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單證管理自查報告

時間:2024-10-08 02:40:13 報告 我要投稿
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單證管理自查報告

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單證管理自查報告

單證管理自查報告1

  根據(jù)公司要求,進一步加強單證管理力度,確保單證管理的穩(wěn)健、安全,市區(qū)收展部開展單證自查工作,具體情況匯報如下:

  一、無遺失、超期、作廢、停用單證長期不公告、不核銷或不按規(guī)定銷毀及流失在外的情況,且單證的領(lǐng)用發(fā)放、核銷登記與庫存一致。

  二、重要單證不存在超期現(xiàn)象,均已按照《單證管理辦法》繳納管理補償金;且重要單證無超量現(xiàn)象,已按照《單證管理辦法》履行相關(guān)審批手續(xù)進行發(fā)放。通過自查未發(fā)行重要單證丟失現(xiàn)象。

  三、未銷毀的作廢單證各聯(lián)次均加蓋作廢章,作廢單證若為多聯(lián),單證聯(lián)次均齊全。

  四、系統(tǒng)記錄銷毀數(shù)據(jù)與《單證銷毀清單》均保持一致,且按照《單證管理辦法》規(guī)定及時定期銷毀并履行審批手續(xù)。

  五、自查過程中不存在最終使用人離司未繳回的'單證。手工核銷的重要單證已填寫《重要單證手工核銷清單》,均有相關(guān)人員簽字,且有收付費截屏。

  六、嚴(yán)格按照《單證管理辦法》要求打印日清日結(jié)單。

  七、按照《單證管理辦法》要求,每月第一個工作周內(nèi)進行重要單證盤點,格式按照單證管理辦法附表,每季進行一次普通單證盤點,格式參照重要單證盤點清單。

  八、單證領(lǐng)用(入庫)、核銷(出庫)登記簿,均有每月盤點紀(jì)錄,且與系統(tǒng)、實物相符。并且,單證的領(lǐng)用(入庫)、核銷(出庫)登記簿均填寫規(guī)范。

單證管理自查報告2

  20xx年上半年,甘肅保監(jiān)局抽調(diào)各財產(chǎn)保險公司內(nèi)審人員,對轄內(nèi)財產(chǎn)保險機構(gòu)單證管理情況進行了全面交叉檢查。從檢查情況看,財產(chǎn)保險公司在單證管理中存在的問題較多,單證管理工作亟待加強。

  單證管理現(xiàn)狀

  通過檢查,我們認為目前財產(chǎn)保險公司的單證管理較前幾年有較大的改觀,無論是制度、信息系統(tǒng)建設(shè)還是對單證管理的認識都有所改進。但是隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展和機構(gòu)網(wǎng)點的下延,目前各財產(chǎn)保險公司的單證管理還有許多不完善的地方,有的問題還成了違法違規(guī)的事發(fā)源頭。

  (一)管理基礎(chǔ)薄弱

  一是單證管理制度不完善。檢查發(fā)現(xiàn)全省12家財產(chǎn)保險公司在單證管理制度上都不同程度存在制度內(nèi)容不完善、不科學(xué)的問題,如:未對單證限時限量領(lǐng)用、手工出具保單和系統(tǒng)補錄時限等做出明確規(guī)定,有的公司沒有中介代理機構(gòu)單證領(lǐng)用管理制度,有的公司未建立單證管理內(nèi)部監(jiān)督自查制度,有的公司沒有單證庫房(專柜)管理制度等。二是單證管理崗位設(shè)置不合理。中心支公司及以下分支機構(gòu)普遍存在以下問題:單證管理崗由代理人員擔(dān)任,出單員兼任單證管理員,單證管理員一人多崗,兼崗現(xiàn)象突出,單證管理員更換頻繁,交接手續(xù)流于形式等問題。三是單證存放管理不到位。主要表現(xiàn)是單證專庫專柜存放不規(guī)范,存在重要有價單證與公司文件、報表等日常資料同柜存放,已用單證與空白單證混合存放,單證存放混亂無序,單證庫房兼做檔案室、雜物庫房等問題。四是單證印刷管控不嚴(yán)。個別保險分支機構(gòu)私自印刷保險單證。如:某省級分公司20xx年5月自行印刷2500份具有保單性質(zhì)的蔬菜貨物運輸保險臺賬,在貨運公司作

  為暫保單使用,但單證從設(shè)計到印刷均未得到總公司的書面同意和授權(quán),而且單證格式不規(guī)范,也未納入公司單證管理系統(tǒng)管理,存在著較大風(fēng)險。

