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秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù)淺析 -文秘文書

時(shí)間:2024-10-02 10:57:48 文秘文書 我要投稿
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秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù)淺析 -文秘文書

秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù)淺析在秘書工作中,不論是文字還是事務(wù)秘書,都不可避免地要接觸、應(yīng)對和處理大量的事務(wù)性工作,這既是由秘書工作的性質(zhì)決定的,也是秘書工作的重要內(nèi)容。因此,要游刃有余、恰如其分地處理各類事務(wù),就必須掌握必要的事務(wù)性工作的處理方法和技巧。秘書事務(wù)性工作的內(nèi)容十分廣泛,從處理日常具體事務(wù)、輔助決策到重大活動的組織協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類復(fù)雜問題的處理都需要秘書靈活掌握,可謂面面俱到、事無巨細(xì),特別是對其中一些刺手事務(wù)的處理,更需要秘書具有冷靜的頭腦、科學(xué)的方法、高超的協(xié)調(diào)能力和靈活的人際關(guān)系處理技巧!  為此,秘書首先必須了解事務(wù)性工作的主要特點(diǎn)。   一、多樣瑣碎性。從接聽電話、接待來訪、車輛安排、福利發(fā)放、文件處理、檔案管理到承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項(xiàng),所有這些都屬于秘書事務(wù)性工作內(nèi)容,可謂面放量大、千頭萬緒,秘書不得不埋首于“事務(wù)堆”里,花費(fèi)大量的時(shí)間、精力去應(yīng)對。這些事務(wù)性工作往往又是具體瑣碎的,而且很容易出錯(cuò),完成了這類事務(wù)性工作常常不為人所知,難見成績,而一旦處理不好就可能使領(lǐng)導(dǎo)工作甚至整個(gè)部門的正常運(yùn)行受到影響。   二、隨機(jī)突發(fā)性。一個(gè)部門通常按照既定的工作計(jì)劃和工作步驟開展日常工作。但是,秘書部門即使將計(jì)劃制定得很完美,考慮得很細(xì)致,也常常會因突發(fā)事件的出現(xiàn)而打亂整個(gè)工作部署,秘書不得不充當(dāng)“滅火員”的角色,迅速調(diào)整策略,處置臨時(shí)性、突發(fā)性事件!  三、領(lǐng)導(dǎo)指派性。秘書工作的核心就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),這決定了秘書工作必須緊跟領(lǐng)導(dǎo)的需要。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,秘書除了要高質(zhì)量地完作成各項(xiàng)分內(nèi)工作外,還必須完成好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù),甚至對領(lǐng)導(dǎo)委托辦理的個(gè)人私事也必須全力以赴!  四、保密性。秘書工作具有很強(qiáng)的機(jī)密性,因此秘書處理各類事務(wù)必須嚴(yán)守保密紀(jì)律,知而不言,做而不做,謹(jǐn)慎從事。秘書事務(wù)性工作的以上幾個(gè)特點(diǎn)往往是相互交織在一起的。因此,秘書只有掌握了處理事務(wù)性工作的多種方法和途徑,增強(qiáng)處理的藝術(shù)性,才能充分發(fā)揮參謀助手作用,履行好秘書的職責(zé)。下面,筆者結(jié)合工作實(shí)際,簡要介紹幾種常的處理方法!  1、建立臺賬法。秘書在工作中建立必要的臺賬,使雜亂無章的事務(wù)性工作從無序走向有序,是處理好各類事務(wù)的一種有效手段和基本方法。目前,隨著計(jì)算機(jī)的普及和推廣,可運(yùn)用辦公自動化手段,借助數(shù)據(jù)庫管理軟件,分門別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、值班記錄等多種臺賬,用于秘書事務(wù)性工作管理。