小區(qū)檔案管理制度

時間：2024-09-05 15:56:36 管理制度我要投稿

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小區(qū)檔案管理制度

　　在現(xiàn)在的社會生活中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會的價值，其運(yùn)行表彰著一個社會的秩序。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編整理的小區(qū)檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

小區(qū)檔案管理制度

小區(qū)檔案管理制度1

　　加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內(nèi)容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;

　　2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的.管理員擔(dān)任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;

　　4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。

小區(qū)檔案管理制度2

　　檔案資料的建立應(yīng)與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來,按照《全國優(yōu)秀示范小區(qū)評分標(biāo)準(zhǔn)》的分類標(biāo)準(zhǔn)建立檔案資料。

　　第一節(jié)基礎(chǔ)管理資料

　　1.按規(guī)劃要求建設(shè)、住宅及配套建設(shè)設(shè)施投入使用

　　1)工程規(guī)劃許可證

　　2)施工許可證

　　3)工程總平面圖

　　4)建設(shè)工程規(guī)劃管理竣工驗(yàn)收合格證

　　5)國有土地使用證

　　2.辦理接管驗(yàn)收手續(xù)

　　1)委托物業(yè)管理合同

　　2)工程建設(shè)施工建檔移交清單

　　⑴幢建施、結(jié)施竣工圖,建材合格證、分項(xiàng)分部評定資料;

　�、扑㈦娛�、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項(xiàng)、分部質(zhì)檢平定資料(復(fù)印件);

　　3)商品房質(zhì)量保證書

　　4)房屋移交驗(yàn)收資料

　　5)設(shè)施設(shè)備移交清單及檔案資料

　　3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施統(tǒng)一專業(yè)化管理

　　1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照(正副本)

　　2)物業(yè)管理有限公司組織機(jī)構(gòu)代碼證(正副本)

　　3)物管企業(yè)資質(zhì)證書

　　4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)

　　5)上級批文(文件)

　　4.建設(shè)單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責(zé)、權(quán)、利分明

　　1)物業(yè)委托管理合同

　　2)前期物業(yè)管理方案

　　3)物業(yè)移交及實(shí)施意見

　　購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責(zé)、權(quán)、利明確總戶數(shù)戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。(文件柜放置于)

　　建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定

　　1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財務(wù)管理制度

　　a)代管維修資金的使用范圍

　　b)代管維修資金的來源和籌集方法

　　c)代管維修資金的管理與使用辦法d)代管維修資金的移交

　　7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項(xiàng)公眾制度完善

　　1)房屋使用說明書

　　2)公共管理制度

　�、胖伟补芾碇贫�

　　⑵消防管理制度

　�、情T衛(wèi)管理制度

　�、葯C(jī)動車停車場管理制度

　�、煞菣C(jī)動車管理制度

　　⑹裝修管理規(guī)定3)政府有關(guān)文件

　　8.業(yè)主委員會按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責(zé)

　　1)業(yè)主委員會籌備工作資料

　�、抨P(guān)于組建業(yè)主委員會實(shí)施方案

　　⑵業(yè)主委員會資料(詳見業(yè)主意見調(diào)查表)

　�、菢I(yè)主委員會章程9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實(shí)施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會同意

　　1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃

　　2)創(chuàng)優(yōu)實(shí)施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標(biāo)書)

　　3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達(dá)標(biāo)申報資料資料

　　10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項(xiàng)管理制度、各崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)并指定具體的落實(shí)措施和考核標(biāo)準(zhǔn)。

　　1)員工手冊

　　2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務(wù)語言流程規(guī)范

　　3)部門職責(zé)

　　⑴公司組織機(jī)構(gòu)示意圖(管理處機(jī)構(gòu)示意圖)

　�、茊T工手冊

　　⑶管理中心職責(zé)

　�、蓉攧�(wù)部職責(zé)

　�、勺o(hù)衛(wèi)部內(nèi)務(wù)條令、崗位職責(zé)

