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參加會議總結

時間:2024-06-09 18:44:26 總結 我要投稿
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參加會議總結

  總結是事后對某一時期、某一項目或某些工作進行回顧和分析,從而做出帶有規(guī)律性的結論,它能使我們及時找出錯誤并改正,因此我們要做好歸納,寫好總結。那么你知道總結如何寫嗎?下面是小編為大家整理的參加會議總結,歡迎閱讀與收藏。

參加會議總結

  一、會前

  (一)向會議聯(lián)系人詢問以下信息:

 。1)會議舉辦時間、地點

 。2)競爭對手參加情況

 。3)參會人數(shù)

 。4)會議費用,包括發(fā)言費(發(fā)言時間和順序)、展臺費(展臺數(shù)量、大小、具體位置)、參會費、

  (5)會議日程安排表展臺數(shù)量

 。ǘ┕ぷ鲗徟簩徟鷨蝺热荩簳h時間、會議地點和會議費用。

 。ㄈ蕚鋾h資料

  1、宣傳冊:

 。1)詢問使用哪幾本宣傳冊。找好宣傳冊后,找市場部負責人詢問是否有內容修改。如不修改,查看倉庫宣傳冊數(shù)量,數(shù)量足夠,將宣傳冊裝箱放好;數(shù)量不夠,告知設計加印以及加印數(shù)量。印刷回活時間:1星期。

 。2)如有修改,詢問修改信息后,交給設計修改,再將修改好的宣傳冊給、市場部負責人和領導審閱。審閱好后,計算郵寄時間,告知印刷及印刷數(shù)量。

  2、展板:

 。1)詢問使用哪幾塊展板。找好以及打印展板后,找市場部負責人詢問是否修改,如不修改,查看倉庫展板是否現(xiàn)有展板,展板完好,將展板打包放好;展板損壞,告知設計印刷。印刷回活時間:2天。

 。2)如要修改,詢問修改信息后,交給設計修改,再將修改好的展板給楊城、市場部負責人和領導審閱。審閱好后,計算郵寄時間,告知印刷及印刷數(shù)量。

  3、資料袋:

  與主辦方協(xié)商會議現(xiàn)場時候可以使用資料袋。公司改名后留下一批舊資料袋,上面用的是老公司名。給主辦方提供資料袋有兩個目的:一、宣傳作用,二、袋子不用就浪費了,F(xiàn)倉庫還存有大量袋子,可在接下來的參會中向主辦單位提供。

  (四)發(fā)言題目和案例集

  1、詢問主辦方發(fā)言題目什么時候給主辦方,詢問好時間后催楊城向市場部詢問發(fā)言題目。

  2、詢問會議是否有案例集,有的話,案例什么時候給主辦方。提前編寫,交給主辦方。

 。ㄎ澹蕚鋾h物品:

  1、詢問主辦方:會議現(xiàn)場能否用理正資料袋,能否掛橫幅,接待處能否放置理正展板;、大小、具體位置和是否有電源

  2、會議物品包括:桌布、指示牌、名片盒、接線板、剪刀、膠帶、大頭釘、X展架、宣傳視頻和物品清單。

 。1)部門有桌布、指示牌、名片盒、剪刀;其他物品需向行政部申請借用。

 。2)制作物品清單,方便物品清點。

 。┪锲愤\輸

  1、詢問主辦方什么時候到會場進行資料準備。

  2、自帶。如果參會人數(shù)多、展臺物品少、宣傳冊和展板數(shù)量少?勺詭。參會人員離開公司前將資料和物品交給他們。

  3、郵寄

 。1)提前將所要寄的物品裝箱打包,所有箱上寫“XX公司會議資料”。

 。2)聯(lián)系主辦方聯(lián)系人,詢問收貨地點和收貨人。

  (3)聯(lián)系快遞公司(一般為中鐵快運),提前詢問是否能到目的地、運輸時間、是否需要轉運和是否送貨上門。

 。4)計算會議舉辦時間和運輸時間,提前郵寄,確保會前資料能到會議現(xiàn)場。

 。ㄆ撸┵M用審批:費用包括,會議協(xié)辦費、宣傳冊印刷費、展板印刷費、運輸和送貨費用。

 。ò耍┡c市場部溝通:

 。1)向主辦方要會議日程表,詢問會議地點食宿安排和費用,項目參觀地點和費用。

  (2)詢問市場部哪些人參會、參會人員聯(lián)系方式以及出發(fā)時間和達到會場時間。

 。3)編寫會議注意事項:事項包括:發(fā)言順序和時間、競爭對手發(fā)言情況、已郵寄哪些資料、市場部需帶哪些資料、到會議現(xiàn)場后到哪兒找或聯(lián)系誰找已郵寄資料、展板擺放順序、項目參觀地點和費用、會后要帶回會議資料袋和展會物品以及拍攝會議照片。

  (4)編寫報道須知。須知包括:會議時間、會議地點和電話、食宿安排和費用、交通圖、機場接機費用和聯(lián)系人、會議地點附近其他賓館路線和費用。

 。5)市場部參會人員出發(fā)前,將會議通知、報道須知和會議日程安排表給參會人員,并叮囑會議現(xiàn)場有什么突發(fā)狀況及時與策劃部聯(lián)系。

  二、會中

  1、參會人員出發(fā)后,詢問是否到會議現(xiàn)場,是否找到資料。

  2、詢問布展情況。

  3、詢問參會人數(shù)。

  4、叮囑帶回會議資料袋、展會物品、拍攝其他公司和本公司展臺以及發(fā)言照片。

  5、詢問返回時間。

  三、會后

  1、詢問參會名單。

  2、詢問會議發(fā)言公司PPT。

  3、整理參會人員帶回的會議資料(如果參會人員沒有帶回會議資料,會后向主辦方要。。

  4、整理參會人員帶回的展會物品(向行政部借用的物品,歸還行政部;展板和展架放在倉庫)。

  5、向參會人員要會議照片,寫會議新聞稿模板,交給參會人員填寫空格,修改好后發(fā)布在網(wǎng)站。

  6、編寫會議總結。

  7、編寫會議預算表,交給財務。

  8、整理會議文件夾:會議通知、報道須知、會議日程表、合作協(xié)議、參會名單、會議總結、新聞稿、會議照片、費用預算表、宣傳資料打印稿和物品清單。

  9、電話感謝會議聯(lián)系人,并詢問接下來舉辦的會議。

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