如何策劃一場(chǎng)出色的年會(huì)

　　1.年會(huì)的定義

　　年會(huì)指社會(huì)團(tuán)體每年要舉行的一次集會(huì)，即各單位或組織一年一度不可缺少的“年度盛會(huì)”，主要是為了激揚(yáng)士氣，營(yíng)造組織氣氛、深化內(nèi)部溝通、促進(jìn)戰(zhàn)略分享、增進(jìn)目標(biāo)認(rèn)同，并制定目標(biāo)，為新一年度的工作奏響序曲。

　　一般還伴隨著表彰、歷史回顧、未來(lái)展望等重要內(nèi)容，增加會(huì)員組織之間的溝通，促進(jìn)會(huì)員單位之間的共同進(jìn)步。

　　2.年會(huì)的意義

　　1、辭舊迎新：舊歲近尾聲，新年闊步而來(lái)，歡聚一堂，共迎新春。

　　2、聯(lián)誼交流：營(yíng)造全體同德同心，堅(jiān)持不懈發(fā)展的和諧氛圍，發(fā)揚(yáng)文化的凝聚力和向心力，聯(lián)誼交流之余，更可發(fā)現(xiàn)商機(jī)商訊。

　　3、展示成果：成立成效，各項(xiàng)工作越來(lái)越規(guī)范，也越來(lái)越和諧，可通過(guò)年會(huì)集中展示。

　　4、感恩答謝：迎新年，賀新春之意，增添節(jié)前慶祝氛圍，也可體現(xiàn)對(duì)會(huì)員的節(jié)日關(guān)懷；以抽獎(jiǎng)、聯(lián)歡、宴請(qǐng)等多種方式酬謝社會(huì)各界領(lǐng)導(dǎo)嘉賓、友好人士、會(huì)員同仁，可增進(jìn)社會(huì)各界的歸屬感和感恩之情。

　　3.年會(huì)的氣氛

　　團(tuán)結(jié)、大氣、熱烈、喜慶才是年會(huì)最為追求的氛圍。

　　4.年會(huì)的組織

　　為了保證會(huì)務(wù)順利進(jìn)行，特別是年會(huì)一經(jīng)確定召開(kāi)，應(yīng)成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，根據(jù)分工情況認(rèn)真落實(shí)好辦理會(huì)議每一項(xiàng)事宜。分工一定明確、責(zé)任到人，應(yīng)成立分工組織：

　　一旦活動(dòng)的使命被確定下來(lái)，活動(dòng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就要開(kāi)始建立活動(dòng)的目標(biāo)和任務(wù)。開(kāi)始確認(rèn)形式和場(chǎng)所尤為重要。一般情況下，要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)組織：

　　5.年會(huì)的形式

　　年會(huì)活動(dòng)，不僅需要高層的鼎力支持，也需要全體會(huì)員的大力協(xié)助。不僅要有專(zhuān)門(mén)的組織特色還要具有文化品味。這樣即意味著在操持運(yùn)作中要秉承文化為先，力圖打破常規(guī)，在形式上不落俗套。

　　給邀請(qǐng)到的嘉賓、參與其中的每一位員工都留下深刻、美好的記憶。每一個(gè)年會(huì)，都有自己的訴求和主題，都是希望在年尾為總結(jié)一年，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)、展望未來(lái)而策劃實(shí)施的一種聚會(huì)形式。

　　6.準(zhǔn)備工作執(zhí)行表

　　7年會(huì)流程

　　A.準(zhǔn)備事項(xiàng)確定

　　1、會(huì)前事項(xiàng)：時(shí)間、地點(diǎn)、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)。其中，邀請(qǐng)能出席的嘉賓，應(yīng)在會(huì)前半天作進(jìn)行最后確認(rèn)。

　　2、與會(huì)通知（注意提前簽到、維持秩序）。

　　3、發(fā)言稿、主持稿、發(fā)言稿、概要起草和審核定稿并制作。

　　4、流程安排：活動(dòng)時(shí)間、具體內(nèi)容等。

　　5、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備

　　1）會(huì)議場(chǎng)所需布置圖片背景的制作和懸掛；

　　2）會(huì)場(chǎng)屏幕、手提、音響、話(huà)筒、相機(jī)配備并試效果；

　　3）嘉賓胸花、會(huì)場(chǎng)鮮花購(gòu)買(mǎi)并放置；

　　4）主席臺(tái)：桌、椅、座位牌（制作、位次安排）、臺(tái)布、茶水、點(diǎn)心等落實(shí)；

　　5）臺(tái)下座椅安排（注意測(cè)算人數(shù)，只多不可少）；

　　6）會(huì)場(chǎng)簽到處確定、簽到資料準(zhǔn)備及提前簽到；

　　7）材料、資料內(nèi)容打印，帶到現(xiàn)場(chǎng)；

　　8）先進(jìn)頒獎(jiǎng)嘉賓或頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)的事先確定；

　　9）主持人、會(huì)場(chǎng)禮儀小姐或工作人員的確定、到位；

　　10）會(huì)前交通工具和乘車(chē)的組織；

　　B.年會(huì)開(kāi)始

　　1、按議程開(kāi)始活動(dòng)。

　　2、主持人注意控制和調(diào)節(jié)會(huì)場(chǎng)氣氛。

　　3、工作人員對(duì)過(guò)程進(jìn)行攝影攝像。

　　4、聚餐匯演抽獎(jiǎng)同時(shí)可進(jìn)行。

　　C.年會(huì)結(jié)束

　　1、感謝領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的光臨，歡送離開(kāi)。

　　2、會(huì)場(chǎng)整理。

　　3、將簽到資料、照片、會(huì)議各類(lèi)稿件、會(huì)議記錄或總結(jié)等收集、歸檔，上傳至Q群、Q空間、軟件共享存儲(chǔ)空間公享。

　　4、及時(shí)將慶典新聞通稿、照片發(fā)送媒體，制作相冊(cè)、視頻光碟等。

　　8.年會(huì)費(fèi)用

　　1、年會(huì)費(fèi)用，屆時(shí)根據(jù)初步方案，確定活動(dòng)流程、時(shí)間地點(diǎn)等后再確認(rèn)詳細(xì)報(bào)價(jià)表。

　　2、最終以實(shí)際發(fā)生費(fèi)用為準(zhǔn)，可根據(jù)主辦方預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，具體明細(xì)以最終定案為準(zhǔn)。（所有發(fā)生費(fèi)用均應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)作增減）

　　3、建議開(kāi)創(chuàng)電子內(nèi)刊或網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)，共享年會(huì)報(bào)導(dǎo)、新聞、資訊、商機(jī)等信息，環(huán)保高效，同時(shí)還能動(dòng)員專(zhuān)訪(fǎng)，內(nèi)文吸引友商企業(yè)做廣告商情。

　　4、年會(huì)活動(dòng)可以動(dòng)員各分會(huì)有影響會(huì)員企業(yè)積極贊助支持，在展板、會(huì)刊、主持人鳴謝、與領(lǐng)導(dǎo)合影等各項(xiàng)展示機(jī)會(huì)中使其得到適當(dāng)?shù)膹V告回報(bào)和榮譽(yù)回報(bào)。

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