會務的協(xié)調工作與安排
1.會議組織工作頭緒繁雜，環(huán)節(jié)較多；每個環(huán)節(jié)之間互相關聯(lián)、互相影響，一個環(huán)節(jié)出了問題就要影響下一個環(huán)節(jié)甚至整個會議。因此很講究總體協(xié)調與安排，必須建立一套有效的指揮調度系統(tǒng)，并且明確崗位責任。必要時應列出詳細的任務分工表，人手一份，以備檢查和落實，及時協(xié)調解決問題。如文稿起草、會務組織、會場布置、文藝演出、來賓接待、生活服務、安全保衛(wèi)、交通疏導、醫(yī)療急救、電力保障等。工作人員不僅要熟記本崗職責，還要對整個會議通盤了解，胸有全局，發(fā)現問題及時通氣匯報，互相補臺，共同唱好一臺戲。會議的領導者要瞻前顧后，把會議所涉及到的問題想全、想細、想具體，想到萬一。
2.會務工作的總體協(xié)調分為內部協(xié)調和外部協(xié)調，內部協(xié)調又分為縱向協(xié)調和橫向協(xié)調、動態(tài)協(xié)調和靜態(tài)協(xié)調。就具體協(xié)調而言，在會前準備階段，會議的領導者和會務部門在會議時間的安排上，要考慮到準備工作的時間是否充裕，不充裕就要考慮推后召開。同時要注意具體會議時間(包括會中的分組會以及大會中的其他會議)的確立、時間長短是否有益于與會者到會、認真聽會和會會之間的銜接等等。對于會議地點的安排，除了要考慮環(huán)境好壞、大孝桌、椅是否夠用等條件外，還要考慮會中小會和分組討論會的地點(會場)安排與協(xié)調。對于與會人員的協(xié)調，主要是考慮好與會人員的`代表性、典型性問題。關于議題的合理安排與協(xié)調也很重要，這上問題將有專門論述，這里從略。作為會議領導者和會務部門在會前準備中還要注意各專業(yè)方面的協(xié)調與配合，注意與會外供電、供水等有關部門的外部協(xié)調。在會議進行過程中，會議領導者和會務部門尤其要做好協(xié)調工作要實行集中領導，做到統(tǒng)一安排、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一行動。要求各部門既要做好安排內的工作，又要有全局觀念，注意與相關工作和全局工作的銜接和配合。會議領導者要多查多看多想，及時發(fā)現問題，隨機應變，妥善協(xié)調矛盾，化解問題，確保會議按照議程順利進行。作為會務人員，必須堅決服從領導，聽從指揮。不得自作主張，各行其事。要把自己的工作目標和會議的目標統(tǒng)一起來。要把會中服務工作看成是既有分工、又有互相聯(lián)系、互相制約、互相依存，并且處于運動狀態(tài)的有機統(tǒng)一體。既要清楚自己在會中擔負的職責，又要了解會議服務的總體要求，既要相對獨立地進行工作，各負其責，又要密切協(xié)作，主動配合，步調一致地進行工作，以便充分發(fā)揮整個會中服務系統(tǒng)的作用。
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