秘書培訓(xùn)教你不做＂花瓶＂ -文秘文書

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)觀念的提升，一個(gè)特殊的白領(lǐng)群體出現(xiàn)：她們外表靚麗，談吐不俗，氣質(zhì)高雅，甚至能講一口流利的英語，對(duì)外善溝通，處理事情游刃有余，對(duì)內(nèi)則巧處理，復(fù)雜瑣事安排妥帖。她們不一定都很年輕，但卻都拿著令人羨慕的高薪，她們就是日漸吸引人們眼球的高級(jí)秘書；她們正以其出色的能力一掃過去的花瓶形象，成為上司的好助手，公司的好管家。 　　　　年輕漂亮不再是首選 　　　　在過去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，企業(yè)在招秘書時(shí)往往為了滿足老總的虛榮心，不看重文化程度和能力，只要年輕漂亮能帶得出去即可，秘書扮演的不過是花瓶角色，其工作無非是端茶倒水，做一些迎來送往的接待工作。 　　　　近幾年，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和商業(yè)結(jié)構(gòu)的改變，老板文化層次也有了較大提升，對(duì)秘書的要求也不再滿足于年輕漂亮和做雜事這種低層次的需要。越來越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到找一個(gè)徒有外表而沒能力的秘書已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求。他們?cè)谶x擇秘書時(shí)，更看重能力，如會(huì)英語、會(huì)寫作、具有較高的溝通和社交能力等，對(duì)形象的要求反而退居其次。在國(guó)外，秘書年齡大于老總的屢見不鮮，甚至一些企業(yè)還認(rèn)為50歲的秘書更精明，豐富的閱歷讓她們有很好的應(yīng)變能力，處理事務(wù)更加得體。在我國(guó)一些發(fā)達(dá)地區(qū)，高級(jí)秘書大都介于30~40歲中間，年輕漂亮已經(jīng)不再是企業(yè)挑選秘書的首選。 　　　　分清輕重，把握尺度 　　　　作為秘書，替老總安排一天的工作非常重要，有的還要提前安排一個(gè)星期甚至一個(gè)月的工作，包括文件起草、來訪接待、電話記錄、會(huì)議安排等，工作雜而具體，繁瑣細(xì)微，而且不能出絲毫差錯(cuò)。如果處理不好，輕則造成不必要的誤會(huì)，得罪客人，重則影響到生意的流失。這就要求秘書懂得科學(xué)合理安排，分清孰重孰輕，幫助領(lǐng)導(dǎo)梳理好架構(gòu)，安排好日常工作細(xì)節(jié)。 　　　　一般來說，秘書的性格要內(nèi)斂，處事冷靜，如果大事出現(xiàn)遺漏，工作就會(huì)很被動(dòng)，每件事的處理先后要勤動(dòng)腦，做到既能替領(lǐng)導(dǎo)分憂，也要利于老總做出判斷，另外也要學(xué)會(huì)處理人際關(guān)系，把握一定的分寸，并處理好與領(lǐng)導(dǎo)的私人關(guān)系。 　　　　合理進(jìn)行角色轉(zhuǎn)換 　　　　通常來說，秘書的職業(yè)生涯并不長(zhǎng)，一般就三五年，但并不是說這三五年之后秘書就沒了飯碗，對(duì)那些只憑美色獲得這個(gè)位置的女孩可能會(huì)是這樣，但是憑能力取勝的秘書往往還會(huì)抓住機(jī)會(huì)，合理進(jìn)行角色轉(zhuǎn)換。 　　　　武漢商學(xué)院精之杰教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的周總認(rèn)為，想成為成功的人，就要和成功的人士接近，作為一名秘書，天天和成功的老板在一起，能學(xué)到很多處理事務(wù)的方法和一些談判技巧，各方面的能力也會(huì)快速提高，更容易得到更多發(fā)展和成功的機(jī)會(huì)。所以，作為秘書雖然職業(yè)生涯不長(zhǎng)，但要學(xué)會(huì)平常多學(xué)、多看，少說話，做好本職工作，才能漸漸贏得領(lǐng)導(dǎo)信任，關(guān)鍵時(shí)抓住機(jī)會(huì)進(jìn)行角色轉(zhuǎn)換。 　　　　復(fù)合型人才優(yōu)勢(shì)凸顯 　　　　英華職業(yè)資格培訓(xùn)中心的戴主任介紹，武昌一家教育學(xué)院的一個(gè)中文班90％學(xué)生都報(bào)考了秘書資格證的考試，戴主任說，現(xiàn)在文員、辦公室工作的應(yīng)聘競(jìng)爭(zhēng)很激烈，多拿一個(gè)秘書證，能夠成為求職者的一個(gè)重要砝碼。另外有的已從事秘書崗位的人員，感覺自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要也會(huì)報(bào)名進(jìn)行充電。 　　　　隨著秘書作用的凸顯，企業(yè)在招人時(shí)更傾向于選擇那些有較高溝通能力和組織能力、閱歷豐富的高素質(zhì)人才，所以一些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)也開始調(diào)整培訓(xùn)方向，加大了實(shí)踐培訓(xùn)課程，讓學(xué)員掌握更多的應(yīng)變技能和工作技巧。目前除了國(guó)家勞動(dòng)保障廳推出的學(xué)費(fèi)在三百至五百元的秘書、涉外秘書等職業(yè)上崗證書的培訓(xùn)認(rèn)證外，一些專業(yè)性的商務(wù)秘書、白領(lǐng)總經(jīng)理秘書等價(jià)格三四千元的高級(jí)秘書課程也開始涌現(xiàn)，著重培養(yǎng)企業(yè)需要的復(fù)合型高級(jí)秘書人才。 　　　　　　來源：漢網(wǎng)教育

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