公司資料管理辦法

公司資料管理辦法1

　　一、目的

　　為加強(qiáng)公司檔案管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序，保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完整性，并符合ISO9001質(zhì)量體系的規(guī)范要求，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及國(guó)家有關(guān)檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本辦法。

　　二、適用范圍

　　本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理，其中包括企業(yè)管理、工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造等涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)各方面的具有歸檔保存價(jià)值的實(shí)物、文字、圖紙、圖片、軟盤(pán)、光盤(pán)、聲、像等資料。

　　三、機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)

　　公司設(shè)立檔案資料室，負(fù)責(zé)全公司各類(lèi)檔案、資料的管理，隸屬于公司辦公室。各部門(mén)綜合辦公室及專(zhuān)職或兼職檔案員對(duì)本部門(mén)歸檔文件資料進(jìn)行初級(jí)管理。

　　四、檔案歸檔

　　1．歸檔要求

　　歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應(yīng)歸檔原件，一般不存復(fù)印件。文字、圖紙與軟件（盤(pán)）同存時(shí)，應(yīng)保持一致。屬于ISO9001質(zhì)量體系的受控文件應(yīng)填寫(xiě)受控編號(hào)。

　　歸檔的文件和資料要求質(zhì)量?jī)?yōu)良，圖樣清晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢固的工具書(shū)寫(xiě)。

　　對(duì)軟盤(pán)、光盤(pán)、聲像、照片等資料，歸檔時(shí)要有保護(hù)措施，包裝良好，封面書(shū)寫(xiě)標(biāo)題及編號(hào)，無(wú)涂改。

　　凡對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文件、資料、實(shí)物等，各部門(mén)有責(zé)任及時(shí)歸檔。因歸檔不及時(shí)造成資料損壞或丟失，給公司利益造成損害的，有關(guān)部門(mén)須承擔(dān)責(zé)任。

　　歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門(mén)與檔案室擬定保密級(jí)別和限制查閱使用范圍。

　　2．歸檔時(shí)間

　　工程、研發(fā)項(xiàng)目資料在項(xiàng)目完工后一個(gè)月內(nèi)歸檔。各類(lèi)管理文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件每一年年末歸檔一次。其余各類(lèi)具有保存價(jià)值的文件和資料應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　3．歸檔程序和手續(xù)

　　各類(lèi)檔案在歸檔前由各部門(mén)兼職檔案員預(yù)立卷。歸檔時(shí)要作《檔案移交（接收）登記》，屬質(zhì)量體系受控文件要提交《受控文件和資料清單》，經(jīng)檔案室和歸檔部門(mén)雙方當(dāng)面清點(diǎn)簽字后備查。對(duì)不完整、不準(zhǔn)確或不符合存檔要求的各類(lèi)檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門(mén)完善達(dá)到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項(xiàng)目的成套資料在歸檔時(shí)要有資料目錄，并按要求提供《圖紙資料存檔清單》。

　　4．歸檔責(zé)任部門(mén)

　　公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會(huì)議材料、外來(lái)文件由公司辦公室負(fù)責(zé)。

　　各職能部發(fā)的文件、管理細(xì)則由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)。

　　技術(shù)文件、工程文件、研發(fā)文件、生產(chǎn)文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件由相關(guān)事業(yè)部負(fù)責(zé)。

　　5．歸檔范圍

　　工程類(lèi)（見(jiàn)附件二）

　　研發(fā)類(lèi)（見(jiàn)附件三）

　　產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)（見(jiàn)附件四）

　　管理類(lèi)（見(jiàn)附件五）

　　其他類(lèi)

　　6．管理文件和資料的歸檔

　　凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號(hào)歸檔，不得缺少。

　　公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理文件及資料按期歸檔，以保證借閱人員能使用更新后的有效版本。

