秘書工作的一般特征(1) -文秘文書

秘書工作的一般特征，是指各類秘書工作都具有的，但又不同于其它工作的特征。一般特征不同于本質(zhì)特征。秘書工作的本質(zhì)特征決定秘書工作的一般特征；秘書工作的一般特征反映秘書工作的本質(zhì)特征。秘書工作的本質(zhì)特征只能有一個，秘書工作的一般特征可以有多個。揭示秘書工作的一般特征，既有利于進一步認識和把握秘書工作的本質(zhì)特征和規(guī)律，也有利于全面認識秘書工作的特征，有針對性地做好秘書工作。　　 一、機要性與群眾性相統(tǒng)一　　 秘書工作是一項機要性很強的工作。漢語“秘書”一詞，就包含有“秘密”的意思。英語中的“secretary”（秘書）一詞中的詞干“secret”，俄語中的“ceKpemapB”（秘書）一詞中的詞干“cekpem”，它們的意思都是“秘密”。這種驚人的相似，恰恰反映出秘書工作都具有機要性。這是因為，秘書工作是輔助領(lǐng)導工作的，而各級領(lǐng)導中樞都是機 密核心，秘書部門是各級領(lǐng)導中樞的綜合辦事機關(guān)，秘書人員在領(lǐng)導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領(lǐng)導人的秘書，掌握很多重要情況，機要性更強。革命戰(zhàn)爭年代，我黨曾派遣許多地下工作者打入敵方內(nèi)部，擔任敵方黨政機關(guān)和軍隊系統(tǒng)的機要秘書，為我黨我軍提供了大量重要情報，為保護黨中央的安全，奪取革命斗爭的勝利作出了重要貢獻。秘書部門是一個核心要害部門，秘書工作的機要性與政治性有著密切的聯(lián)系。保密與竊密的斗爭，實質(zhì)上是政黨之間、國家之間、軍隊之間進行政治斗爭的重要表現(xiàn)；在經(jīng)濟領(lǐng)域中側(cè)是經(jīng)濟斗爭的一種表現(xiàn)形式。正因為如此，古今中外的領(lǐng)導者在選拔、任用秘書人員時都很慎重，要求政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格的保密紀律，嚴守各種機密。我們黨和國家對秘書人員的選用條件也是十分嚴格的，專門制定頒發(fā)了機要秘書工作的規(guī)定，任用前要進行政治審查，任用后要經(jīng)常進行保密教育，都是出于秘書工作的客觀需要。因為辦公廳是一個要害部門，是一個核心要害部門，秘書人員在領(lǐng)導身邊工作，機密知道的比較多。所以，辦公廳工作人員要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密紀律�！　� 但是，也必須看到，秘書部門又是各級領(lǐng)導機關(guān)匯集信息的中心，是聯(lián)系各方面的橋梁和紐帶，其工作特點又具有廣泛的群眾性。許多文件的擬制，許多決策的實施，都直接涉及群眾的切身利益，必須廣泛聽取群眾意見。在各項政策實施過程中，秘書人員必須密切注意信息反饋，傾聽群眾呼聲，才能糾正可能出現(xiàn)的偏差，防止矛盾激化。秘書工作不僅是為領(lǐng)導服務的，也是為群眾服務的。這種服務既有間接性，也有直接性。秘書工作主要是通過直接為領(lǐng)導工作服務來體現(xiàn)為人民群眾服務的，因為領(lǐng)導是為人民群眾服務的。秘書人員處理群眾來信，接待群眾來訪，進行調(diào)查研究，協(xié)調(diào)機關(guān)工作就是直接面對群眾的工作。人們常說，秘書部門是機關(guān)的“窗口“和“門戶”，也是從這個意義上說的。因此，秘書人員必須樹立群眾觀念，密切聯(lián)系群眾，關(guān)心群眾的疾苦，及時向領(lǐng)導反映群眾的心聲，成為領(lǐng)導聯(lián)系群眾的橋梁，而不是橫在領(lǐng)導與群眾之間的一堵墻�！　� 秘書工作的機要性與群眾性是對立統(tǒng)一的辯證關(guān)系，二者相互依存，相互結(jié)合，不可分割。如果只看到秘書工作的機要性，而忽視秘書工作的群眾性，把自己完全封閉起來，拒群眾于干里之外，就會割斷領(lǐng)導與群眾的聯(lián)系，脫離群眾，造成信息不靈，情況不明，滋生官僚主義和衙門作風，損害領(lǐng)導機關(guān)的形象和威信；反之，如果只看到秘書工作的群眾性，而忽視秘書工作的機要性，就會在公務接待、來訪接待和日常交往中喪失警惕，內(nèi)外無別，泄露機密，給黨和國家及組織自身造成不應有的被動和損失，其后果不堪設(shè)想。因此，秘書工作者必須妥善處理好二者之間的關(guān)系，既要始終堅持密切聯(lián)系群眾，又要時刻注意保守機密。但是，就秘書工作的個性特征而言，機要性是它的主要方面，因而，當保守機密與聯(lián)系群眾發(fā)生沖突時，應把保密放在首位。　　 二、綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一　　 秘書部門不是領(lǐng)導機關(guān)的專項業(yè)務部門，而是機關(guān)的綜合部門。因此，秘書工作所涉及的范圍和內(nèi)容十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進行綜合性的調(diào)研，處理綜合性的事務，綜合各部門的情況，辦理不屬于業(yè)務部門職責范圍內(nèi)的事務。綜合性不僅指秘書工作內(nèi)容的廣泛性，更重要的是對各種情況或信息進行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析、歸納、抽象和概括，使之由個別上升到一般，由現(xiàn)象深入到本質(zhì)，總結(jié)出帶規(guī)律的東西，這種綜合才是秘書工作的真正內(nèi)涵。這一特點是由秘書工作的輔助領(lǐng)導工作的全局性所決定的。任何一級領(lǐng)導者都處于不同層次的管理系統(tǒng)全局位置上，都必須總攬全局，預測發(fā)展，統(tǒng)籌規(guī)劃，綜合協(xié)調(diào)。各級秘書部門和秘書人員，作為各級領(lǐng)導的參謀和助手，這種地位決定了秘書工作高度的綜合性。從機關(guān)的整體結(jié)構(gòu)功能來看，任何機關(guān)都必須由專業(yè)部門和綜合部門的有機結(jié)合，才能形成合理的機關(guān)結(jié)構(gòu)，而且機關(guān)層次越高，業(yè)務部門越多，越需要加強綜合協(xié)調(diào)工作，以便發(fā)揮機關(guān)的整體功能。而各級秘書機構(gòu)正是這樣一種綜合協(xié)調(diào)部門。它要求秘書人員必須具有全局觀念，立足領(lǐng)導工作全局，站在領(lǐng)導者的角度觀察、分析和處理問題，提出參謀建議，做到不在其位，當謀其政；必須具有較寬的知識面，成為本機關(guān)、本系統(tǒng)的“通才”和“雜家”，以適應領(lǐng)導者駕馭全局的需要；必須具有較強的綜合概括能力和綜合協(xié)調(diào)能力，才能做好秘書工作。

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