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英文郵件的格式 -

時(shí)間:2018-12-31 12:00:00 范文 我要投稿

英文郵件的格式 -范文

關(guān)于主題

英文郵件的格式 -范文

主題是接收者了解郵件的第一信息,因此要提綱挈領(lǐng),使用有意義的主題行,這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性,

英文郵件的格式

。

1.一定不要空白標(biāo)題,這是最失禮的

2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短,不宜冗長(zhǎng),不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題

3. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性,切忌使用含義不清的標(biāo)題,如 “王先生收”

4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題,不在一封信內(nèi)談及多件事情,以便于日后整理

5.可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“* !”等)來(lái)突出標(biāo)題,引起收件人注意,但應(yīng)適度,特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。

6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí),可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題,不要RE RE一大串。

關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候

1. 恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者,拿捏尺度

郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、ALL。

如果對(duì)方有職務(wù),應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方,如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù),則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱(chēng)呼,但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名,對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的,不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”,顯得很熟絡(luò)。

2. Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)

最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”,中文的寫(xiě)個(gè)”你好”;結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)Best Regards,

中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。

俗話說(shuō)得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的,即便郵件中有些地方不妥,對(duì)方也能平靜的看待。

1. Email正文要簡(jiǎn)明扼要,行文通順

Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多,正文應(yīng)只作摘要介紹,然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順,多用簡(jiǎn)單詞匯和短句,準(zhǔn)確清晰的表達(dá),不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件,千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。

2. 注意Email的論述語(yǔ)氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同,選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述,以免引起對(duì)方不適。

尊重對(duì)方,請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人,因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門(mén)”就是深刻的教訓(xùn)!

3. Email正文多用1234之類(lèi)的列表,以清晰明確。

如果事情復(fù)雜,最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng),沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。

4. 一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚,說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件,這會(huì)讓人很反感。

5. 盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字,注意使用拼寫(xiě)檢查

這是對(duì)別人的尊重,也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email,最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi); 如果是中文Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字,

范文

英文郵件的格式》(http://www.ishadingyu.com)。

在郵件發(fā)送之前,務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。

6. 合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的,但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn),影響閱度。

7. 合理利用圖片,表格等形式來(lái)輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。

8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類(lèi)的笑臉字符,在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書(shū),所以:)之類(lèi)的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合,比如現(xiàn)在-:)

附件

1. 如果郵件帶有附件,應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名

3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明,特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

4. 附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè),數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式,以免影響使用

6. 如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB),應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送,

語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具,而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士,應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人,也應(yīng)采用英文交流,由于存在中文編碼的問(wèn)題,你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。

2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣,不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文,請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你,也不要老土的`用中文回復(fù)。

3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件,建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題,而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。

4. 選擇便于閱度的字號(hào)和字體

中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體,英文就用Verdana 或 Arial 字型,字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體,最好不用背景信紙,特別對(duì)公務(wù)郵件。

結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名,這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你,但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

1. 簽名信息不宜過(guò)多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數(shù)過(guò)多,一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面,對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息,自然會(huì)與你聯(lián)系。

引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的,比如你的座右銘,或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合,切記一定要得體。

2. 不要只用一個(gè)簽名檔

對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái),簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔,靈活調(diào)用。

3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配,簡(jiǎn)體、繁體或英文,以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

 

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