　　7．技術(shù)文件和資料的歸檔

　　凡公司及所屬各部的工程項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、產(chǎn)品生產(chǎn)、工藝文件、各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、引進(jìn)技術(shù)、涉外活動(dòng)等文件和資料均納入歸檔范圍。

　　研發(fā)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等資料的`歸檔，實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，由項(xiàng)目（或技術(shù)）負(fù)責(zé)人主持有關(guān)文件資料的整理、歸檔工作。項(xiàng)目（或技術(shù)）負(fù)責(zé)人和兼職檔案員對(duì)歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性負(fù)責(zé)。各部由總工和技術(shù)負(fù)責(zé)人組成三人以上的專(zhuān)家小組，對(duì)歸檔資料進(jìn)行技術(shù)審查并簽署意見(jiàn)，確定保密級(jí)別和查閱限制。經(jīng)審查合格的資料送檔案室歸檔。各部門(mén)綜合辦公室對(duì)屬質(zhì)量體系范圍內(nèi)文件資料的規(guī)范性、完整性負(fù)責(zé)。

　　檔案室在工程、研發(fā)項(xiàng)目資料和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)歸檔后，書(shū)面通知管理規(guī)劃部。此書(shū)面通知將作為公司對(duì)事業(yè)部項(xiàng)目考核的依據(jù)之一。

　　五．檔案和資料的保管

　　1.各種管理、技術(shù)文件和資料屬于公司專(zhuān)有技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分，要嚴(yán)格管理，嚴(yán)防因失密給公司造成損失。

　　2.管理文件和資料、技術(shù)文件、工程項(xiàng)目的圖紙等應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)管理，文件與資料必須編號(hào)。

　　3.檔案資料是公司研發(fā)、工程、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的重要依據(jù)，檔案資料室必須確保安全。

　�。�1）健全借閱審批、登記制度，嚴(yán)防文件資料損壞、丟失。未經(jīng)許可不得復(fù)制、使用保密檔案。

　　（2）做好“五防”工作，即：防火、防盜、防曬、防潮、防蟲(chóng)。

　�。�3）檔案室內(nèi)要經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。

　�。�4）室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得將易燃、易爆物品帶入室內(nèi)。

　�。�5）工作人員離開(kāi)檔案室時(shí)要關(guān)燈、關(guān)好門(mén)窗。

　　六、檔案資料的使用

　　1.公司檔案資料分為機(jī)密、秘密、無(wú)密級(jí)三個(gè)級(jí)別。機(jī)密級(jí)的檔案資料有嚴(yán)格的查閱限制，其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司的重要文件、技術(shù)資料列入機(jī)密級(jí)檔案管理。秘密級(jí)檔案和資料有查閱限制，復(fù)制借閱要經(jīng)歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，公司辦公室批準(zhǔn)。對(duì)公司較重要的文件、技術(shù)和項(xiàng)目資料列入秘密級(jí)別管理。無(wú)密級(jí)檔案資料，公司內(nèi)部職工可以查閱、復(fù)制、借用，但需進(jìn)行登記備案。

　　2.查閱檔案資料，需執(zhí)行檔案資料保密規(guī)定，并做查閱登記。本公司員工可查閱本職工作范圍的檔案資料；如要查閱非本職工作的檔案資料，需經(jīng)檔案歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，公司辦公室批準(zhǔn)；公司外部人員查閱檔案資料，需經(jīng)公司接待部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人陪同查閱，不得借出。

　　3.檔案資料的借閱和復(fù)制按檔案保密規(guī)定執(zhí)行。借閱檔案資料應(yīng)在檔案室做借閱登記，對(duì)有保密要求的檔案資料要有相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《文件資料借閱申請(qǐng)單》。以光盤(pán)、軟盤(pán)為介質(zhì)的文件資料不外借。

