財務(wù)有關(guān)制度實行。

　　第3條 本辦法所稱檔案是指集團(tuán)各中心、區(qū)域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等都是企業(yè)檔案的有機組成部分，應(yīng)根據(jù)其自身特點妥善管理，統(tǒng)一歸檔。公司全體員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

　　第4條 主要職責(zé)。

　　1、集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作；負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。

　　2、集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作；指導(dǎo)、督促、檢查各區(qū)域公司對口業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作。

　　3、區(qū)域公司：負(fù)責(zé)做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作；接受集團(tuán)行政管理中心的統(tǒng)一指導(dǎo)與監(jiān)督，并定期向行政管理中心匯報檔案管理工作情況。

　　第二章 管理體制

　　第5條 公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，即集團(tuán)公司收文、發(fā)文及經(jīng)營活動中形成的資料由集團(tuán)公司檔案室歸檔；區(qū)域公司的職能部門形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。

　　第6條 集團(tuán)行政管理中心設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，并對各中心/區(qū)域公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　第7條 每個中心/區(qū)域公司指定專人（兼職）負(fù)責(zé)本中心/區(qū)域公司的資料的收集和整理，檔案資料收集、整理的第一責(zé)任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負(fù)責(zé)人，第二責(zé)任人為中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人。

　　第8條 日常管理工作中形成的文件材料應(yīng)由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理，并移交給行政管理中心檔案管理員。

　　第9條 集團(tuán)行政管理中心檔案管理具體職責(zé)。

　　1、負(fù)責(zé)集團(tuán)的檔案管理工作，定期或不定期對檔案管理情況進(jìn)行檢查，及時協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，確保集團(tuán)檔案管理相關(guān)制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管理工作的有序開展。

　　2、負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作。

　　3、統(tǒng)一管理集團(tuán)的檔案資料，做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開發(fā)利用工作。

　　4、定期進(jìn)行檔案的檢查核對工作，保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。

　　5、及時對超期保管的檔案提出處理意見，做好檔案的銷毀工作。

　　6、參與集團(tuán)及區(qū)域公司企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置工作。

　　7、及時總結(jié)檔案管理工作情況，向集團(tuán)匯報檔案管理工作，提出檔案管理工作的意見和建議。

　　8、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)總部各中心、區(qū)域公司相關(guān)人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。

　　9、組織對區(qū)域公司檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)對區(qū)域公司檔案管理工作情況進(jìn)行檢查和考核。

　　第10條 區(qū)域公司檔案管理具體職責(zé)。

　　1、區(qū)域公司要指定專門的機構(gòu)或檔案管理工作人員，認(rèn)真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作，并對公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　2、區(qū)域公司所屬項目工程項目竣工驗收活動結(jié)束后，工程、技術(shù)部門將有關(guān)資料收集齊全，整理完善，及時呈報集團(tuán)工程管理中心審核，并移交區(qū)域公司檔案管理部門。

　　3、區(qū)域公司應(yīng)重視檔案管理工作，建立健全科學(xué)的檔案管理制度；為便于對檔案的有效利用，應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)，配備必要的設(shè)備設(shè)施，從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失，確保檔案的安全和完整。

　　4、區(qū)域公司檔案管理工作人員應(yīng)積極參加集團(tuán)組織的檔案培訓(xùn)及其它有關(guān)檔案管理工作的各項活動，并定期向集團(tuán)行政管理中心匯報檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時向集團(tuán)匯報。

　　第三章 文件材料的形成和歸檔

　　第11條 檔案的收集。檔案資料是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門、員工從事業(yè)務(wù)所形成的文件、會議資料、申報資料、經(jīng)營業(yè)務(wù)合同、科技技術(shù)資料、會議審計資料等，形式可為光盤、照片、榮譽實物、證件等不同的載體。集團(tuán)各中心、區(qū)域公司及其他下級單位應(yīng)及時向集團(tuán)行政管理中心移交有關(guān)檔案資料。

　　第12條 歸檔時間：

　　1、黨群工作、行政管理、勞動人事、生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面的文件材料（包括電子文件）在次年的1月份前歸檔。