  (二)管控措施松散

  一是單證征訂管控不力。雖然各財產(chǎn)保險公司基本上形成了自上而下逐級征訂和總公司統(tǒng)一印刷的單證征訂印刷體系,但單證征訂環(huán)節(jié)依然存在問題。在單證征訂數(shù)量上由于上級公司對下級公司的單證征訂數(shù)量沒有限制,導(dǎo)致基層機構(gòu)普遍存在征訂過量,每年富余大量單證的問題。富余單證如果不能妥善處理,將為公司埋下一定的風(fēng)險隱患。如:某省級分公司僅20xx年就銷毀有價單證50.93萬份,銷毀單證是全年單證使用量的4.5倍;某省級分公司20xx年1月銷毀各類保險單證73.45萬份,銷毀單證是其20xx年單證使用量的6.47倍。二是單證領(lǐng)用管理不規(guī)范。產(chǎn)險機構(gòu)普遍存在單證領(lǐng)用管理不規(guī)范的問題,有90%的產(chǎn)險機構(gòu)存在單證領(lǐng)用后長期不回銷的情況;30%的產(chǎn)險機構(gòu)存在停用單證不及時回收的問題,60%的產(chǎn)險機構(gòu)存在單證管理手工臺賬、單證管理系統(tǒng)使用情況登記不準(zhǔn)確、不規(guī)范的問題,個別保險機構(gòu)存在非單證使用人代領(lǐng)、代簽名,臺賬登記混亂,甚至未將上年度結(jié)存單證數(shù)量結(jié)轉(zhuǎn)至下一年度,或者未將單證領(lǐng)用人交回的未領(lǐng)用單證重新入庫上賬等情況,造成單證賬實不符情況嚴(yán)重。三是單證銷毀不嚴(yán)謹。個別公司停用、作廢單證由分支機構(gòu)自行銷毀,蘊藏較大風(fēng)險。如:某公司的停用、作廢單證銷毀權(quán)下放給市州分公司,總公司和省級分公司缺乏有效監(jiān)督。此外,有的公司還存在應(yīng)銷毀單證不銷毀的情況。四是對保險中介單證領(lǐng)用管控不嚴(yán)。財產(chǎn)保險公司對保險中介領(lǐng)用單證缺乏有效的管控機制,導(dǎo)致從保險公司領(lǐng)用的單證在保險中介使用較亂,中介代理機構(gòu)、個人代理人丟失和自行銷毀保險單證現(xiàn)象嚴(yán)重,致使大量保險單證流到行業(yè)之外,為行業(yè)埋下諸多風(fēng)險隱患。

  (三)信息系統(tǒng)落后

  一是單證管理系統(tǒng)未實現(xiàn)與核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫連接。單證在核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的使用信息不能完全傳送到單證管理系統(tǒng),導(dǎo)致單證管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,不能反映公司單證使用的真實情況。二是單證管理系統(tǒng)不能完全實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的自動傳導(dǎo)與更新,系統(tǒng)對人的依賴度高,為人為更改公司數(shù)據(jù)提供了可能。如:某公司核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)打印保單后,被打印保單的信息不能自動傳輸?shù)絾巫C系統(tǒng)并更新數(shù)據(jù),導(dǎo)致已打印的保單如果沒有進行人工核銷,單證系統(tǒng)中該單證的狀態(tài)將仍為“可使用”。三是單證管理系統(tǒng)設(shè)計不科學(xué),功能有缺陷,未實現(xiàn)對保險公司單證流轉(zhuǎn)的全面控制,不能達到通過系統(tǒng)有效控制單證風(fēng)險的要求。

  由于上述問題在公司內(nèi)控管理中沒有得到足夠重視,致使撕單、埋單和鴛鴦單等利用單證管理漏洞實施的嚴(yán)重違法違規(guī)問題屢禁不止,已成為財產(chǎn)保險公司套取資金、進行不正當(dāng)競爭的主要手段之一,給行業(yè)健康發(fā)展埋下了較大風(fēng)險隱患。

  單證管理中產(chǎn)生問題的根源思考

  (一)對單證管理工作重視程度不夠,思想認識有待提高

  現(xiàn)階段,財產(chǎn)保險公司在單證管理中存在較多問題,而且一直得不到很好地解決,這與財產(chǎn)保險公司長期以來更多地強調(diào)業(yè)務(wù)發(fā)展、規(guī)模擴張和利潤增長,不注重加強公司內(nèi)控建設(shè)、合理防范和有效控制經(jīng)營管理中的各種風(fēng)險、對單證管理的重要性認識不夠有很大的關(guān)系。多數(shù)公司沒有將單證管理工作擺在保險經(jīng)營的重要位置,沒有認識到單證管理是防范風(fēng)險的重要源頭,不能正確把握和領(lǐng)會單證管理工作的重要意義;鶎臃种C構(gòu)在缺少管控情況下,對單證管理的重要性認識更是不足,對加強單證管理缺乏動力。

  (二)制度建設(shè)不科學(xué),內(nèi)控執(zhí)行亟需加強

  單證管理制度不科學(xué)會直接導(dǎo)致保險公司內(nèi)控執(zhí)行效果差,從而產(chǎn)生較多問題。制度不科學(xué)主要體現(xiàn)在內(nèi)控制度沒有滲透到公司單證流轉(zhuǎn)各個操作環(huán)節(jié),許多關(guān)鍵控制點處在控制無效狀態(tài),有的沒建立制度,有的制度無法完全控制風(fēng)險的發(fā)生。當(dāng)然,強調(diào)制度本身科學(xué)性的同時也不能忽視執(zhí)行力的重要性。科學(xué)、完善的制度只有被有效地執(zhí)行,才能真正落到實處。檢查中發(fā)現(xiàn)單證管理問題多的公司,多數(shù)是內(nèi)控執(zhí)行力差的.公司。制度執(zhí)行不到位就會為問題的發(fā)生留下可乘之機。