　　4)部門工作程序、操作程序

　�、咆攧�(wù)部管理制度

　　⑵客戶服務(wù)中心工作程序

　�、枪こ滩吭O(shè)備運(yùn)行維修工作程序

　　⑷消防工作管理制度

　�、筛鞣N應(yīng)急處理方案

　　a、火警、火災(zāi)應(yīng)急方案

　　b、停電應(yīng)急方案

　　c、護(hù)衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施

　　5)管理中心綜合管理制度

　�、胖蛋嘀贫�

　　⑵回訪制度

　�、菣n案管理制度

　　⑷原始記錄、資料管理制度

　　6)管理人員、員工考評細(xì)則

　�、殴芾砣藛T考核細(xì)則

　　⑵財務(wù)管理人員考核細(xì)則

　�、蔷S修人員考核細(xì)則

　　⑷清潔、綠化人員考核細(xì)則

　�、勺o(hù)衛(wèi)員考核細(xì)則

　　⑹護(hù)衛(wèi)部崗位目標(biāo)管理考核辦法

　　7)護(hù)衛(wèi)部培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄

　　8)護(hù)衛(wèi)知識考試資料

　　9)管理中心原始記錄資料

　　⑴門崗值班記錄

　�、票O(jiān)控中心值班記錄

　　⑶緊急情況記錄

　�、韧＼噲鲕囕v進(jìn)出原始記錄

　　⑸房屋裝修管理記錄

　�、恃b飾裝修申請書、責(zé)任書

　�、酥蛋嘤涗�

　　⑻回訪記錄

　�、途S修派工單

　　⑽住戶檔案

　�、暇S修員值班記錄

　　⑿設(shè)施設(shè)備巡查保養(yǎng)等記錄

　　11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標(biāo)志,工作規(guī)范,作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。

　　1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱、上崗證復(fù)印件

　　2)管理中心專業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證

　　3)護(hù)衛(wèi)員上崗證

　　4)員工勞動合同

　　12.應(yīng)用計(jì)算機(jī)智能化設(shè)備等現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率。

　　1)小區(qū)住戶基本資料(備份文件夾類)

　　2)小區(qū)物業(yè)基本資料

　　3)辦公文案

　　4)各類管理制度、文件夾

　　⑴護(hù)衛(wèi)類

　�、曝攧�(wù)類

　　⑶管理類

　　⑷保潔類

　�、山�(jīng)營類

　　⑹人事類

　�、藰I(yè)主委員會

　　⑻運(yùn)行維修表5)住戶費(fèi)用繳費(fèi)統(tǒng)計(jì)資料

　　13.物業(yè)管理企業(yè)在收費(fèi)、財務(wù)管理、會計(jì)核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,至少半年公開一次物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收支情況。

　　1)年月--財務(wù)收支報告

　　2)向住戶公布費(fèi)用收支情況,資料照片

　　3)物業(yè)管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)批復(fù)

　　4)繳費(fèi)通知單存根

　　14.房屋及公共設(shè)施設(shè)備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。

　　1)總平面圖

　　2)共用設(shè)施設(shè)備及配電系統(tǒng)

　　3)可視對講、監(jiān)控系統(tǒng)

　　4)消防系統(tǒng)

　　5)背景音樂系統(tǒng)

　　6)光纖電視系統(tǒng)

　　7)辦公用設(shè)備

　　8)各種警示牌、標(biāo)識卡

　　15.建立用戶檔案、房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊,查閱方便。

　　1)住戶檔案

　　2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶)

　　16.建立24小時值班制度,設(shè)立服務(wù)電話,接受業(yè)主及使用人對物業(yè)管理服務(wù)報修、求助、建議、問詢、質(zhì)疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。

　　1)值班制度

　　2)回訪制度

　　3)管理人員值班記錄

　　4)維修工單存根及回單

　　5)設(shè)備巡查記錄

　　6)護(hù)衛(wèi)門崗值班記錄

　　7)主動征求業(yè)主對物業(yè)管理服務(wù)的意見和建議

　　17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。

　　1)《客戶意見征詢表》

　　18.建立并落實(shí)便民維修服務(wù),承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。

　　1)物管中心工作程序(見工作守則)

　　2)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序(見工作守則)

　　第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)

　　1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標(biāo)、組圖及幢、單元、戶門標(biāo)號標(biāo)志明顯。

