公司會(huì)務(wù)組織管理辦法
公司會(huì)務(wù)組織管理辦法
第一條 為規(guī)范會(huì)議管理工作，提高會(huì)議組織實(shí)施效果，保障各類會(huì)務(wù)工作的正常開展，特制定本辦法。
第二條 本辦法所指的會(huì)議，包括董事會(huì)、黨委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)、職工代表大會(huì)、機(jī)關(guān)各職能部門組織的全公司性不定期工作會(huì)議、外出開會(huì)和接待外部檢查、調(diào)研、評(píng)審等會(huì)議。
第三條 各類會(huì)議由綜合管理部統(tǒng)籌管理、策劃，其它各部門組織的會(huì)務(wù)由部門自行承辦，綜合管理部協(xié)助并登記備案。
第四條 會(huì)務(wù)管理的原則
1、精簡(jiǎn)。要盡量壓縮會(huì)議數(shù)量，縮短會(huì)議時(shí)間，減少參會(huì)人員。能合并召開的會(huì)議盡可能合并召開。
2、高效。組織召開會(huì)議要考慮其必要性，會(huì)議內(nèi)容要主題鮮明，參會(huì)人員要準(zhǔn)備充分。
3、務(wù)實(shí)。召開會(huì)議要注重實(shí)效，集中精力研究和解決實(shí)際問題并做好會(huì)后監(jiān)督落實(shí)。
4、節(jié)約。會(huì)議要厲行節(jié)約，凡涉及經(jīng)費(fèi)開支的會(huì)議要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。
第五條 會(huì)議準(zhǔn)備
1、公司組織的各類會(huì)議，凡涉及到相關(guān)部門的，部門應(yīng)給予積極配合，保證會(huì)議所需人、財(cái)、物的'合理高效配置。
2、凡涉及上級(jí)主管部門、業(yè)務(wù)主管部門、地方行政部門等外部檢查、評(píng)審等會(huì)議，各承辦部門必須事先通知綜合管理部，由綜合管理部做好相關(guān)的接待和籌備工作。
3、會(huì)議組織部門要做好會(huì)前準(zhǔn)備工作，將會(huì)議主持人、會(huì)議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)務(wù)相關(guān)資料報(bào)綜合管理部，由綜合部統(tǒng)籌安排或協(xié)助組織部門進(jìn)行會(huì)務(wù)準(zhǔn)備。
4、凡需要媒體部門參與報(bào)道的會(huì)議，召集部門要提前請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)，按分管領(lǐng)導(dǎo)批示通知綜合部辦理。
5、對(duì)參加人員大致相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相近的幾個(gè)會(huì)議，綜合部在請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后可視情況合并召開。
第六條 會(huì)務(wù)管理
1、由公司各職能部門組織的全公司性各類會(huì)議，均須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提前3個(gè)工作日填寫《會(huì)議室預(yù)約單》報(bào)綜合部，同時(shí)注明是否需要茶水、音響、投影等方面的服務(wù)。
2、會(huì)議內(nèi)容由組織部門派專人記錄和整理，會(huì)議記錄及書面下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要中要將參會(huì)人員名單、請(qǐng)假人員名單、無故缺席人員名單等列清。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)于會(huì)議召開后3天內(nèi)由主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。
3、各類會(huì)議的資料、記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、照片、錄像、領(lǐng)導(dǎo)講話等由會(huì)議記錄人及時(shí)整理，按時(shí)歸檔。
4、承辦部門要重點(diǎn)抓好會(huì)議的落實(shí)工作，按照督辦制度跟蹤檢查落實(shí)情況，反映工作落實(shí)中存在的問題。
5、參加外部會(huì)議，參會(huì)人員會(huì)后應(yīng)將會(huì)議資料交予綜合管理部，綜合管理部簽署意見后方可辦理財(cái)務(wù)報(bào)賬手續(xù)。綜合管理部根據(jù)會(huì)議內(nèi)容將資料轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門，或報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)召開專題會(huì)議。
6、召開大型會(huì)議時(shí)，由綜合管理部提前通知保安人員引導(dǎo)車輛停放，并負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)外圍秩序維護(hù)。會(huì)議組織部門應(yīng)公布會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，并設(shè)專人維持會(huì)場(chǎng)秩序，使會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。
7、會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者要安排參會(huì)人員有序離開會(huì)場(chǎng)。在多功能會(huì)議室組織的會(huì)議散會(huì)后，有外部領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)的請(qǐng)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)先行離開會(huì)場(chǎng)，其他參會(huì)人員從最后一排按從左到右的順序依次退場(chǎng)。
第七條 會(huì)議紀(jì)律
1、與會(huì)人員必須按會(huì)前通知時(shí)間按時(shí)到會(huì)，無特殊情況不得遲到、早退或缺席，因故不能參加會(huì)議的應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。會(huì)議進(jìn)行中，與會(huì)人員如需處理緊急事項(xiàng)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。
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