當(dāng)一次性錄入數(shù)據(jù)后,只要平時(shí)做好數(shù)據(jù)的管理、維護(hù)和更新,就能在需要時(shí)及時(shí)調(diào)用,做到有備無患、高效快捷!  2、追根溯源法。此法主要適用于對領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類突發(fā)事件的處理。因處理此類事件往往不屬于秘書的職責(zé)范圍,作為下屬也不便追問領(lǐng)導(dǎo),這在一定程度上增加了處理的難度。例如,有一次某局新任局長交給秘書一項(xiàng)“重新推薦一名局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任市里某委員會領(lǐng)導(dǎo)小組成員”的任務(wù),因此項(xiàng)工作并非秘書的職責(zé)范圍,秘書對許多情況并不了解。秘書接受任務(wù)后,采用了追根溯源的方法:他先與辦公室取得聯(lián)系,摸清參加該委員會上一屆領(lǐng)導(dǎo)小組的局領(lǐng)導(dǎo)是誰,又查到了該委員會的電話號碼,直接與該委員會聯(lián)系,弄清了該委員會對新組成人員的有關(guān)資格要求,然后結(jié)合局領(lǐng)導(dǎo)的分工,向新任局長提交了人選建議名單,獲得了局長批準(zhǔn),圓滿完成了此項(xiàng)任務(wù)!  3、觸類旁通法。秘書工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是為了更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),因此秘書不僅要做好事務(wù)性工作,更要通過對具體瑣碎事務(wù)的處理見微知著、舉一反三,為領(lǐng)導(dǎo)提供理更高層次的服務(wù)。比如,秘書通過處理來信、來訪進(jìn)行綜合分析,查找工作中存在的不足和薄弱環(huán)節(jié),及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性的意見,就會使領(lǐng)導(dǎo)取得更多的工作主動權(quán)!  4、個(gè)人日志法。作為一名秘書,每天都要處理大量的事務(wù)性工作,只有安排好自己的時(shí)間,用有限的時(shí)間和精力集中處理重要事務(wù),才能避免在瑣事上糾纏,收到事半功倍的效果。本人在工作中十分注意運(yùn)用個(gè)人信息管理軟件處理日常事務(wù),大大提高了工作效率。目前,運(yùn)用較廣的是微軟Office辦公軟件中的Outlook Express和中國人自己設(shè)計(jì)的友情強(qiáng)檔WINPIM軟件(各類網(wǎng)站均可下載,20元就可注冊長期使用)。借助此類軟件可以妥善地管理個(gè)人的通訊錄、名片、聯(lián)系人等信息,還可以管理個(gè)人日記、日程安排、待辦任務(wù)以及備忘錄信息,特別是對待辦事務(wù)具有定時(shí)提醒功能,使用后可以極大地增加工作的計(jì)劃性、條理性!  5、綜合處理法。在日常工作中,將事務(wù)性工作按照輕重緩急進(jìn)行排列,優(yōu)先處理重要的事和急事,對一些不重要、不緊急但又必須辦的事務(wù),采取合并同類項(xiàng)的方法有計(jì)劃地進(jìn)行指處理,可以收到事半功倍之效。比如,在處理文件時(shí)可暫緩處理一般性傳閱文件,待緊急文件來時(shí)一并送給領(lǐng)導(dǎo),這樣既節(jié)省了來回送文的時(shí)間,又可避免因瑣事而頻繁地打攪領(lǐng)導(dǎo)!  6、授權(quán)委托法。秘書在特殊的情況下也可將一些常規(guī)性事務(wù)工作委托其他人員處理,以集中精力處理難事。比如,可把文件復(fù)印、裝訂等簡單的操作性事務(wù)交打字員完成,等等。   總之,只要秘書在平時(shí)工作中多積累、善總結(jié),遇事沉著冷靜、膽大心細(xì),就能不斷提高處理事務(wù)性工作的藝術(shù),履行好秘書職責(zé),贏得領(lǐng)導(dǎo)和同事們的認(rèn)可。      來源:溫州秘書網(wǎng)

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