　　2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

　　4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。

　　5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計(jì)有要求外,不得安裝戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。

　　1)住戶裝修申請表、裝修責(zé)任書(見業(yè)主分戶檔案)

　　2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

　　第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理

　　1.共用配套設(shè)施完好,無隨意改變用途。

　　2.共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

　　1)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序

　　2)設(shè)備巡查記錄

　　3)設(shè)備保養(yǎng)記錄

　　3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

　　6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴(yán)格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規(guī)定

　　2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好

　　第四節(jié)安防、消防、車輛管理

　　1.小區(qū)基本實(shí)行封閉式管理

　　1)小區(qū)實(shí)行24小時封閉管理資料

　　2)治安管理規(guī)定

　　3)門衛(wèi)管理規(guī)定

　　2.有專業(yè)護(hù)衛(wèi)隊(duì)實(shí)行24小時值班及巡邏制度,護(hù)衛(wèi)熟悉小區(qū)的`環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語規(guī)范、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

　　1)護(hù)衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令

　　2)護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)

　　3)各種工作記錄、資料照片

　　⑴護(hù)衛(wèi)值班記錄

　�、谱o(hù)衛(wèi)訓(xùn)練記錄

　�、且归g巡查記錄

　　⑷來訪登記表

　�、勺o(hù)衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料

　�、首o(hù)衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計(jì)資料

　�、俗o(hù)衛(wèi)基礎(chǔ)知識考核答卷

　�、套o(hù)衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料3.危及人身安全處有明顯標(biāo)識和具體的防范措施

　　1)警示牌標(biāo)識卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見治安刑事案件及處理措施

　　4)常見的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設(shè)備設(shè)施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護(hù)消防設(shè)施、器材等資料

　　5)護(hù)衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設(shè)施

　　6)義務(wù)消防隊(duì)員消防演練

　　5.機(jī)動車停車場管理制度完善,管理責(zé)任明確,車輛進(jìn)出有登記。

　　1)機(jī)動車停車場管理規(guī)定

　　2)機(jī)動車停車場登記

　　3)護(hù)衛(wèi)巡邏記錄

　　4)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　5)交通指揮管理規(guī)范有序

　　6.非機(jī)動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

　　1)非機(jī)動車管理規(guī)定

　　2)按規(guī)定位置停放、管理有序

　　3)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

　　1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。

　　1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

　　2.清潔衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制,有專職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化保潔。

　　1)清潔衛(wèi)生工作標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法

　　2)清潔衛(wèi)生工作考核表

　　3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無蟻害。

　　5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),無亂設(shè)攤點(diǎn)、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。

　　8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、外墻無污染。

　　第六節(jié)綠化管理

　　1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當(dāng)。

　　2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

　　3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。

　　4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節(jié)精神文明建設(shè)

　　1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛護(hù)小區(qū)公共設(shè)施資料b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料

　　d培訓(xùn)護(hù)衛(wèi)消防安全知識,培訓(xùn)資料

　　第八節(jié)管理效益

　　1.管理服務(wù)費(fèi)收繳率為98%以上

　　1)20xx年3月至,收費(fèi)報表

　　2.提供便民有償服務(wù),開展多種經(jīng)營,便民服務(wù)項(xiàng)目資料及照片。

　　1)20xx年3月--20xx年月的財務(wù)報告

　　3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費(fèi)收支報告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件

　　2]業(yè)主臨時公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

　　4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書

　　5]消防安全責(zé)任書

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內(nèi)裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規(guī)的整改通知書

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達(dá)成的書面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

小區(qū)檔案管理制度3

　　管理處的服務(wù)過程是小區(qū)運(yùn)營的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各地點(diǎn)的各項(xiàng)服務(wù)場地管理,也是面對業(yè)主各類服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。

　　1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):

　　管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。

　　2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括:

　　及時上行下達(dá)業(yè)主與管理之間的`知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

　　做好與業(yè)主有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進(jìn);

　　接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;

　　接聽業(yè)主工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù);

　　3.業(yè)主檔案管理

　　業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般

　　業(yè)主檔案包括以下的資料:

　　收集業(yè)主單位資料