　　4.借閱科技檔案不得超過(guò)兩個(gè)月；借用管理文件不得超過(guò)一個(gè)月；借用非本部門(mén)檔案不得超過(guò)兩周。借閱期滿后，如需繼續(xù)借用時(shí)，可持所借檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對(duì)逾期不還，經(jīng)催促仍拖延者，除停止其借閱權(quán)利外，還將向其所在部門(mén)通報(bào)。

　　5.凡公司員工調(diào)離公司前，應(yīng)清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外借工作半年以上的員工，在離開(kāi)公司前也必須清還所借檔案。

　　七、文件和資料的更改、銷(xiāo)毀

　　1.已歸檔的非技術(shù)文件和資料如需更改，由原歸檔部門(mén)持《文件和資料更改通知單》到檔案室填寫(xiě)《文件和資料更改登記表》，此登記表、更改通知單與文件共同存放，以備查詢(xún)。

　　2.技術(shù)文件和資料需更改時(shí)，要按《設(shè)計(jì)更改程序》及《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件更改辦法》執(zhí)行，填寫(xiě)《設(shè)計(jì)變更補(bǔ)充通知單》并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品圖紙及工藝文件的更改要有事業(yè)部總工或技術(shù)負(fù)責(zé)人的審批，同時(shí)注明更改原因及日期。

　　3.文件和資料失效或終止執(zhí)行時(shí)，各部門(mén)檔案員應(yīng)按要求填寫(xiě)《終止執(zhí)行文件和資料目錄》，到檔案室備案，由檔案室在文件上標(biāo)明終止執(zhí)行或作廢字樣。

　　4.對(duì)無(wú)保存價(jià)值的已失效或終止執(zhí)行的文件、資料，需經(jīng)原編制部門(mén)審核，原審批部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫(xiě)《技術(shù)文件和資料處置表》及《申請(qǐng)銷(xiāo)毀文件和資料目錄》存檔。

　　5.對(duì)于需要銷(xiāo)毀的文件、資料，由檔案室定期提出申請(qǐng)，經(jīng)公司專(zhuān)家委員會(huì)鑒定后，檔案室統(tǒng)一銷(xiāo)毀并做銷(xiāo)毀記錄。

　　八、其他

　　本辦法自公布之日起實(shí)行，解釋權(quán)歸公司辦公室。

　　附件一：有關(guān)表格、清單樣本

　　1.《受控文件和資料清單》

　　2.《檔案移交（接收）登記》

　　3.《文件和資料更改通知單》

　　4.《文件和資料更改登記表》

　　5.《設(shè)計(jì)變更補(bǔ)充通知單》

　　6.《技術(shù)文件和資料處置表》

　　7.《終止執(zhí)行文件和資料目錄》

　　8.《申請(qǐng)銷(xiāo)毀文件和資料目錄》

　　9.《圖紙資料存檔清單》

　　10.《文件資料借閱申請(qǐng)單》

　　11.《文件資料借閱單》

　　附件二：工程項(xiàng)目資料歸檔范圍

　　1.設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、初步設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知書(shū)

　　2.合同書(shū)及附件、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要

　　3.系統(tǒng)原理圖、施工圖

　　4.軟件功能規(guī)格書(shū)、軟件框圖、程序清單、軟件測(cè)試大綱、測(cè)試報(bào)告

　　5.系統(tǒng)調(diào)試大綱、調(diào)試說(shuō)明、系統(tǒng)操作使用說(shuō)明書(shū)

　　6.調(diào)試過(guò)程中的原始記錄

　　7.竣工圖

　　8.用戶驗(yàn)收證明、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、向用戶提交資料的交接記錄

　　9.項(xiàng)目鑒定、獲獎(jiǎng)證書(shū)、用戶感謝信

　　注：除3、4、5、7項(xiàng)要求同時(shí)提供軟盤(pán)及書(shū)面材料外，其余均需提供材料的原件

　　附件三：研發(fā)項(xiàng)目資料歸檔范圍

　　1.項(xiàng)目提案、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)