  (三)內(nèi)審檢查不到位,監(jiān)督機制尚待完善

  財產(chǎn)保險公司內(nèi)控中極為重要的審計與監(jiān)督環(huán)節(jié)在單證管理工作中功能發(fā)揮有限,處理措施乏力。一是單證管理內(nèi)審檢查機制還需完善。通過檢查發(fā)現(xiàn)大部分保險公司特別是中心支公司以下基層機構(gòu)的單證管理內(nèi)審檢查還處在初級階段,內(nèi)審檢查沒有形成制度化、常態(tài)化。二是單證管理內(nèi)審檢查功能發(fā)揮不充分。公司內(nèi)部審計部門一般僅在一些離任審計和常規(guī)審計中順帶檢查一下單證管理情況,未就單證管理開展專門的內(nèi)審檢查。三是責(zé)任追究落實不徹底。單證管理內(nèi)部審計監(jiān)督檢查中,對存在問題的保險分支機構(gòu)、部門及相關(guān)責(zé)任人追究責(zé)任時,往往避重就輕,只進行象征性處理,致使內(nèi)部違規(guī)“零成本”,被檢查者不重視查出問題的整改,內(nèi)部控制效果乏力,造成單證管理中的一些問題被隱藏到深處,長期得不到有效解決,形成較為嚴(yán)重的風(fēng)險敞口和隱患。

  加強和規(guī)范財產(chǎn)保險公司單證管理的對策措施

  (一)完善制度建設(shè),夯實單證管理基礎(chǔ)

  一是提高制度的科學(xué)性。從制度層面明確單證管理責(zé)任部門和單證管理崗位設(shè)置要求,確立單證管理系統(tǒng)的設(shè)計要求和管理權(quán)限劃分,強化單證限時限量限制對象領(lǐng)用制度,確保單證管理各環(huán)節(jié)的規(guī)定科學(xué)有效。二是強化制度的完備性。保證單證管理制度能夠覆蓋單證征訂、印制、發(fā)放、領(lǐng)取、使用、核銷、作廢、遺失、存檔和監(jiān)督檢查等單證流轉(zhuǎn)的全過程,特別要確保單證管理制度必須能有效管控保險中介的保險單證領(lǐng)用。三是增強制度的可用性。單證管理制度應(yīng)立足公司自身經(jīng)營管理實際制定,不應(yīng)生硬照搬同業(yè)公司制度,尤其是基層分支機構(gòu)的單證管理制度要符合機構(gòu)自身實際情況、切實可用。四是改進制度的適應(yīng)性。要根據(jù)經(jīng)營管理需要及時修訂完善單證管理制度,確保制度能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展形勢。

  (二)強化內(nèi)控執(zhí)行,切實提高單證管理能力和水平

  一是加強內(nèi)控建設(shè)。建立規(guī)范的公司治理結(jié)構(gòu),形成運作規(guī)范、科學(xué)有效的執(zhí)行、監(jiān)督機制?偣竟芾韺右叨戎匾晝(nèi)控執(zhí)行,帶頭認真履行內(nèi)控職責(zé),為有效實施單證管理管控奠定基礎(chǔ)。在單證管理工作中,注重培育領(lǐng)導(dǎo)高度重視、內(nèi)控人人有責(zé)和違規(guī)必受追究的內(nèi)控企業(yè)文化,形成以風(fēng)險控制為導(dǎo)向的單證管理理念,提高單證管理工作的風(fēng)險防范意識。二是理順管理流程。分支機構(gòu)層面應(yīng)實行單證管理“一把手”負責(zé)制,在總公司、省級分公司設(shè)立專職單證管理工作人員,在中心支公司及以下分支機構(gòu)至少應(yīng)設(shè)立由正式工作人員擔(dān)任的單證管理崗,落實單證管理職責(zé)。加強單證管理人員培訓(xùn)和教育,提升責(zé)任意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。實行單證手下臺賬與信息系統(tǒng)雙重管理制度,利用手工臺賬管理彌補系統(tǒng)管理的不足。三是嚴(yán)格責(zé)任追究。建立環(huán)環(huán)相扣的責(zé)任追究機制,將責(zé)任落實到人,加大對違規(guī)行為責(zé)任人的處罰力度,對不同層次、各個崗位的員工制定出精細的責(zé)罰條例,讓執(zhí)行力弱或有過錯者為其行為“買單”。強化上抓一級的責(zé)任追究制度,增加上級公司特別是總公司的管控壓力,使其更加重視防范所屬分支機構(gòu)單證管理工作風(fēng)險。四是強化執(zhí)行考核?己耸翘岣邌巫C管理內(nèi)控執(zhí)行力的。

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