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絕對要看:商務(wù)英文信函寫法篇

時間:2023-05-04 19:15:23 商務(wù)英語 我要投稿
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絕對要看:商務(wù)英文信函寫法大全篇

  書信是日常生活中常用的文體,是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務(wù)信件或公函(Business Letter or Official Correspondence)和私人信件(Private Letter)兩大類。值得注意的是,英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區(qū)別,應(yīng)特別加以區(qū)分。英語書信通常包括下面幾個組成部分:信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。

絕對要看:商務(wù)英文信函寫法大全篇

  1、信端(Heading)

  信端即信頭,一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國家中有些信端甚至還有單位負責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱等。 信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處,何時發(fā)出,便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫信時,信端應(yīng)寫在信紙的右上角,若字數(shù)較多,可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數(shù)較少,可適當(dāng)多向右移一些,使整個信端的重心落在右上角。

  信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看,前者更為常用。采用并列式時,每行開頭要左對齊;采用斜列式時,每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如:

 。1)并列式

  16 Fuxing Street

  Haidian District

  Beijing

  Post Code: 100035People’s Republic of China

  Tel: 63211234

  Aug. 20, 2004

  (2)斜列式(Indented Form)

  16 Fuxing Street

    Haidian District

     Beijing

      Post Code: 100035

       People’s Republic of China

          Tel: 63211234

             Aug. 20, 2004

  寫信端時,先寫發(fā)信人的地址,地點的名稱按由小到大的順序排列,然后是其它項目和發(fā)信日期。具體次序是:第一行寫門牌號和街名;第二行寫區(qū)名、市(縣)名、。ㄖ、邦)名,往國外寄的信,還要寫上國家的名稱;國家名稱的前面加上郵政編碼,其后可寫上電話號碼,最后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機關(guān)單位的名稱,則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名,則第一行可寫上所在班級或?qū)I(yè)組的名稱;第二行寫系、科、室名稱;第三行寫學(xué)校名稱;第四行寫市(縣)、省(州)名稱;然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發(fā)信日期等項。

  如果使用標(biāo)點符號,則在每行末尾加逗號,最后一行的末尾加句號。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點符號,但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點符號的地方,仍要用標(biāo)點。特別要注意的是,門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家,城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字(如 New York, 103),表示城市的郵政編碼。

  關(guān)于發(fā)信日期的寫法,應(yīng)注意以下幾點:

  ①年份應(yīng)完全寫出,不能簡寫。

 、谠路菀糜⑽拿Q,不要用數(shù)字代替。

  ③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短,不可縮寫。

 、軐懭掌跁r,可用基數(shù)詞1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數(shù)詞,簡單明了。

  日期可有下列幾種寫法:

 、 Oct. 20, 2004

 、 10 May., 2004

  ③ 3rd June, 2004

 、 Sept. 16th, 2004

  其中,①最為通用。

  2、信內(nèi)地址(Inside Address, Introductory Address)

  信內(nèi)地址收信人的姓名和地址,寫在信紙的左上角,從信紙的左邊頂格開始寫,低于寫

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