　　2、財務(wù)類檔案五年一歸，期間由財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)檔案管理。

　　3、審計類檔案，由審計部門整理成冊（包括電子目錄），次年3月底前歸檔。

　　4、經(jīng)營管理檔案（包括電子文檔）在次年的1月底前將應(yīng)歸檔的文件材料整理成冊向檔案室歸檔。

　　5、實物類證書如獎牌、獎狀、證書、營業(yè)執(zhí)照證件類都隨時歸檔。

　　6、載體類（報刊、照片、光碟），在次年的1月前將應(yīng)歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理打包向檔案室移交歸檔。

　　第13條 歸檔要求：

　　1、歸檔的`文件材料必須齊全完整，照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細(xì)的文字說明材料一起歸檔。

　　2、歸檔的文件材料必須是原件，必須易于長久保存，同時要保證圖像清晰、字跡工整，審查簽字手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。

　　3、凡與集團(tuán)公司產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)和重大活動有關(guān)的檔案，由該發(fā)生直接關(guān)聯(lián)關(guān)系的分子公司整理歸檔，同時報集團(tuán)行政管理中心檔案室備存。

　　4、歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　第14條 歸檔范圍：各相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意收集各種門類和載體的文件材料，重點收集資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信譽、知識產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面的文件材料。集團(tuán)公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定劃分密級和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括：

　　1、黨群工作形成的文件材料：包括黨務(wù)、工、青、婦，商會、協(xié)會等工作形成的文件材料。

　　2、行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準(zhǔn)，企業(yè)章程，股東大會、董事會、監(jiān)事會會議，企業(yè)機構(gòu)設(shè)置及變更，行政及法律事務(wù)，公證、審計，人事任免等工作形成的文件材料。

　　3、經(jīng)營管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策，計劃與統(tǒng)計工作，資產(chǎn)管理，知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，企業(yè)信用管理、形象宣傳，合同管理，財務(wù)管理，物資管理，營銷管理，境外經(jīng)營管理以及招投標(biāo)項目管理等方面的文件材料。

　　4、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料：包括生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作，質(zhì)量管理、檢測、控制工作，能源管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理，生產(chǎn)安全和消防工作，事故分析與處理，交通管理，環(huán)境保護(hù)、檢測與控制，危險源辨識、風(fēng)險評價與控制，計量工作，標(biāo)準(zhǔn)化工作等方面的文件材料。

　　5、基本建設(shè)項目形成的文件材料：包括基建項目和技術(shù)改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收、評獎創(chuàng)優(yōu)、使用、維修、改擴(kuò)建等方面的文件材料。

　　6、工程管理形成的文件材料：包括工程招投標(biāo)形成的文件材料、開竣工報告、施工許可證、施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、工程定位記錄、地基驗槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設(shè)計聯(lián)系單、各原材料出廠證明、質(zhì)量報告、技術(shù)復(fù)核記錄、沉降觀測記錄、結(jié)構(gòu)吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質(zhì)量驗收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗收證明、竣工圖紙。

　　7、設(shè)備儀器管理形成的文件材料：包括購置設(shè)備儀器的立項審批、購置合同，設(shè)備儀器的開箱驗收或接收、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)和改造、報廢等方面的文件材料。

　　8、會計工作形成的文件材料：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及報表等方面的文件材料。

　　9、人力資源管理形成的文件材料：包括員工基本信息、勞動合同、職工履歷、工資、考核、技能評定、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘、社會保險與公積金、培訓(xùn)等方面的文件材料。

　　10、公司重大活動、會議相關(guān)的策劃方案、發(fā)言人報告，以及相關(guān)的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。

　　11、公司人員外出參與會議、講座、培訓(xùn)帶回的文件及資料。

　　12、其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種載體的文件材料。

　　第15條 檔案的密級。檔案的保密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”和“內(nèi)部”等四種。

　　1、“絕密”是保密內(nèi)容的核心部分，包括在一定時期、一定范圍內(nèi)需要絕對保密的，一旦泄密會使公司遭受嚴(yán)重危害和重大損失。

　　2、“機密”是保密內(nèi)容的重要部分，包括在一定時期，一定范圍內(nèi)需要保密的，一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。