　　2.初步設(shè)計(jì)文檔資料、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔資料

　　3.測(cè)試記錄、測(cè)試報(bào)告

　　4.工業(yè)試驗(yàn)報(bào)告、開(kāi)發(fā)中評(píng)報(bào)告

　　5.生產(chǎn)準(zhǔn)備文件、銷(xiāo)售準(zhǔn)備文件

　　6.開(kāi)發(fā)終評(píng)、產(chǎn)品認(rèn)證

　　7.鑒定、獲獎(jiǎng)證書(shū)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)

　　附件四：產(chǎn)品生產(chǎn)文件資料歸檔范圍

　　1.產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)）、生產(chǎn)工藝文件、產(chǎn)品手冊(cè)

　　2.產(chǎn)品零部件圖、裝配圖

　　3.操作規(guī)程、守則

　　4.產(chǎn)品檢驗(yàn)、測(cè)試規(guī)范

　　附件五：管理文件、資料歸檔范圍

　　1.公司正式下發(fā)文件、規(guī)章制度

　　2.公司收文、上級(jí)批文

　　3.公司對(duì)外發(fā)文、請(qǐng)示

　　4.重大會(huì)議材料

　　5.公司重大決議、大事記

　　6.各部業(yè)務(wù)文檔材料

　　7.公司經(jīng)理辦公會(huì)記錄

公司資料管理辦法2

　　1、正式文件使用公司標(biāo)準(zhǔn)文檔格式，即有標(biāo)識(shí)、公司名稱(chēng)、地址、郵編、電話、傳真的'信箋紙格式，并注明公司(部門(mén))名稱(chēng)、簽發(fā)人、發(fā)放部門(mén)、日期等。一般技術(shù)材料、培訓(xùn)材料、表格等可簡(jiǎn)化，保留公司商標(biāo)即可。

　　2、第一行文件編號(hào)：字體宋體、右對(duì)齊、字號(hào)五號(hào)字。

　　3、文件編號(hào)：

　　(1)向上級(jí)管理部門(mén)的報(bào)告文件或?qū)ν獍l(fā)函：××公司(辦)字第[20xx]號(hào)。

　　(2)經(jīng)理簽發(fā)的管理文檔：××公司(通)字第[20xx]號(hào)。

　　(3)銷(xiāo)售部管理文件：××公司(銷(xiāo))字第[20xx]號(hào)。

　　(4)服務(wù)部管理文件：××公司(服)字第[20xx]號(hào)。

　　(5)財(cái)務(wù)部管理文件：××公司(財(cái))字第[20xx]號(hào)。

　　文件編號(hào)由總經(jīng)理秘書(shū)統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。一般事務(wù)性聯(lián)絡(luò)可使用<工作聯(lián)絡(luò)單>，不必統(tǒng)一編號(hào)。--工作聯(lián)絡(luò)單-->

　　4、文件標(biāo)題：字體黑體、居中、加粗，字號(hào)小二號(hào)。

　　5、正文：字體宋體、字號(hào)小四號(hào)、行距1、5倍。

　　6、簽發(fā)：公司通用管理文件及對(duì)外公文或函件由總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)管理文件交總經(jīng)理審核后由部門(mén)經(jīng)理(主管)簽發(fā)。

　　7、發(fā)放：正式文件發(fā)放到各部門(mén)或班組需有文件發(fā)放記錄。

　　8、保存：公司所有文件(報(bào)送總公司文件、接收總公司文件及其它外部發(fā)出及接收的文件)副本由總經(jīng)理秘書(shū)統(tǒng)一保存。

　　9、傳真：對(duì)外發(fā)傳真，統(tǒng)一使用公司標(biāo)準(zhǔn)文檔格式，傳真前附上附頁(yè)，說(shuō)明傳真目的、主題等。

　　10、借閱：因工作需要借閱文檔，由借閱人申請(qǐng)，經(jīng)文檔管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱和歸還要進(jìn)行登記。

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