　　3、“秘密”是保密內(nèi)容的一部分，一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。

　　4、“內(nèi)部”是沒有對外的文件，只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。

　　第四章 檔案管理

　　第16條 檔案的分類與編目。

　　1、檔案的分類是以公司全部檔案為對象，由行政管理中心組織所有部門對檔案進(jìn)行分類，形成檔案分類大綱，并按檔案分類大綱進(jìn)行編號。

　　2、檔案管理員對接收的各類歸檔材料及檔案要及時地進(jìn)行登記，并編制案卷目錄。

　　第17條 檔案的保管。

　　1、檔案室必須有專門檔案庫房，配備專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。

　　2、檔案管理員要定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時應(yīng)及時修補、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。

　　第18條 歸檔材料及檔案的移交。

　　1、檔案管理員接收歸檔材料及檔案時要認(rèn)真驗收，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。檔案管理員調(diào)動工作時，必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。

　　2、各部門發(fā)生變動、撤銷時，應(yīng)將原部門檔案移交公司檔案室保管。

　　第19條 檔案的鑒定。

　　1、檔案管理員應(yīng)依據(jù)《檔案歸檔范圍和保管期限》（見附件1）劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種，凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長。

　　2、公司要定期對檔案的密級、時限進(jìn)行鑒定，鑒定工作由集團(tuán)行政副總、部門主任和檔案管理員參加的鑒定小組負(fù)責(zé)。

　　3、對歸檔文件必須在顯著位置（例如文件頁面的右上角）注明“歸檔”字樣，有密級的還應(yīng)注明“密級”。

　　4、凡是已超過保管期限又確無保存價值的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊》（見附件2）上登記，并填寫《檔案銷毀清冊審批表》（見附件3）經(jīng)集團(tuán)總裁、董事長審批后由專人監(jiān)銷，《檔案銷毀清冊》應(yīng)立卷永久保存。

　　第20條 檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收入、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。檔案管理員應(yīng)編制各種檔案檢索工具，以保證及時、準(zhǔn)確地提供利用檔案信息。

　　第21條 檔案借閱管理。檔案借閱可通過OA流程或填寫《檔案借閱審批表》（見附件4）進(jìn)行申請。公司必須嚴(yán)格履行借閱絕密、機密檔案的批準(zhǔn)手續(xù)，填寫《絕密、機密檔案審批表》（見附件5），未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》（見附件6），并監(jiān)視借閱人員如實填寫借閱信息。檔案借閱需遵守如下規(guī)則：

　　1、公司檔案不允許外單位人員查閱。

　　2、非財務(wù)、審計人員查閱會計、審計檔案，須經(jīng)總裁批準(zhǔn)，方可查閱。

　　3、公司內(nèi)部員工因工作需要，由所在部門負(fù)責(zé)人、行政管理中心批準(zhǔn)后可借閱工作范圍內(nèi)的檔案。

　　4、具有保密要求的電子檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或個人不得擅自復(fù)制、傳播等，一般情況下不得通過聯(lián)網(wǎng)方式查閱利用，如遇特殊情況需聯(lián)網(wǎng)利用時，必須符合企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定，并有穩(wěn)妥的安全保密措施。

　　5、凡外出工作或調(diào)離本公司的員工，離開前必須歸還全部所借檔案。

　　第22條 檔案借閱流程

　　1、內(nèi)部、秘密檔案的借閱：員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。

　　2、機密、絕密檔案的借閱：員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。

　　第23條 開發(fā)利用檔案信息應(yīng)遵守國家有關(guān)保密和知識產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法規(guī)，任何個人不得擅自公布檔案內(nèi)容，對涉及侵犯公司利益和第三者權(quán)益的行為，應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。

　　第五章 附則

　　第24條 本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

　　第25條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　第26條 附件：（1）檔案歸檔范圍和保管期限；（2）檔案銷毀清冊；（3）檔案銷毀清冊審批表；（4）檔案借閱審批表；（5）絕密、機密檔案審批表；（6）檔案借閱登記簿。

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